2021 spalio 17 d. sekmadienis, 8:24
Reklama  |  facebook

Kuo gali padėti CRM programa statybų bendrovėms?

2020-03-18 07:40
Dr. Robertas Šertvytis, KŪB „AIVA SISTEMA“ generalinis direktorius, remdamasis užsienio ir AIVA SISTEMA įmonės patirtimi, nagrinėja darbo su klientais valdymo problemas ir jų sprendimo būdus, panaudojant šiuolaikinę procesų valdymo automatizavimo AIVA STATYBA programą. Analizuojami klientų paklausimų, konkursų registravimo, veiksmų su konkursais ir paklausimais planavimo, kainų apklausos, pasiūlymų ir sutarčių ruošimo bei registravimo problemos ir sprendimai.
nuotrauka
Asociatyvi Statybunaujienos.lt (ALVORA) archyvo nuotr.


Minimos įmonės
AIVA Sistema, KŪB,

Kad statybos rangovai būtų sėkmingi, jie turi užmegzti strateginius ryšius su verslo savininkais, klientais, vyriausybėmis, inžinieriais, architektais, subrangovais ir tiekėjais. Palaikyti tokius ryšius gali padėti klientų su klientais valdymo, sutrumpintai – CRM, sistema.

Šiuo metu statybų sektoriuje CRM programos naudojamos žymiai mažiau negu kitose šakose. Skiriasi labai ir supratimas, kas yra CRM, skirta statybų bendrovėms. Mūsų nuomone, CRM sistema turi efektyviai padėti statybų bendrovei rasti klientų ir laimėti jų užsakymus, o tolimesniam užsakymų vykdymui geriausiai naudoti projektų valdymo sistemą, kuri kartu turi atlikti ir medžiagų bei darbų apskaitos funkcijas.

Kaip rodo įvairių statybos bendrovių veiklos analizė, CRM programa turi padėti bendrovei efektyviau spręsti šiuos uždavinius:

1) Padėti sukurti ir palaikyti esamų ir potencialių klientų, tiekėjų, subrangovų, medžiagų, mechanizmų darbų įkainių ir normų duomenų bazę;
2) Padėti surasti naujų klientų ir gauti jų užsakymus statybos darbams;
3) Automatizuoti vadybininkų darbą ruošiant projektų ir mažesnių statybos darbų sąmatas bei komercinius pasiūlymus ir sutartis;
4) Padėti atlikti medžiagų tiekėjų ir darbų subrangovų kainų apklausą, ruošiant komercinius pasiūlymus projektams.

Panagrinėsime detaliau kiekvieno iš šių uždavinių valdymo automatizavimo sprendimus.

Dr. Robertas Šertvytis, KŪB „AIVA SISTEMA“ generalinis direktorius, teksto autorius

1. Esamų ir potencialių klientų, tiekėjų, subrangovų, medžiagų, mechanizmų darbų įkainių ir normų duomenų bazė

Daugelyje įmonių duomenys apie klientus, tiekėjus, subrangovus, jų tiekiamas medžiagas bei atliekamus darbus laikomi keliose vietose – buhalterinės apskaitos programoje bei Excel failuose, sąmatų skaičiavimo ir kitose programose.

AIVA STATYBA programos CRM modulyje sukuriama vieninga duomenų bazė. Ją sudaro:

a) Esamų ir potencialių klientų katalogas, kuriame saugomi ne tik anketiniai įmonių ar fizinių užsakovų duomenis, bet ir kaupiama istorija apie jiems siųstus pasiūlymus bei užsakymus;
b) Medžiagų tiekėjų, subrangovų, architektų vežėjų ir pan. duomenų bazė, kurioje kartu su anketiniais duomenimis saugoma informacija ir apie tai, kokias jie medžiagas, paslaugas gali pateikti ar atlikti, kokiomis kainomis, užsakymų jiems istorija;
c) Galimų panaudoti projektams medžiagų, mechanizmų, darbų katalogas su kainomis, galimais tiekėjais, jų kainomis, darbų normatyvais.
Vieningos duomenų bazės sukūrimas taupo darbuotojų laiką duomenų paieškai bei padeda greičiau atlikti tokias valdymo funkcijas, kaip kontaktų planavimas, pasiūlymų ruošimas ir t.t. Kitas pranašumas, kuris ypač svarbus didelėms įmonėms, kad įmonės vadybininkai, net būdami skirtingose filialuose, gali pasinaudoti ta pačia duomenų baze.

2. Aktyvus darbas su klientų paklausimais ir konkursais

Klientų paklausimų ir konkursų registracija

Darbas su klientais įmonėje prasideda gavus kliento paklausimą arba suradus paskelbtą konkursą projektui. Daugelyje bendrovių klientų paklausimai ir konkursai registruojami užrašų knygutėse, Excel failuose ir pan., o smulkesni kartais visai neregistruojami.

Dėl tokio netobulo klientų paklausimų registravimo kartais jie iš viso pamirštami, vadovams sunku kontroliuoti, ar su gautu paklausimu kas nors dirba ir kokia to darbo eiga.

AIVA STATYBA CRM programoje gali būti registruojami tiek smulkūs klientų paklausimai darbams, tiek konkursai projektams. Registracijos metu programa automatiškai suteikia registracijos numerį ir datą.

Vadybininkui yra galimybė įrašyti kliento pageidaujamą įvykdymo datą, įkelti prie paklausimo ar konkurso failus.

Užregistravęs paklausimą vadybininkas iš karto arba vėliau gali pereiti prie veiksmų su šiuo kliento paklausimu planavimo arba prie komercinio pasiūlymo ar užsakymo formavimo.

Veiksmų su klientų paklausimais planavimas

Paprastai įmonėse, gavus kliento paklausimą, su juo atliekami įvairūs veiksmai: skambinama klientui, susitinkama su klientu norint pasiaiškinti, ko tiksliai nori klientas, skaičiuojama projekto sąmata, ruošiamas ir siunčiamas komercinis pasiūlymas, taisomas komercinis pasiūlymas, ruošiama sutartis ir pan.

Dažnai veiksmų klientų paklausimais ir konkursams planavimui naudojamos užrašų knygutės, MS Outlook ir kitos nesusijusios su įmonės valdymo sistema programos, todėl informacija sunkiai prieinama kitiems vadybininkams ir vadovams, dažnai prarandama dėl to, kad pamirštama, kas buvo padaryta ir ką reikia toliau daryti su kliento paklausimu. Sukaupta informacija gali dingti darbuotojui išėjus iš darbo.

AIVA STATYBA CRM programoje sudaromas tipinių veiksmų sąrašas su tipiniais priminimų laikais, todėl veiksmų planavimas tampa vadybininkui aiškesnis ir greitesnis negu naudojantis kitomis priemonėmis. Veiksmų planavimas vyksta nuoseklių žingsnių principu: suplanuojamas veiksmas, po to, ji atlikus, pažymima, kad jis atliktas, ir planuojamas kitas veiksmas.

Toks palyginti paprastas planavimo būdas padeda tol nepamiršti kliento paklausimo, kol jis įvykdomas arba klientas atsisako nuo pirkimo užsakymo. 

Žemiau schemoje parodytas darbo su paklausimais ir konkursais automatizuojamas procesas

Visus suplanuotus veiksmus su klientų paklausimas ir konkursais programa parodo suformuotame vadybininko darbų plane, iš kurio galima užregistruoti veiksmo įvykdymą ir planuoti tolimesnį veiksmą su paklausimu.

Klientui užsakius paslaugas ar projektą, paklausimas paverčiamas užsakymu, o konkursas sutartimi, su kuriuo planuojami tolimesni veiksmai su klientu. 

Planuojant veiksmus su kliento paklausimu ar konkursu, ne tik pasirenkamas veiksmas, data ir laikas, bet gali būti įvestas trumpas užduoties aprašymas, o ją įvykdžius, rezultatų aprašymas, kuris padeda dirbant su klientu.

Be to, suplanuotą veiksmą su užduotimi galima peradresuoti kitam įmonės darbuotojui, kuris tai pamatys savo darbų plane.

Tam tikriems veiksmas galima nurodyti, kad programa primintų apie artėjantį jo įvykdymo terminą prieš nurodytą laiką.

Programa parodys vadybininko kompiuteryje pranešimą net tuo atveju, jei AIVA 9001 programa bus išjungta arba atsiųs priminimą el. paštu ar SMS žinute.

Suplanavus darbus su kliento paklausimu ar konkursu, programa automatiškai priskiria visiems darbams kaip vykdytoją už paklausimą priskirtą atsakingą asmenį (projekto vadovą). 

Norint darbą perduoti kitam darbuotojui, kartu perduodama ir atsakomybė už visą darbą su konkursu.

Atsakingas už užsakymą konkursą projekto vadovas gali suplanuoti reikalingus veiksmus, kurie reikalingi pasiruošti konkursui, ir kiekvienai suplanuotai užduočiai priskirti jo vykdytoją.

Vykdytojas jam priskirtus darbus mato darbų plane arba kalendoriuje, kur gali atžymėti priskirto darbo įvykdymą.

Kelis vykdytojus galima priskirti ne tik darbo su konkursais užduotims, bet ir vidinėms įmonės vadovų užduotims, kurios registruojamos per programos Kalendoriaus formą.

Nauda

  • AIVA paklausimų ir konkursų registracijos sistema padeda neprarasti potencialių klientų. 
  • Užduočių planavimo sistema padeda planuoti ir efektyviau komunikuoti su klientais ruošiantis konkursams bei komunikuoti tarp vadybininkų.
  • Taip sutaupomas vadybininkų darbo laikas, nepamirštama užregistruoti klientų paklausimų, padidėja tikimybė, kad kliento paklausimas pavirs jo užsakymu, kaupiama kontaktų su klientais duomenų bazė.
  • Vadovams nereikia prašyti vadybininkų pateikti savo veiksmų su klientas planus ir ataskaitas – bet kuriuo momentu jie tai gali matyti patys sistemoje.
3. Vadybininkų darbo automatizavimas ruošiant projektų ir mažesnių statybos darbų sąmatas bei komercinius pasiūlymus ir sutartis

Statybų bendrovėse didesnėms projektams sąmatų ir pasiūlymų ruošimui naudojama viena iš žinomų (SISTELA, SES, Astera, Prosama) sąmatų programa. Kadangi šiose programose yra kartu ir kainų bei normatyvų duomenų bazė, tai jų naudojimas žymiai palengvina sąmatininko darbą. Lieka tik viena problema – jau paruoštos sąmatos programos duomenų panaudojimo tolimesniam projektų valdymo automatizavimui, kadangi tenka iš naujo ranka įrašinėti duomenis į kitas programas.

AIVA STATYBA programoje užregistravus projekto sutartį, galima importuoti duomenis iš sąmatos failo ir toliau panaudoti projekto valdymui.

Tuo tarpu mažesniems projektams ir darbams statybos bendrovės dažnai naudoja Excel programą paprastai dėl to, kad naudoja specializuotus darbus ir įkainius, ir dėl to, kaip jos teigia, joms yra patogiau ir greičiau ruošti sąmatas Excel programoje. Tačiau šis sprendimas turi tą patį trūkumą, kaip ir atskiros sąmatų programos naudojimas – duomenų iš sąmatos negalima tiesiogiai panaudoti projekto valdymo automatizavimui, todėl toliau perrašinėjami iš naujo, tam gaištamas laikas, atsiranda klaidos.

Aukščiau minėtas problemas gali padėti išspręsti AIVA STATYBA programa. Jos pagalba galima ne tik greičiau paruošti sąmatas specializuotiems smulkiems projektams, bet ir sąmatos duomenis tiesiogiai panaudoti projekto valdymui. Sąmata paruošiama pasirenkant darbus, medžiagas ir mechanizmus iš AIVA duomenų bazės Katalogo. Paruošus sąmatą, panaudojant esamus sistemoje dokumentų šablonus, programa suformuoja Komercinį pasiūlymą bei projekto darbų Sutartį.

Iš išsaugotų duomenų bazėje sutarčių (užsakymų) duomenų programa suformuoja planuojamų pajamų ir pelno ataskaitas bei paskaičiuoja atlyginimus nuo asmeninių pardavimų pelno vadybininkams.

Nauda

  • Programos panaudojimas komercinių pasiūlymų ir sutarčių ruošimui taupo vadybininkų laiką bei automatiškai paruošia reikalingus duomenis kainų apklausai ir projekto vykdymui.
4. Medžiagų tiekėjų ir darbų subrangovų kainų apklausa Internetu

Statybų bendrovės, norėdamos laimėti projektų konkursus, stengiasi gauti mažiausias kainas reikalingoms projektams medžiagoms bei subrangos darbams. Tam vykdoma kainų apklausa.

Kainų apklausos vykdymas paprastai užima nemažai darbuotojų laiko, kadangi reikia paruošti duomenis apklausai, išsiųsti laiškus potencialiems tiekėjams ir subrangovams, o po to palyginti gautus pasiūlymus ir išrinkti nugalėtojus. Dėl laiko trūkumo ne visada tai atliekama geriausiai, o tai lemia pralaimėtus konkursus ir negautus užsakymus arba didelius nuostolius jau vykdant projektą. Jei vis dėl to įmonė skiria pakankamai didelius resursus gerai atlikti apklausą, tada labai išauga valdymo išlaidos.

AIVA STATYBA programa padeda išspręsti šią problemą, kainų apklausai tiesiogiai panaudojant sąmatos duomenis ir vykdant iš programos apklausą internetu. Tiekėjai ir subrangovai patys įveda internetu tiesiogiai į programos duomenų bazę savo siūlomas kainas, o programa jas palygina ir automatiškai praneša el. laiškais tiekėjams, jei jų kainos per didelės. Tiekėjai gali dar du kartus pasitaisyti sumažindami savo siūlomas kainas ir taip laimėti užsakymą, o bendrovė laimi mažesnes kainas, kurios padeda jai laimėti konkursus.

Kainų apklausos programos modulis leidžia su daug mažesnėmis laiko sąnaudomis apklausti daug potencialių subrangovų bei medžiagų tiekėjų ir gauti geresnius kainų pasiūlymus.

Programos panaudojimas ne tik taupo pinigus kainų apklausai, bet ir padeda gauti geresnes kainas iš subrangovų bei tiekėjų ir laimėti daugiau konkursų, todėl programa labai greitai atsiperka.

Programos privalumas yra tas, kad subrangovai patys internetu įveda duomenis, kainas į duomenų bazę. Kitas privalumas yra tas, kad kainų apklausos sistema integruota į statybinių projektų valdymo sistemą, todėl gavus geriausias kainas CRM programos modulyje galima paskaičiuoti komercinio pasiūlymo kainą, o nugalėjus konkursą lieka duomenys apie pasiūlytas kainas.

Išvados

  • Geros, pritaikytos specifiniams statybų bendrovės uždaviniams, CRM programos panaudojimas gali padėti laimėti konkursus bei sumažinti valdymo išlaidas, ruošiantis konkursams.
  • Be to, CRM panaudojimas paruošia duomenis ir projektų valdymui, todėl projektus galima pradėti vykdyti greičiau ir su mažesnėmis valdymo išlaidomis.
  • Palyginus su ekonomine nauda, programos įsigijimo kaina labai maža, o įdiegimas – labai greitas ir paprastas. Todėl nedelskite ir gaukite naudą jau dabar.
Statybunaujienos.lt




Objektai. Technologijos. Verslo naujienos

nuotrauka
2021-10-15 21:07
Duonos, užkandžių ir šaldytų gaminių įmonė „Mantinga“ iš SEB banko pasiskolinto 21,32 mln. eurų. Didžiausia paskolos suma, 11,4 mln. eurų, bus skirta naujos sluoksniuotų gaminių linijos įsigijimui. 5,3 mln. eurų bus skirti vienos iš įmonės gamyklų rekonstrukcijai. Šios investicijos, kurių bendra ver...
nuotrauka
2021-10-15 07:30
Dirbant skirtingose šalyse, skirtingose rinkose, svarbu išmanyti ne tik nacionalinius statybų reikalavimus ir teisines normas, bet ir kultūrinius niuansus. Pastolių prekybos UAB „Layher Baltic“ inžinierių komandos tarptautiškumas padeda įmonei plėstis į naujas rinkas, o Lietuvos, Vokietijos ir Balta...
nuotrauka
2021-10-14 11:00
Industrinėje Klaipėdos dalyje įsikūręs inovacijų ekosistemos branduolys „LightHouse“ jau dabar asocijuojamas su veiklia, veržlia, kuriančia bendruomene. Jis vienija per 50 narių. Nuo 2021-ųjų spalio jo teritorijoje vyksta intensyvūs statybos darbai. Šiuo ir būsimais plėtros etapais siekiama vieninte...
nuotrauka
2021-10-14 10:32
Rugsėjo pradžioje pradėta Palangos oro uosto aerodromo modernizacija jau pasiekė baigiamąją dalį: šiuo metu jau baigti visi pagrindiniai darbai, pakeisti tūkstančiai kvadratinių metrų įvairių dangų, atnaujintas kilimo-tūpimo takas, kitos aerodromo dalys, sumontuota paviršinių nuotekų surinkimo siste...
nuotrauka
2021-10-14 07:58
Vilniaus miesto savivaldybė teismui pateikė prevencinį ieškinį dėl Pašilaičiuose, Medeinos gatvėje, neteisėtai veiklą vykdančių laidojimo namų UAB „Ligamis“. Savivaldybė sieks, kad savavališka įmonės veikla, vykdoma techniškai neužbaigtame pastate būtų užkardyta teismui pritaikius laikinąsias apsaug...
nuotrauka
2021-10-14 06:36
Jau ketvirtį amžiaus Alytuje įsikūrusi „Grinduva“ dalyvauja išskirtinių savo reikšme ir dydžiais objektų statybose. Pasak įmonės vadovo Tomo Vailionio, profesinė šventė yra tinkama proga dar kartą akcentuoti, kad žmonės yra svarbesni už procesus.
nuotrauka
2021-10-13 15:45
Dar 2019–2020 m. Vilniaus Gedimino technikos universitetas (VILNIUS TECH), kalno tvarkymo darbus vykdančios įmonės „Hidroterra“ subrangovas, atliko Gedimino kalno konstrukcijų tyrimus. Remiantis turimais rezultatais, buvo sudarytas viso Gedimino kalno trimatis (3D) modelis, kuris atskleidė, kad nuoš...
nuotrauka
2021-10-12 10:40
Valstybės turtą valdanti ir jo priežiūrą užtikrinanti valstybės įmonė Turto bankas kitais metais Anykščiuose įgyvendins didelės apimties modernizacijos projektą. Iš esmės bus atnaujintas J. Jablonskio g. 30 esantis pastatas. Bendros investicijos, kurios dengiamos Turto banko bei Europos regioninės p...
nuotrauka
2021-10-12 07:37
Praėjusių metų lapkritį buvo pradėti Lyduvėnų geležinkelio tilto remonto darbai, kuriuos vykdo viešąjį konkursą laimėjusi UAB „Švykai“. 2,6 mln. eurų vertės projektą įmonė įsipareigojo įgyvendinti per 24 mėnesius.
nuotrauka
2021-10-12 06:58
Pastaruoju metu prasidėjus svarstymams dėl Vilniaus oro uosto pastato, esą jis neatitinka šiuolaikinių reikalavimų, o atnaujinimas būtų dukart brangesnis nei naujo statyba, paveldosaugininkai primena, kad tai regioninės reikšmės kultūros paveldo objektas. Čia negalima vadovautis vien ekonominiais sv...
nuotrauka
2021-10-11 15:43
Pirmadienį, spalio 11 d., Lietuvos zoologijos sode atidaryta naujoji veterinarijos gydykla ir karantino pastatas, o kapsulės įkasimo iškilmės pažymėjo būsimosios šilumą mėgstančių gyvūnų buveinės statybų pradžią.
nuotrauka
2021-10-11 07:12
Gaminant betoną, išmetama apie 7–8 proc. viso į aplinką patenkančio CO2 kiekio. Todėl statybos pramonė intensyviai ieško technologijų, kurios leistų statyti švariau, „žaliau“. Viena tokių – armavimo plienu keitimas polipropileno fibra. Pandeminis laikotarpis šią tendenciją dar labiau aktualizavo: tr...
nuotrauka
2021-10-08 09:20
Pasaulyje populiari pramoninių rajonų konversija į gyvenamajam būstui pritaikytas teritorijas sėkmingai skinasi kelią ir Lietuvoje. Kairysis Nemuno krantas Kaune, ilgą laiką buvęs industrinės paskirties teritorija, sulaukė nekilnojamo turto (NT) vystytojų dėmesio ir šiuo metu konvertuojamas į gyvena...
nuotrauka
2021-10-08 07:55
Palangos oro uoste vykstanti rekonstrukcija artėja prie pabaigos, Vakarų Lietuvos regione jau netrukus keleivius ir orlaivius bus galima priimti pagal naujausius standartus atnaujintame oro uosto aerodrome. Kodėl tai svarbu ne vien Palangai, bet ir visam regionui, ir kokią įtaką sėkmingas oro uosto ...
nuotrauka
2021-10-07 17:31
Šią vasarą naujai patvirtintame Vilniaus bendrajame plane numatyta, kad pietinėje miesto dalyje esantis Vilkpėdės mikrorajonas tampa prioritetine plėtros teritorija – pramoninį kvartalą turėtų prikelti nauji komercinio ir gyvenamojo nekilnojamojo turto (NT) projektai.
nuotrauka
2021-10-06 14:59
Naujas startas Daugiafunkcio komplekso ant Šeškinės kalvos statybose – Tarybos sprendimu uždegta žalia šviesa koncesijos sutarčiai, Nacionalinio stadiono techniniam projektavimui ir statyboms.
nuotrauka
2021-10-06 11:35
„MG grupė“, UAB pertvarko statybos verslo valdymą ir UAB „Mitnija“ kontrolę perkelia į „Darnu group“. Šiuo metu 100% „Mitnijos“ akcijų valdo kita grupės bendrovė –„MG investment“, UAB.
nuotrauka
2021-10-06 07:10
Statybininkų dienos proga dr. Linas Gelažanskas, UAB „IT logika“ direktorius, buvo apdovanotas Lietuvos statybininkų asociacijos padėka už pagarbą savo profesijai, už atsakingai ir profesionaliai atliekamą darbą statybos sektoriuje, įmonei profesionaliai kuriant skaitmeninius statybos projektų model...
nuotrauka
2021-10-05 11:18
Buvusioje „Švyturio“ alaus darykloje Klaipėdoje pradedami paruošiamieji rekonstrukcijos darbai. Planuojama, kad jau 2022 m. ketvirtą ketvirtį čia įsikurs 15 000 kv. m dydžio daugiafunkcis centras, kuriame bus įrengtos bendradarbystės ir biurų erdvės, išskirtinės ne tik Klaipėdoje, bet ir Lietuvoje r...
nuotrauka
2021-10-05 06:37
Kaip pastebi UAB ROCKWOOL techninis vadovas dr. Andrius Buska, neretai efektyvumas statybose prarandamas tuomet, kai užstringama dėl vieno gaminio, parametro, sprendimo ar pan. Paprastas, bet efektyvus būdas – rinktis kompleksiškumą.

Statybunaujienos.lt » Objektai. Technologijos. Verslo naujienos