2024 balandžio 20 d. šeštadienis, 5:55
Reklama  |  facebook

Kuo gali padėti CRM programa statybų bendrovėms?

2020-03-18 07:40
Dr. Robertas Šertvytis, KŪB „AIVA SISTEMA“ generalinis direktorius, remdamasis užsienio ir AIVA SISTEMA įmonės patirtimi, nagrinėja darbo su klientais valdymo problemas ir jų sprendimo būdus, panaudojant šiuolaikinę procesų valdymo automatizavimo AIVA STATYBA programą. Analizuojami klientų paklausimų, konkursų registravimo, veiksmų su konkursais ir paklausimais planavimo, kainų apklausos, pasiūlymų ir sutarčių ruošimo bei registravimo problemos ir sprendimai.
nuotrauka
Asociatyvi Statybunaujienos.lt (ALVORA) archyvo nuotr.


Minimos įmonės
AIVA Sistema, KŪB,

Kad statybos rangovai būtų sėkmingi, jie turi užmegzti strateginius ryšius su verslo savininkais, klientais, vyriausybėmis, inžinieriais, architektais, subrangovais ir tiekėjais. Palaikyti tokius ryšius gali padėti klientų su klientais valdymo, sutrumpintai – CRM, sistema.

Šiuo metu statybų sektoriuje CRM programos naudojamos žymiai mažiau negu kitose šakose. Skiriasi labai ir supratimas, kas yra CRM, skirta statybų bendrovėms. Mūsų nuomone, CRM sistema turi efektyviai padėti statybų bendrovei rasti klientų ir laimėti jų užsakymus, o tolimesniam užsakymų vykdymui geriausiai naudoti projektų valdymo sistemą, kuri kartu turi atlikti ir medžiagų bei darbų apskaitos funkcijas.

Kaip rodo įvairių statybos bendrovių veiklos analizė, CRM programa turi padėti bendrovei efektyviau spręsti šiuos uždavinius:

1) Padėti sukurti ir palaikyti esamų ir potencialių klientų, tiekėjų, subrangovų, medžiagų, mechanizmų darbų įkainių ir normų duomenų bazę;
2) Padėti surasti naujų klientų ir gauti jų užsakymus statybos darbams;
3) Automatizuoti vadybininkų darbą ruošiant projektų ir mažesnių statybos darbų sąmatas bei komercinius pasiūlymus ir sutartis;
4) Padėti atlikti medžiagų tiekėjų ir darbų subrangovų kainų apklausą, ruošiant komercinius pasiūlymus projektams.

Panagrinėsime detaliau kiekvieno iš šių uždavinių valdymo automatizavimo sprendimus.

Dr. Robertas Šertvytis, KŪB „AIVA SISTEMA“ generalinis direktorius, teksto autorius

1. Esamų ir potencialių klientų, tiekėjų, subrangovų, medžiagų, mechanizmų darbų įkainių ir normų duomenų bazė

Daugelyje įmonių duomenys apie klientus, tiekėjus, subrangovus, jų tiekiamas medžiagas bei atliekamus darbus laikomi keliose vietose – buhalterinės apskaitos programoje bei Excel failuose, sąmatų skaičiavimo ir kitose programose.

AIVA STATYBA programos CRM modulyje sukuriama vieninga duomenų bazė. Ją sudaro:

a) Esamų ir potencialių klientų katalogas, kuriame saugomi ne tik anketiniai įmonių ar fizinių užsakovų duomenis, bet ir kaupiama istorija apie jiems siųstus pasiūlymus bei užsakymus;
b) Medžiagų tiekėjų, subrangovų, architektų vežėjų ir pan. duomenų bazė, kurioje kartu su anketiniais duomenimis saugoma informacija ir apie tai, kokias jie medžiagas, paslaugas gali pateikti ar atlikti, kokiomis kainomis, užsakymų jiems istorija;
c) Galimų panaudoti projektams medžiagų, mechanizmų, darbų katalogas su kainomis, galimais tiekėjais, jų kainomis, darbų normatyvais.
Vieningos duomenų bazės sukūrimas taupo darbuotojų laiką duomenų paieškai bei padeda greičiau atlikti tokias valdymo funkcijas, kaip kontaktų planavimas, pasiūlymų ruošimas ir t.t. Kitas pranašumas, kuris ypač svarbus didelėms įmonėms, kad įmonės vadybininkai, net būdami skirtingose filialuose, gali pasinaudoti ta pačia duomenų baze.

2. Aktyvus darbas su klientų paklausimais ir konkursais

Klientų paklausimų ir konkursų registracija

Darbas su klientais įmonėje prasideda gavus kliento paklausimą arba suradus paskelbtą konkursą projektui. Daugelyje bendrovių klientų paklausimai ir konkursai registruojami užrašų knygutėse, Excel failuose ir pan., o smulkesni kartais visai neregistruojami.

Dėl tokio netobulo klientų paklausimų registravimo kartais jie iš viso pamirštami, vadovams sunku kontroliuoti, ar su gautu paklausimu kas nors dirba ir kokia to darbo eiga.

AIVA STATYBA CRM programoje gali būti registruojami tiek smulkūs klientų paklausimai darbams, tiek konkursai projektams. Registracijos metu programa automatiškai suteikia registracijos numerį ir datą.

Vadybininkui yra galimybė įrašyti kliento pageidaujamą įvykdymo datą, įkelti prie paklausimo ar konkurso failus.

Užregistravęs paklausimą vadybininkas iš karto arba vėliau gali pereiti prie veiksmų su šiuo kliento paklausimu planavimo arba prie komercinio pasiūlymo ar užsakymo formavimo.

Veiksmų su klientų paklausimais planavimas

Paprastai įmonėse, gavus kliento paklausimą, su juo atliekami įvairūs veiksmai: skambinama klientui, susitinkama su klientu norint pasiaiškinti, ko tiksliai nori klientas, skaičiuojama projekto sąmata, ruošiamas ir siunčiamas komercinis pasiūlymas, taisomas komercinis pasiūlymas, ruošiama sutartis ir pan.

Dažnai veiksmų klientų paklausimais ir konkursams planavimui naudojamos užrašų knygutės, MS Outlook ir kitos nesusijusios su įmonės valdymo sistema programos, todėl informacija sunkiai prieinama kitiems vadybininkams ir vadovams, dažnai prarandama dėl to, kad pamirštama, kas buvo padaryta ir ką reikia toliau daryti su kliento paklausimu. Sukaupta informacija gali dingti darbuotojui išėjus iš darbo.

AIVA STATYBA CRM programoje sudaromas tipinių veiksmų sąrašas su tipiniais priminimų laikais, todėl veiksmų planavimas tampa vadybininkui aiškesnis ir greitesnis negu naudojantis kitomis priemonėmis. Veiksmų planavimas vyksta nuoseklių žingsnių principu: suplanuojamas veiksmas, po to, ji atlikus, pažymima, kad jis atliktas, ir planuojamas kitas veiksmas.

Toks palyginti paprastas planavimo būdas padeda tol nepamiršti kliento paklausimo, kol jis įvykdomas arba klientas atsisako nuo pirkimo užsakymo. 

Žemiau schemoje parodytas darbo su paklausimais ir konkursais automatizuojamas procesas

Visus suplanuotus veiksmus su klientų paklausimas ir konkursais programa parodo suformuotame vadybininko darbų plane, iš kurio galima užregistruoti veiksmo įvykdymą ir planuoti tolimesnį veiksmą su paklausimu.

Klientui užsakius paslaugas ar projektą, paklausimas paverčiamas užsakymu, o konkursas sutartimi, su kuriuo planuojami tolimesni veiksmai su klientu. 

Planuojant veiksmus su kliento paklausimu ar konkursu, ne tik pasirenkamas veiksmas, data ir laikas, bet gali būti įvestas trumpas užduoties aprašymas, o ją įvykdžius, rezultatų aprašymas, kuris padeda dirbant su klientu.

Be to, suplanuotą veiksmą su užduotimi galima peradresuoti kitam įmonės darbuotojui, kuris tai pamatys savo darbų plane.

Tam tikriems veiksmas galima nurodyti, kad programa primintų apie artėjantį jo įvykdymo terminą prieš nurodytą laiką.

Programa parodys vadybininko kompiuteryje pranešimą net tuo atveju, jei AIVA 9001 programa bus išjungta arba atsiųs priminimą el. paštu ar SMS žinute.

Suplanavus darbus su kliento paklausimu ar konkursu, programa automatiškai priskiria visiems darbams kaip vykdytoją už paklausimą priskirtą atsakingą asmenį (projekto vadovą). 

Norint darbą perduoti kitam darbuotojui, kartu perduodama ir atsakomybė už visą darbą su konkursu.

Atsakingas už užsakymą konkursą projekto vadovas gali suplanuoti reikalingus veiksmus, kurie reikalingi pasiruošti konkursui, ir kiekvienai suplanuotai užduočiai priskirti jo vykdytoją.

Vykdytojas jam priskirtus darbus mato darbų plane arba kalendoriuje, kur gali atžymėti priskirto darbo įvykdymą.

Kelis vykdytojus galima priskirti ne tik darbo su konkursais užduotims, bet ir vidinėms įmonės vadovų užduotims, kurios registruojamos per programos Kalendoriaus formą.

Nauda

  • AIVA paklausimų ir konkursų registracijos sistema padeda neprarasti potencialių klientų. 
  • Užduočių planavimo sistema padeda planuoti ir efektyviau komunikuoti su klientais ruošiantis konkursams bei komunikuoti tarp vadybininkų.
  • Taip sutaupomas vadybininkų darbo laikas, nepamirštama užregistruoti klientų paklausimų, padidėja tikimybė, kad kliento paklausimas pavirs jo užsakymu, kaupiama kontaktų su klientais duomenų bazė.
  • Vadovams nereikia prašyti vadybininkų pateikti savo veiksmų su klientas planus ir ataskaitas – bet kuriuo momentu jie tai gali matyti patys sistemoje.
3. Vadybininkų darbo automatizavimas ruošiant projektų ir mažesnių statybos darbų sąmatas bei komercinius pasiūlymus ir sutartis

Statybų bendrovėse didesnėms projektams sąmatų ir pasiūlymų ruošimui naudojama viena iš žinomų (SISTELA, SES, Astera, Prosama) sąmatų programa. Kadangi šiose programose yra kartu ir kainų bei normatyvų duomenų bazė, tai jų naudojimas žymiai palengvina sąmatininko darbą. Lieka tik viena problema – jau paruoštos sąmatos programos duomenų panaudojimo tolimesniam projektų valdymo automatizavimui, kadangi tenka iš naujo ranka įrašinėti duomenis į kitas programas.

AIVA STATYBA programoje užregistravus projekto sutartį, galima importuoti duomenis iš sąmatos failo ir toliau panaudoti projekto valdymui.

Tuo tarpu mažesniems projektams ir darbams statybos bendrovės dažnai naudoja Excel programą paprastai dėl to, kad naudoja specializuotus darbus ir įkainius, ir dėl to, kaip jos teigia, joms yra patogiau ir greičiau ruošti sąmatas Excel programoje. Tačiau šis sprendimas turi tą patį trūkumą, kaip ir atskiros sąmatų programos naudojimas – duomenų iš sąmatos negalima tiesiogiai panaudoti projekto valdymo automatizavimui, todėl toliau perrašinėjami iš naujo, tam gaištamas laikas, atsiranda klaidos.

Aukščiau minėtas problemas gali padėti išspręsti AIVA STATYBA programa. Jos pagalba galima ne tik greičiau paruošti sąmatas specializuotiems smulkiems projektams, bet ir sąmatos duomenis tiesiogiai panaudoti projekto valdymui. Sąmata paruošiama pasirenkant darbus, medžiagas ir mechanizmus iš AIVA duomenų bazės Katalogo. Paruošus sąmatą, panaudojant esamus sistemoje dokumentų šablonus, programa suformuoja Komercinį pasiūlymą bei projekto darbų Sutartį.

Iš išsaugotų duomenų bazėje sutarčių (užsakymų) duomenų programa suformuoja planuojamų pajamų ir pelno ataskaitas bei paskaičiuoja atlyginimus nuo asmeninių pardavimų pelno vadybininkams.

Nauda

  • Programos panaudojimas komercinių pasiūlymų ir sutarčių ruošimui taupo vadybininkų laiką bei automatiškai paruošia reikalingus duomenis kainų apklausai ir projekto vykdymui.
4. Medžiagų tiekėjų ir darbų subrangovų kainų apklausa Internetu

Statybų bendrovės, norėdamos laimėti projektų konkursus, stengiasi gauti mažiausias kainas reikalingoms projektams medžiagoms bei subrangos darbams. Tam vykdoma kainų apklausa.

Kainų apklausos vykdymas paprastai užima nemažai darbuotojų laiko, kadangi reikia paruošti duomenis apklausai, išsiųsti laiškus potencialiems tiekėjams ir subrangovams, o po to palyginti gautus pasiūlymus ir išrinkti nugalėtojus. Dėl laiko trūkumo ne visada tai atliekama geriausiai, o tai lemia pralaimėtus konkursus ir negautus užsakymus arba didelius nuostolius jau vykdant projektą. Jei vis dėl to įmonė skiria pakankamai didelius resursus gerai atlikti apklausą, tada labai išauga valdymo išlaidos.

AIVA STATYBA programa padeda išspręsti šią problemą, kainų apklausai tiesiogiai panaudojant sąmatos duomenis ir vykdant iš programos apklausą internetu. Tiekėjai ir subrangovai patys įveda internetu tiesiogiai į programos duomenų bazę savo siūlomas kainas, o programa jas palygina ir automatiškai praneša el. laiškais tiekėjams, jei jų kainos per didelės. Tiekėjai gali dar du kartus pasitaisyti sumažindami savo siūlomas kainas ir taip laimėti užsakymą, o bendrovė laimi mažesnes kainas, kurios padeda jai laimėti konkursus.

Kainų apklausos programos modulis leidžia su daug mažesnėmis laiko sąnaudomis apklausti daug potencialių subrangovų bei medžiagų tiekėjų ir gauti geresnius kainų pasiūlymus.

Programos panaudojimas ne tik taupo pinigus kainų apklausai, bet ir padeda gauti geresnes kainas iš subrangovų bei tiekėjų ir laimėti daugiau konkursų, todėl programa labai greitai atsiperka.

Programos privalumas yra tas, kad subrangovai patys internetu įveda duomenis, kainas į duomenų bazę. Kitas privalumas yra tas, kad kainų apklausos sistema integruota į statybinių projektų valdymo sistemą, todėl gavus geriausias kainas CRM programos modulyje galima paskaičiuoti komercinio pasiūlymo kainą, o nugalėjus konkursą lieka duomenys apie pasiūlytas kainas.

Išvados

  • Geros, pritaikytos specifiniams statybų bendrovės uždaviniams, CRM programos panaudojimas gali padėti laimėti konkursus bei sumažinti valdymo išlaidas, ruošiantis konkursams.
  • Be to, CRM panaudojimas paruošia duomenis ir projektų valdymui, todėl projektus galima pradėti vykdyti greičiau ir su mažesnėmis valdymo išlaidomis.
  • Palyginus su ekonomine nauda, programos įsigijimo kaina labai maža, o įdiegimas – labai greitas ir paprastas. Todėl nedelskite ir gaukite naudą jau dabar.
Statybunaujienos.lt



Objektai. Technologijos. Verslas

nuotrauka
2024-04-19 12:36
Viena didžiausių dolomito ir granito skaldos gamintojų Lietuvoje „Milsa“ grupė įsigijo Estijos bendrovės „Voglers Eesti“ kontrolinį akcijų paketą. Toks žingsnis leidžia įmonei ne tik sustiprinti paslaugų plėtrą už Lietuvos ribų, bet ir suteikia galimybę perimti svarbius procesus „Milsa“ įmonių grupė...
nuotrauka
2024-04-18 15:01
KTU mokslininkai ir verslo atstovai sako, kad ieškant konkurencinio pranašumo ekonominėje erdvėje, padėti gali verslo skaitmenizavimas – vienas prioritetinių Pramonės 4.0 tikslų. Tuo tarpu skaitmenizacijai diegti ir palaikyti jau reikalingi naujos kartos specialistai.
nuotrauka
2024-04-18 14:49
Lietuvos nekilnojamojo turto rinkos situacija – bene daugiausiai diskusijų pastaruoju metu viešojoje erdvėje kelianti tema. Laukiama jos atsigavimo požymių, netyla kalbos apie būstų kainas, aptariami nauji reikalavimai statytojams. Tačiau kaip mūsų šalį ir jos sąlygas statybų vystymui mato čia jau n...
nuotrauka
2024-04-17 16:32
Didelę infrastruktūros pastatų statybos ir kultūros paveldo objektų atnaujinimo patirtį Baltijos šalyse turinti Lietuvos statybos bendrovė „HSC Baltic" pasirašė ilgalaikės nuomos sutartį su „Baltic Horizon" valdomais „Meraki" verslo namais.
nuotrauka
2024-04-17 08:53
Tai, apie ką kažkada svajojo vien rašytojai fantastai, tampa realybe. Dirbtinis intelektas milžinišku greičiu keičia mūsų gyvenimus – ne vien laisvalaikį ir pramogas, bet ir darbinę veiklą. Bendrovės „Emplonet" IT atrankų padalinio vadovė, dirbtinio intelekto personalo sprendimuose ekspertė Ieva Kil...
nuotrauka
2024-04-17 07:28
Užsienio kapitalo įmonė LAYHER BALTIC, kuri tiekia į rinką pastolių sistemas, Ukrainoje įkūrė antrinę įmonę. Karo sąlygomis gyvenančioje šalyje jau antrus metus veikianti įmonė planuoja plėtrą: iki metų pabaigos atidarys dar 2 pastolių sandėlius ir planuoja 10 mln. eurų apyvartą.
nuotrauka
2024-04-15 13:46
Balandžio 26 d. „Litexpo“ parodų rūmuose vyks tarptautinė konferencija „Skaitmeninė statyba 2024. Vilnius“, subursianti nekilnojamo turto (NT) vystytojus, valdytojus, projektuotojus bei statytojus kalbėti apie Lietuvos statybų sektoriaus pažangą skatinančias temas.
nuotrauka
2024-04-11 15:29
Nekilnojamojo turto plėtros bendrovė „Eika" pirmąjį 2024 m. ketvirtį naujų butų pardavimo rinkoje augo labiausiai ir užėmė rekordišką rinkos dalį – 12 proc. Sėkmingiausi visoje Vilniaus rinkoje pagal pardavimus buvo šios bendrovės vystomi projektai „Mėlyni vilkai" ir „Metų laikai".
nuotrauka
2024-04-10 08:42
Telekomunikacijų ir IT bendrovė „Telia“ šiemet nusprendė pakeisti įprastą komandų formavimo ir stiprinimo programą, į ją įtraukdama dronų gamybos mokymus. Bendrovės darbuotojų surinktas skraidykles ketina padovanoti Šaulių sąjungai. „Telia“ pirmame mokymų etape planuoja įsigyti apie 20 dronų komplek...
nuotrauka
2024-04-10 08:34
Ekonomikos ir inovacijų ministerija investuoja, kurdama naujas tvarias darbo vietas ir pritraukdama investuotojų į Akmenės, Jonavos ir Mažeikių rajonus. Tam bus paskirstytas 52,82 mln. eurų finansavimas 9 projektams. Taip pat planuojama skirti papildomą sumą kitiems teigiamai įvertintiems projektams...
nuotrauka
2024-04-10 08:27
2023 m. balandį bendro gyvenimo būsto („co-living“) projektą „WeLoft“ Vilniaus Viršuliškėse atidariusi NT vystytoja UAB „Business Plius“ per metus pasiekė 90-100 proc. užimtumą ir sostinėje planuoja naują šios koncepcijos objektą.
nuotrauka
2024-04-10 07:26
Ar galima pastatyti objektą be projekto valdytojo? Taip, galima. Tam reikia pakankamai kompetentingų, profesionalių užsakovų arba idealaus projekto bei rangovų, statančių be nuokrypių. Jeigu užsakovai neturi pakankamai statybinių kompetencijų, projekto valdytojų komanda yra būtina, nes nėra projektų...
nuotrauka
2024-04-09 11:16
Vilniaus neparduotų butų sandėlis pastaraisiais mėnesiais grįžo į priešpandeminę 5 tūkst. reikšmę, tad vystytojai lėtina naujų projektų plėtros tempus. Savo ruožtu investuotojus į NT sunkiau prognozuojama rinka glumina, tačiau pinigų masė rinkoje išlieka didelė, o patrauklūs objektai su ryškesne nuo...
nuotrauka
2024-04-09 07:44
Artėjant šiltajam metų sezonui, daugelis privačių ir daugiabučių namų įgauna naują išvaizdą. Dažnai būna keičiamos namų ar butų, lauko arba vidaus durys. Tačiau vienas iš pirmųjų žingsnių, renkantis duris, – apgalvoti ir nuspręsti, koks durų rakinimo sprendimas Jums bus tinkamiausias ir pateisins Jū...
nuotrauka
2024-04-08 11:02
Gegužės 15-17 d. Vilnius vėl taps inžinerijos ir technologijų inovacijų epicentru – čia vyks jau 32-oji LITEXPO tarptautinė specializuota technologijų, inovacijų ir inžinerinių sprendimų paroda „Balttechnika 2024“. Organizatoriai tvirtina – renginys ne tik suburs specialistus iš šalies ir užsienio, ...
nuotrauka
2024-04-08 10:32
Atėjęs pavasaris daugiau gyvybės į pastaruoju metu gerokai aprimusią šalies nekilnojamojo turto (NT) sandorių rinką neįpūtė. Nepaisant kovą fiksuoto kiek padidėjusio įregistruotų sandorių skaičiaus, vis dar atsiliekama nuo pastaruosius kelerius metus stebėto sandorių kiekio vidurkio, skelbia įregist...
nuotrauka
2024-04-07 19:30
OC PAROC pristato naują šilumos izoliacijos plokštę vėdinamų sienų šilumos izoliacijai ir apsaugai nuo vėjo.
nuotrauka
2024-04-04 10:33
Nekilnojamojo turto rinkoje – vis daugiau augimo ženklų. Tvarios miestų plėtros ir statybų bendrovė „YIT Lietuva“ 2024-uosius pradėjo parduodama daugiau nei pusę šimto butų – ketvirtadaliu daugiau nei per pirmąjį praėjusių metų ketvirtį ir beveik dvigubai daugiau nei per tris paskutinius 2023-ųjų mė...
nuotrauka
2024-04-03 07:43
Statant ar remontuojant klijai yra svarbus elementas, nes jie gali labai paveikti darbo kokybę ir patvarumą. Tinkamai parinkti klijai gali padėti užtikrinti, kad konstrukcija bus tvirta, patvari, estetiška ir atitiks visus reikalavimus. Klijų pasirinkimas yra svarbus ir gali turėti didelę įtaką meis...
nuotrauka
2024-04-02 13:52
Didžiausias Lietuvos šilumos ir karšto vandens tiekėjas AB Vilniaus šilumos tinklai (VŠT) užbaigė 100 proc. Klaipėdoje veikiančių bendrovių UAB „Miesto energija“ ir UAB „Pramonės energija“ bei 4,34 proc. uostamiesčio šilumos ūkį valdančios AB „Klaipėdos energija“ akcijų įsigijimo procesą. Sandoris, ...

Statybunaujienos.lt » Objektai. Technologijos. Verslas