2023 kovo 20 d. pirmadienis, 16:56
Reklama  |  facebook

Kuo gali padėti CRM programa statybų bendrovėms?

2020-03-18 07:40
Dr. Robertas Šertvytis, KŪB „AIVA SISTEMA“ generalinis direktorius, remdamasis užsienio ir AIVA SISTEMA įmonės patirtimi, nagrinėja darbo su klientais valdymo problemas ir jų sprendimo būdus, panaudojant šiuolaikinę procesų valdymo automatizavimo AIVA STATYBA programą. Analizuojami klientų paklausimų, konkursų registravimo, veiksmų su konkursais ir paklausimais planavimo, kainų apklausos, pasiūlymų ir sutarčių ruošimo bei registravimo problemos ir sprendimai.
nuotrauka
Asociatyvi Statybunaujienos.lt (ALVORA) archyvo nuotr.


Minimos įmonės
AIVA Sistema, KŪB,

Kad statybos rangovai būtų sėkmingi, jie turi užmegzti strateginius ryšius su verslo savininkais, klientais, vyriausybėmis, inžinieriais, architektais, subrangovais ir tiekėjais. Palaikyti tokius ryšius gali padėti klientų su klientais valdymo, sutrumpintai – CRM, sistema.

Šiuo metu statybų sektoriuje CRM programos naudojamos žymiai mažiau negu kitose šakose. Skiriasi labai ir supratimas, kas yra CRM, skirta statybų bendrovėms. Mūsų nuomone, CRM sistema turi efektyviai padėti statybų bendrovei rasti klientų ir laimėti jų užsakymus, o tolimesniam užsakymų vykdymui geriausiai naudoti projektų valdymo sistemą, kuri kartu turi atlikti ir medžiagų bei darbų apskaitos funkcijas.

Kaip rodo įvairių statybos bendrovių veiklos analizė, CRM programa turi padėti bendrovei efektyviau spręsti šiuos uždavinius:

1) Padėti sukurti ir palaikyti esamų ir potencialių klientų, tiekėjų, subrangovų, medžiagų, mechanizmų darbų įkainių ir normų duomenų bazę;
2) Padėti surasti naujų klientų ir gauti jų užsakymus statybos darbams;
3) Automatizuoti vadybininkų darbą ruošiant projektų ir mažesnių statybos darbų sąmatas bei komercinius pasiūlymus ir sutartis;
4) Padėti atlikti medžiagų tiekėjų ir darbų subrangovų kainų apklausą, ruošiant komercinius pasiūlymus projektams.

Panagrinėsime detaliau kiekvieno iš šių uždavinių valdymo automatizavimo sprendimus.

Dr. Robertas Šertvytis, KŪB „AIVA SISTEMA“ generalinis direktorius, teksto autorius

1. Esamų ir potencialių klientų, tiekėjų, subrangovų, medžiagų, mechanizmų darbų įkainių ir normų duomenų bazė

Daugelyje įmonių duomenys apie klientus, tiekėjus, subrangovus, jų tiekiamas medžiagas bei atliekamus darbus laikomi keliose vietose – buhalterinės apskaitos programoje bei Excel failuose, sąmatų skaičiavimo ir kitose programose.

AIVA STATYBA programos CRM modulyje sukuriama vieninga duomenų bazė. Ją sudaro:

a) Esamų ir potencialių klientų katalogas, kuriame saugomi ne tik anketiniai įmonių ar fizinių užsakovų duomenis, bet ir kaupiama istorija apie jiems siųstus pasiūlymus bei užsakymus;
b) Medžiagų tiekėjų, subrangovų, architektų vežėjų ir pan. duomenų bazė, kurioje kartu su anketiniais duomenimis saugoma informacija ir apie tai, kokias jie medžiagas, paslaugas gali pateikti ar atlikti, kokiomis kainomis, užsakymų jiems istorija;
c) Galimų panaudoti projektams medžiagų, mechanizmų, darbų katalogas su kainomis, galimais tiekėjais, jų kainomis, darbų normatyvais.
Vieningos duomenų bazės sukūrimas taupo darbuotojų laiką duomenų paieškai bei padeda greičiau atlikti tokias valdymo funkcijas, kaip kontaktų planavimas, pasiūlymų ruošimas ir t.t. Kitas pranašumas, kuris ypač svarbus didelėms įmonėms, kad įmonės vadybininkai, net būdami skirtingose filialuose, gali pasinaudoti ta pačia duomenų baze.

2. Aktyvus darbas su klientų paklausimais ir konkursais

Klientų paklausimų ir konkursų registracija

Darbas su klientais įmonėje prasideda gavus kliento paklausimą arba suradus paskelbtą konkursą projektui. Daugelyje bendrovių klientų paklausimai ir konkursai registruojami užrašų knygutėse, Excel failuose ir pan., o smulkesni kartais visai neregistruojami.

Dėl tokio netobulo klientų paklausimų registravimo kartais jie iš viso pamirštami, vadovams sunku kontroliuoti, ar su gautu paklausimu kas nors dirba ir kokia to darbo eiga.

AIVA STATYBA CRM programoje gali būti registruojami tiek smulkūs klientų paklausimai darbams, tiek konkursai projektams. Registracijos metu programa automatiškai suteikia registracijos numerį ir datą.

Vadybininkui yra galimybė įrašyti kliento pageidaujamą įvykdymo datą, įkelti prie paklausimo ar konkurso failus.

Užregistravęs paklausimą vadybininkas iš karto arba vėliau gali pereiti prie veiksmų su šiuo kliento paklausimu planavimo arba prie komercinio pasiūlymo ar užsakymo formavimo.

Veiksmų su klientų paklausimais planavimas

Paprastai įmonėse, gavus kliento paklausimą, su juo atliekami įvairūs veiksmai: skambinama klientui, susitinkama su klientu norint pasiaiškinti, ko tiksliai nori klientas, skaičiuojama projekto sąmata, ruošiamas ir siunčiamas komercinis pasiūlymas, taisomas komercinis pasiūlymas, ruošiama sutartis ir pan.

Dažnai veiksmų klientų paklausimais ir konkursams planavimui naudojamos užrašų knygutės, MS Outlook ir kitos nesusijusios su įmonės valdymo sistema programos, todėl informacija sunkiai prieinama kitiems vadybininkams ir vadovams, dažnai prarandama dėl to, kad pamirštama, kas buvo padaryta ir ką reikia toliau daryti su kliento paklausimu. Sukaupta informacija gali dingti darbuotojui išėjus iš darbo.

AIVA STATYBA CRM programoje sudaromas tipinių veiksmų sąrašas su tipiniais priminimų laikais, todėl veiksmų planavimas tampa vadybininkui aiškesnis ir greitesnis negu naudojantis kitomis priemonėmis. Veiksmų planavimas vyksta nuoseklių žingsnių principu: suplanuojamas veiksmas, po to, ji atlikus, pažymima, kad jis atliktas, ir planuojamas kitas veiksmas.

Toks palyginti paprastas planavimo būdas padeda tol nepamiršti kliento paklausimo, kol jis įvykdomas arba klientas atsisako nuo pirkimo užsakymo. 

Žemiau schemoje parodytas darbo su paklausimais ir konkursais automatizuojamas procesas

Visus suplanuotus veiksmus su klientų paklausimas ir konkursais programa parodo suformuotame vadybininko darbų plane, iš kurio galima užregistruoti veiksmo įvykdymą ir planuoti tolimesnį veiksmą su paklausimu.

Klientui užsakius paslaugas ar projektą, paklausimas paverčiamas užsakymu, o konkursas sutartimi, su kuriuo planuojami tolimesni veiksmai su klientu. 

Planuojant veiksmus su kliento paklausimu ar konkursu, ne tik pasirenkamas veiksmas, data ir laikas, bet gali būti įvestas trumpas užduoties aprašymas, o ją įvykdžius, rezultatų aprašymas, kuris padeda dirbant su klientu.

Be to, suplanuotą veiksmą su užduotimi galima peradresuoti kitam įmonės darbuotojui, kuris tai pamatys savo darbų plane.

Tam tikriems veiksmas galima nurodyti, kad programa primintų apie artėjantį jo įvykdymo terminą prieš nurodytą laiką.

Programa parodys vadybininko kompiuteryje pranešimą net tuo atveju, jei AIVA 9001 programa bus išjungta arba atsiųs priminimą el. paštu ar SMS žinute.

Suplanavus darbus su kliento paklausimu ar konkursu, programa automatiškai priskiria visiems darbams kaip vykdytoją už paklausimą priskirtą atsakingą asmenį (projekto vadovą). 

Norint darbą perduoti kitam darbuotojui, kartu perduodama ir atsakomybė už visą darbą su konkursu.

Atsakingas už užsakymą konkursą projekto vadovas gali suplanuoti reikalingus veiksmus, kurie reikalingi pasiruošti konkursui, ir kiekvienai suplanuotai užduočiai priskirti jo vykdytoją.

Vykdytojas jam priskirtus darbus mato darbų plane arba kalendoriuje, kur gali atžymėti priskirto darbo įvykdymą.

Kelis vykdytojus galima priskirti ne tik darbo su konkursais užduotims, bet ir vidinėms įmonės vadovų užduotims, kurios registruojamos per programos Kalendoriaus formą.

Nauda

  • AIVA paklausimų ir konkursų registracijos sistema padeda neprarasti potencialių klientų. 
  • Užduočių planavimo sistema padeda planuoti ir efektyviau komunikuoti su klientais ruošiantis konkursams bei komunikuoti tarp vadybininkų.
  • Taip sutaupomas vadybininkų darbo laikas, nepamirštama užregistruoti klientų paklausimų, padidėja tikimybė, kad kliento paklausimas pavirs jo užsakymu, kaupiama kontaktų su klientais duomenų bazė.
  • Vadovams nereikia prašyti vadybininkų pateikti savo veiksmų su klientas planus ir ataskaitas – bet kuriuo momentu jie tai gali matyti patys sistemoje.
3. Vadybininkų darbo automatizavimas ruošiant projektų ir mažesnių statybos darbų sąmatas bei komercinius pasiūlymus ir sutartis

Statybų bendrovėse didesnėms projektams sąmatų ir pasiūlymų ruošimui naudojama viena iš žinomų (SISTELA, SES, Astera, Prosama) sąmatų programa. Kadangi šiose programose yra kartu ir kainų bei normatyvų duomenų bazė, tai jų naudojimas žymiai palengvina sąmatininko darbą. Lieka tik viena problema – jau paruoštos sąmatos programos duomenų panaudojimo tolimesniam projektų valdymo automatizavimui, kadangi tenka iš naujo ranka įrašinėti duomenis į kitas programas.

AIVA STATYBA programoje užregistravus projekto sutartį, galima importuoti duomenis iš sąmatos failo ir toliau panaudoti projekto valdymui.

Tuo tarpu mažesniems projektams ir darbams statybos bendrovės dažnai naudoja Excel programą paprastai dėl to, kad naudoja specializuotus darbus ir įkainius, ir dėl to, kaip jos teigia, joms yra patogiau ir greičiau ruošti sąmatas Excel programoje. Tačiau šis sprendimas turi tą patį trūkumą, kaip ir atskiros sąmatų programos naudojimas – duomenų iš sąmatos negalima tiesiogiai panaudoti projekto valdymo automatizavimui, todėl toliau perrašinėjami iš naujo, tam gaištamas laikas, atsiranda klaidos.

Aukščiau minėtas problemas gali padėti išspręsti AIVA STATYBA programa. Jos pagalba galima ne tik greičiau paruošti sąmatas specializuotiems smulkiems projektams, bet ir sąmatos duomenis tiesiogiai panaudoti projekto valdymui. Sąmata paruošiama pasirenkant darbus, medžiagas ir mechanizmus iš AIVA duomenų bazės Katalogo. Paruošus sąmatą, panaudojant esamus sistemoje dokumentų šablonus, programa suformuoja Komercinį pasiūlymą bei projekto darbų Sutartį.

Iš išsaugotų duomenų bazėje sutarčių (užsakymų) duomenų programa suformuoja planuojamų pajamų ir pelno ataskaitas bei paskaičiuoja atlyginimus nuo asmeninių pardavimų pelno vadybininkams.

Nauda

  • Programos panaudojimas komercinių pasiūlymų ir sutarčių ruošimui taupo vadybininkų laiką bei automatiškai paruošia reikalingus duomenis kainų apklausai ir projekto vykdymui.
4. Medžiagų tiekėjų ir darbų subrangovų kainų apklausa Internetu

Statybų bendrovės, norėdamos laimėti projektų konkursus, stengiasi gauti mažiausias kainas reikalingoms projektams medžiagoms bei subrangos darbams. Tam vykdoma kainų apklausa.

Kainų apklausos vykdymas paprastai užima nemažai darbuotojų laiko, kadangi reikia paruošti duomenis apklausai, išsiųsti laiškus potencialiems tiekėjams ir subrangovams, o po to palyginti gautus pasiūlymus ir išrinkti nugalėtojus. Dėl laiko trūkumo ne visada tai atliekama geriausiai, o tai lemia pralaimėtus konkursus ir negautus užsakymus arba didelius nuostolius jau vykdant projektą. Jei vis dėl to įmonė skiria pakankamai didelius resursus gerai atlikti apklausą, tada labai išauga valdymo išlaidos.

AIVA STATYBA programa padeda išspręsti šią problemą, kainų apklausai tiesiogiai panaudojant sąmatos duomenis ir vykdant iš programos apklausą internetu. Tiekėjai ir subrangovai patys įveda internetu tiesiogiai į programos duomenų bazę savo siūlomas kainas, o programa jas palygina ir automatiškai praneša el. laiškais tiekėjams, jei jų kainos per didelės. Tiekėjai gali dar du kartus pasitaisyti sumažindami savo siūlomas kainas ir taip laimėti užsakymą, o bendrovė laimi mažesnes kainas, kurios padeda jai laimėti konkursus.

Kainų apklausos programos modulis leidžia su daug mažesnėmis laiko sąnaudomis apklausti daug potencialių subrangovų bei medžiagų tiekėjų ir gauti geresnius kainų pasiūlymus.

Programos panaudojimas ne tik taupo pinigus kainų apklausai, bet ir padeda gauti geresnes kainas iš subrangovų bei tiekėjų ir laimėti daugiau konkursų, todėl programa labai greitai atsiperka.

Programos privalumas yra tas, kad subrangovai patys internetu įveda duomenis, kainas į duomenų bazę. Kitas privalumas yra tas, kad kainų apklausos sistema integruota į statybinių projektų valdymo sistemą, todėl gavus geriausias kainas CRM programos modulyje galima paskaičiuoti komercinio pasiūlymo kainą, o nugalėjus konkursą lieka duomenys apie pasiūlytas kainas.

Išvados

  • Geros, pritaikytos specifiniams statybų bendrovės uždaviniams, CRM programos panaudojimas gali padėti laimėti konkursus bei sumažinti valdymo išlaidas, ruošiantis konkursams.
  • Be to, CRM panaudojimas paruošia duomenis ir projektų valdymui, todėl projektus galima pradėti vykdyti greičiau ir su mažesnėmis valdymo išlaidomis.
  • Palyginus su ekonomine nauda, programos įsigijimo kaina labai maža, o įdiegimas – labai greitas ir paprastas. Todėl nedelskite ir gaukite naudą jau dabar.
Statybunaujienos.lt




Objektai. Technologijos. Verslas

nuotrauka
2023-03-20 07:45
„Teriva“ sistema – tai efektyvus sprendimas pigiai, lengvai ir greitai sumontuoti perdangas naujos statybos ir renovuojamuose pastatuose net ir tada, kai pastato išplanavimas sudėtingas, nepatogios montavimo sąlygos.
nuotrauka
2023-03-17 11:34
Kovo 7 d. didžiausia Lietuvos energetinės infrastruktūros statybos bendrovė „Žilinskis Group“ Švedijoje įsteigė savarankišką akcinę bendrovę Zilinskis & Co AB, kuri vystys naujų aukštos įtampos oro linijų ir pastočių statybą bei esamų rekonstrukcijas. Iki tol Žilinskis ir Co, UAB Švedijoje beveik de...
nuotrauka
2023-03-17 11:10
Pasirengimas Mindaugo g. 12, Vilniuje esančio pastato atnaujinimui vyksta pilnu tempu. Šiuo metu vyksta šio pastato pritaikymo valstybės institucijų veiklai projektavimo darbai. Planuojama, kad pastate įsikurs net 8 valstybės įstaigos, bus sukurta daugiau nei 700 šiuolaikiškų darbo vietų. Įgyvendinu...
nuotrauka
2023-03-15 14:51
Šių metų pradžioje startavus pagrindiniams Vilniaus oro uosto naujojo išvykimo terminalo statybų darbams – balandžio viduryje bus sumontuotos beveik visos pagrindinės pastato konstrukcijos – laikančiosios kolonos. Anot Lietuvos oro uostų atstovų, darbai jau įsibėgėjo ir balandžio mėnesį bus galima p...
nuotrauka
2023-03-15 09:25
Jau visai netrukus Latvijos sostinės Rygos centre iškils modernus verslo centras, šalia kurio duris atvers ir milžiniškas daugiafunkcinis pastatas su šiuolaikiškai išvystyta infrastruktūra. Šio pastatų komplekso, pavadinto „Preses Nama Kvartāls“ (liet. „Spaustuvės kvartalas“), pirmojo etapo įgyvendi...
nuotrauka
2023-03-13 16:54
Metų pradžioje prasidėjo intensyvios naujojo keleivių išvykimo terminalo Vilniaus oro uoste statybos. Planuojama, kad pirmieji keleiviai iš šio terminalo išvyks 2025 m. pradžioje. Pasak Kristinos Greičiūtės, Lietuvos oro uostų aplinkosaugos projektų vadovės, naujasis terminalas bus didelio pokyčio p...
nuotrauka
2023-03-13 12:04
Šalia Klaipėdos, Gindulių gyvenvietėje, pradedamas statyti naujas prekybos paskirties pastatas, kuriame įsikurs „Maxima“ prekybos tinklo parduotuvė. Į naujo prekybos centro Klaipėdos rajone statybas planuojama investuoti 3,2 mln. eurų.
nuotrauka
2023-03-13 05:11
Daugiau nei dešimtmetį Klaipėdos rajono gyventojų lauktas projektas – Gargždų daugiafunkcis sporto centras – virsta realybė. Dariaus ir Girėno gatvėje, Gargžduose, kur po pustrečių metų iškils moderni sporto salė bei baseinas, įkasta simbolinė kapsulė ateities kartoms, žyminti realių statybos darbų ...
nuotrauka
2023-03-10 09:09
Vilniaus stoties rajone atsiras daugiau gyvybės ir erdvės – Vilniaus miesto savivaldybė planuoja apleistos Šv. Stepono bažnyčios teritorijos tvarkymo darbus. UAB „Vilniaus planas" parengtam Šv. Stepono skvero projektui jau gautas statybos leidimas.
nuotrauka
2023-03-09 11:11
Vilniuje, Lvivo gatvėje, bendrovės RELEVEN vystomas gyvenamosios ir biurų paskirties aukštuminis kvartalas nuo šiol bus žinomas „Horizontų“ pavadinimu. Modernų gyvenimo ir darbo būdą siūlysiančiam projektui bendrovė numatė skirti 200 mln. EUR. Tai – viena didžiausių investicijų į tokio tipo nekilnoj...
nuotrauka
2023-03-09 10:45
Kovo 8 d. Vilniaus Gedimino technikos universitete (VILNIUS TECH) iškilmingai atidarytas jungtinių mokslų laboratorijų – Mechanikos, Elektronikos bei Transporto inžinerijos fakultetų –centras.
nuotrauka
2023-03-07 12:10
Pastato, kurį vilniečiai iki šiol žinojo kaip Vilniaus centrinį paštą, koridoriai prisipildė studentų. Čia veiklą pradėjo ISM Vadybos ir ekonomikos universitetas. ISM atstovai teigia, kad rekonstruojant unikalų statinį svarbiausia buvo užtikrinti erdvių funkcionalumą, tvarumą ir išsaugoti architektū...
nuotrauka
2023-03-07 08:56
Nekilnojamojo turto plėtros bendrovė „Galio Group“ persikėlė į naują biurą savo išplėtotame pastate Vilniuje, Kintų g. 11.
nuotrauka
2023-03-06 10:46
Reikšmingai prie šiuolaikinio Kauno veido formavimo prisidedančiame „Piliamiesčio“ kvartale dešiniojoje Neries krantinėje iškilo dar vienas naujas modernus gyvenamasis namas. Tęsdama viena patraukliausių vietų gyventi laikinojoje sostinėje tapusio kvartalo plėtrą tvarios miestų plėtros ir statybų be...
nuotrauka
2023-03-03 13:13
Vilniaus miesto klinikinė ligoninė simboliškai pradėjo naujo operacinių, reanimacijos ir dializės bloko statybas įleisdama kapsulę su laišku ateities kartoms.
nuotrauka
2023-03-03 06:23
Artimiausiu metu Turto bankas skelbs viešąjį pirkimą atrinkti viso Goštauto kvartalo komplekso architektūrinio konkurso organizatorių. Patį architektūrinį konkursą planuojama skelbti liepos mėnesį. Po architektūrinio konkurso paaiškės, kaip atrodys transformuojamas kvartalas, viešosios erdvės.
nuotrauka
2023-03-02 10:19
Kas bendro tarp tirpstančio ledo ir betono? Kaip atsakymas į šį klausimą susijęs su Europos Sąjungos direktyva iki 2050-ųjų pasiekti, kad didžioji dalis pastatų būtų efektyviai pertvarkyti į beveik nevartojančius energijos? Kauno technologijos universiteto (KTU) mokslininkai teigia, kad fazę keičian...
nuotrauka
2023-03-01 09:13
Fondų valdymo įmonės UAB „Eika Asset Management“ (EAM) valdomas nekilnojamojo turto fondas UAB „Eika Real Estate Fund“ (EREF) užbaigė sandorį dėl verslo centro „Celebro“ įsigijimo Varšuvoje, tai yra pirmoji fondo investicija kaimyninėje Lenkijoje. Verslo centre įsikūrę du inkariniai nuomininkai – „A...
nuotrauka
2023-02-28 13:52
Dešiniajame Neries krante kylantis JAV architekto Danielio LIbeskindo projektuotas verslo centras „Artery“ – vienas ambicingiausių pastarojo dešimtmečio sostinės NT projektų. Iš kitų centrinio verslo rajono pastatų jis išsiskiria ne tik išskirtinėmis architektūrinėmis linijomis, bet ir Lietuvoje dar...
nuotrauka
2023-02-28 06:45
XVI a. statytos Pajuosčio dvaro sodybos Panevėžio rajone dabartiniai šeimininkai – Lietuvos kariuomenės pėstininkų brigados „Geležinis Vilkas“ Karaliaus Mindaugo Husarų batalionas. Dviejuose šio kultūros paveldo objekto pastatuose – tarnų name ir penktame ūkiniame pastate – neseniai baigti tvarkybos...

Statybunaujienos.lt » Objektai. Technologijos. Verslas