Faktoringo paslaugas teikianti bendrovė „Factris“ atrinko dažniausiai pasitaikančias problemas ir pateikia reikšmingų patarimų, į ką būtina atkreipti dėmesį išrašant sąskaitas ir nustatant jų apmokėjimo terminus, kad atsiskaitymai būtų savalaikiai ir nekeltų nesusipratimų.

Išankstinė informacijos paieška

Prieš pradedant teikti savo paslaugas tam tikram klientui, rašoma „Factris“ pranešime, svarbu pasidomėti jo veiklos istorija ir mokumu. Siūloma klientus patikrinti nemokamose duomenų bazėse, įvertinti, ar įmonė turi savo internetinį puslapį, socialinių tinklų paskyras, paskaityti atsiliepimus. Tai padės atskleisti, ar įmonė laiku įvykdo savo įsipareigojimus, ar nėra linkusi neapmokėti sąskaitų. Turint finansinių resursų galima tikrinti informaciją ir kreditų biuruose, prašyti užsakovo finansinių ataskaitų bei jas analizuoti.

Svarbu pasidomėti šalies, kurioje veikia klientas, sąskaitų išrašymo ir apmokėjimo reguliavimu bei tai apibrėžiančiais įstatymais. Kai kuriose valstybėse yra aiškios sąskaitų faktūrų išrašymo nuostatos, reguliuojamos įstatymais ir apibrėžiančios pasekmes sutarties nutraukimo bei sąskaitų neapmokėjimo atvejais.

Europos Sąjungos (ES) šalių įmonių veikla yra griežtai reglamentuota įstatymais, tad ginčo atvejis sprendžiamas teisminiu keliu, vadovaujantis teisinėmis normomis. Jei pirkėjas yra ne ES šalyje, išieškojimo procesas gali būti sudėtingesnis.

Taip pat pravartu atkreipti dėmesį į sektoriaus niuansus: jei tai transporto sektorius, kokie lydintys dokumentai naudojami (CMR, važtaraščiai), jei statybos įmonės – darbų aktai ir pan.

Aiškūs atsiskaitymo terminai

Kuriant sutartį ir jos sąlygas svarbu nurodyti terminą, per kurį klientas turi susimokėti. Terminas privalo būti sutartas abipusiai. Būtina įsitikinti, kad sąskaitoje būtų įtrauktas sąskaitos apmokėjimo laikotarpis, kartu su galimomis pasekmėmis atsiskaitymo vėlavimo atveju.

Šią informaciją geriausia suderinti iš anksto ir aprašyti sutartyje su klientu. Tai leis sumažinti nesusipratimų ir vėluojančių atsiskaitymų tikimybę.

Reguliaraus sąskaitų išrašymo grafikas

Aiškios įvestos taisyklės turi užtikrinti, kad niekas neliktų pamiršta. Patartina sąskaitas faktūras klientams siųsti tą pačią dieną kiekvieną savaitę ar mėnesį. Prie to pripras ir patys klientai.

Sekimo sistema

Mažos įmonės, turinčios kelis klientus, gali administruoti sąskaitas paprastoje skaičiuoklėje. Tačiau įmonei plečiantis kur kas paprasčiau būtų turėti sąskaitų apmokėjimo sekimo sistemą. Dabar yra daugybė sąskaitų faktūrų išrašymo įrankių, kurie palengvins greitą apskaitą, sąskaitų faktūrų išrašymą ir mokėjimą. Tokią gali pasiūlyti ir sąskaitų finansavimo arba faktoringo paslaugas teikianti įmonė, – tuomet verslo bendrovei rūpintis visai nereikia.

Be to, kol sąskaita faktūra apmokama, tarp įmonės ir kliento paprastai įvyksta ne vienas skambutis ar susirašinėjimas elektroniniu paštu. Visą šią komunikaciją rekomenduotina saugoti, kad nepasimestų nei viena detalė ir nebūtų ginčų dėl sąskaitos faktūros apmokėjimo.

Patogiai ir lanksčiai

Siekite, kad klientas turėtų galimybių apmokėti sąskaitą kuo paprasčiau, pavyzdžiui, galėtų atsiskaityti internetu tiesiog vienu paspaudimu ant jūsų atsiųstos nuorodos.

Taip pat rekomenduotina klientui suteikti maksimalų pasirinkimų, kaip atlikti apmokėjimą, kiekį. Tai ypač aktualu įmonėms, bendradarbiaujančioms su užsienio klientais. Pavyzdžiui, pravartu priimti mokėjimus užsienio valiuta, tokiu būdu sutaupant kliento laiką valiutos konvertavimui prieš atliekant mokėjimą, rašoma pranešime.