Pirmiausia, renkantis biurą, reikia įsivertinti verslo poreikius ir pobūdį. Ar užsiimate prekyba, ar teikiate paslaugas? Ar klientus aptarnaujate internetu, ar kontaktiniu būdu? Ar dirbate su privačiais, ar verslo klientais? Ir koks biuras geriausiai atlieptų šiuos poreikius? Šie klausimai gali atrodyti savaime suprantami, bet dažnai jie lieka neatsakyti.

Rinkos atsakymas į tokių verslų poreikį – „stock biurai“, kuriuose beveik visa veikla gali vykti vienoje vietoje – sandėliuojamos prekės, priimami ir aptarnaujami klientai, taip pat juose yra biuro patalpos, kur patogiai gali dirbti darbuotojai.

Neapgalvoja darbo stiliaus

Kita vertus, smulkiam ir vidutiniam verslui gali būti svarbiau potencialias erdves įvertinti per patogumo darbuotojams prizmę. Svarbu įvertinti, koks darbo stilius aktualus įmonės komandai ar kaip jis gali kisti. Vystant verslą, svarbu atsižvelgti į skirtingus darbuotojų darbo stilius ir pageidavimus – pavyzdžiui, privatumo, tylos, bendradarbiavimo poreikius.

Neįvertina vietos asociacijų ir šalia esančių verslų įtakos

Verslai dažnai klaidingai supranta geros lokacijos naudą ir, rinkdamiesi savo biuro vietą, ją vertina tik pagal nuotolį nuo centro ar susisiekimą. Tačiau ne mažiau svarbus faktorius – prekės ženklo matomumas, asociacijos su konkrečia vieta ir gera verslo bendruomenė.

Smulkiam ir vidutiniam verslui, ypač veikiančiam B2C segmente, labai aktualus realus, fizinis matomumas bei teigiama asociacija su tam tikro rajono ir konkretaus pastato įvaizdžiu. Dirbant šalia kitų verslų atsiranda ir galimybė organizuoti bendras akcijas, bendradarbiauti. Tai smulkiems verslams atveria progas susirasti naujų partnerių ir įgyvendinti prie organizacijos populiarumo prisidedančius projektus.

Priklausant verslo bendruomenei taip pat galima gerokai sutrumpinti kontaktų ir partnerių paieškų procesą, kuris įprastu atveju užtrunka. Patraukli biuro vieta netgi formuoja bendrovės reputaciją.

Siekiantiems pritraukti naujų partnerių ar užsienio investuotojų vertėtų ieškoti reprezentatyvaus biuro geroje lokacijoje. Tas pats galioja ir naujų darbuotojų paieškai – jei stengiatės pritraukti talentų, išlaikyti darbuotojus, turėsite pasirūpinti, kad jūsų biuro erdvė būtų įkvepianti, su išvystyta infrastruktūra, patogiu susisiekimu, joje netrūktų galimybių bendravimui, mokymuisi, poilsiui.

Patalpas renkasi pagal kainą

Nors smulkesniems arba pradedantiems verslams dažnai sudėtinga planuoti ateities finansus ir jie nori kaip įmanoma labiau optimizuoti išlaidas, tačiau rinka pasikeitė, ir tik patalpų nuomos kainos kriterijus, renkantis biurą, tampa per siauras.

Priklausomai nuo biuro pobūdžio, į kainą įskaičiuota ne tik pilnai aprūpinta, įrengta darbo erdvė, baldai, bet ir tokios paslaugos, kaip internetas, kava, pilnai aprūpintos ir prižiūrimos susitikimų, poilsio erdvės, komunalinės paslaugos, prieiga 24/7, o tai reiškia, kad nereikia sudaryti papildomų sutarčių ir prisiimti ilgalaikių įsipareigojimų su interneto ar spausdintuvo nuomos paslaugų tiekėjais.

Ne mažiau svarbus aspektas – ir tarptautinė bendruomenė, kurios nariu tampama prisijungus prie pilnai aptarnaujamų biurų ir bendradarbystės erdvių tinklo. Priklausant bendruomenei plečiamas verslo kontaktų ratas, dalijamasi patirtimi, netgi kuriami nauji projektai. Tad svarbu detaliai išsiaiškinti biuro paslaugos kainos sudedamąsias bei kokias papildomas vertes gali pasiūlyti biurų paslaugų operatoriai.

Pamiršta apsvarstyti ateities augimo galimybes

Renkantis biurą reikėtų atsižvelgti ir planus ateityje – ar numatomas darbuotojų ir verslo apimčių augimas. Verslai patalpose dažniausiai nori įsikurti bent jau metams, dažniausiai – 3–5 metams. Todėl rekomenduojama apmąstyti komandos ir veiklos plėtros planus – jei numatomas didesnis pokytis, geriau rinktis tokias patalpas, kurios būtų funkcionalios ir atlieptų ne tik šiuo metu aktualius, bet ir ateityje planuojamus poreikius.