Vienas didžiausių statybos projektų ekonominio efektyvumo didinimo šaltinių yra medžiagų tiekimo valdymo optimizavimas.

Dėl nepakankamai tikslaus projektų planavimo, medžiagos dažnai užsakomos ne laiku, o tai lemia arba darbininkų prastovas, arba perteklinį medžiagų kaupimą objektuose, pas tiekėjus, teigiama Mikko Kärkkäinen straipsnyje.

Pagrindinė ir dažniausiai pasitaikanti priežastis, dėl ko vėluojama užbaigti statybos projektus, yra ne laiku į objektus pristatomos medžiagos. O šio medžiagų trūkumo pasekmės yra išaugusios projektų išlaidos, darbų atlikimo grafiko nesilaikymas, kokybės pablogėjimas, rašoma Nicole Sunke disertacijoje. 

Anot ALFREDO SERPELL, bendros problemos daugeliui projektų yra koordinacijos ir bendradarbiavimo trūkumas tarp projekto vykdytojų ir tiekėjų, blogas tiekimo planavimas ir nepakankama kontrolė, bloga projektavimo kokybė, dėl kurios darbo eigoje atsiranda daug pakeitimų ir kt.

Tiekimo grandinės valdymo automatizavimas statybų bendrovei gali duoti labai daug naudos ir siūlo statybų bendrovėms ir jų medžiagų tiekėjams sukurti tarpusavyje suderinamas valdymo programas, kaip siūloma tyrime. 

Kaip rodo prieinamų šaltinių analizė, specializuotų sprendimų statybinių projektų tiekimo valdymo automatizavimui nėra daug. Tiekimo valdymo procesai palyginti mažai automatizuoti dėl savo sudėtingumo, todėl medžiagų užsakymai vyksta daugiausia elektroniniu paštu arba telefonu, o užsakymų registracijai ir kontrolei daugiausiai naudojama Excel programa.

Jei ir naudojamos verslo valdymo sistemų medžiagų užsakymo funkcijos, tai jos tiesiogiai nesusietos su projekto sąmata ir projekto vykdymo grafiku, todėl išlieka daug rankinio darbo, o medžiagų apskaita vyksta labai pavėluotai ir ne visada tiksliai.

Naudojant žinomas projektų planavimo programas, Ganto grafike planuojami tik darbai, o ne medžiagos, todėl jos ne visada laiku užsakomos.

Žemiau panagrinėsime, kiek mums žinoma, labiausiai išvystytą specializuotą medžiagų tiekimo valdymo sprendimą statybiniams projektams, realizuotą AIVA STATYBA programoje.

Dr. Robertas Šertvytis, KŪB „AIVA SISTEMA“ generalinis direktorius, teksto autorius

1. Medžiagų tiekimo objektams planavimas

Rankiniu būdu suplanuoti, kada užsakyti medžiagas ir kuriuo laiku jas atvežti į objektą, – labai daug darbo reikalaujantis uždavinys, kadangi medžiagų projektų vykdymui reikia labai daug ir įvairių bei skirtingais laikais. Todėl ne visada spėjama apklausti tiekėjus ir jas laiku užsakyti, dėl ko arba prastovi darbininkai neturėdami medžiagų suplanuotų darbų vykdymui, arba darbų vadovas priverstas skubiai vykti pas tiekėjus nupirkti reikalingas medžiagas. Taip didėja projekto išlaidos ir ilgėja vykdymo terminai.

Medžiagų tiekimo planavimas priklauso nuo to, kada suplanuoti darbai, kurių vykdymui reikalingos medžiagos. Todėl medžiagų tiekimo planavimas vykdomas suplanavus darbų planą.

Programa kiekvienam darbui parodo, kokios medžiagos reikalingos jam atlikti ir kada jos turi būti pateiktos.

Suplanuotam darbui programa automatiškai suplanuoja, kad medžiagos būtų pateiktos darbo pradžioje. Tačiau planuotojas gali nurodyti medžiagoms skirtingus terminus negu darbams, pav., kai kurios medžiagos gali būti užsakytos daug anksčiau arba atvežtos po kurio laiko nuo darbo pradžios.

Ne visas medžiagas tiekėjai gali pateikti per trumpą laiką. Gelžbetonines konstrukcijas, langus ir duris, – tas medžiagas, kurios gaminamos pagal projekto brėžinius, reikalinga užsakyti iš anksto, o kitos gali būti užsakomos ir prieš pradedant vykdyti darbus:

1) projekto grafike, peržiūrint sąmatą, atrenkamos tos medžiagos, kurias reikia gaminti, ir suplanuojami jų atlikimo terminai pagal darbų, kuriems jos reikalingos, planą. Tada programos pagalba šioms pozicijoms suformuojama paraiška kainų apklausai, iš kurios vykdoma apklausa ir, gavus tiekėjų pasiūlymus, atrenkami geriausi bei jiems patvirtinamas užsakymas.
2) Projekto vykdymo eigoje kiekvieną savaitę planuojamas užsakymas medžiagoms, kurios reikalingos Ganto grafike suplanuotiems kitos savaitės darbams atlikti.

Medžiagų tiekimo planavimas Ganto grafiko pagalba padeda laiku atlikti medžiagų kainų apklausą ir pateikti užsakymus tiekėjams, todėl medžiagos įsigyjamos pigiau bei laiku, sumažėja prastovų rizika, mažesnės atsargos objektuose, mažesnė vagysčių tikimybė bei mažiau iššaldoma apyvartinių lėšų medžiagoms.

2. Medžiagų tiekėjų kainų apklausa

Norint sumažinti projekto savikainą, reikia apklausti potencialus medžiagų tiekėjus ir pasirinkti tuos, kurie gali pateikti reikalingos kokybės medžiagas už mažiausią kainą ir laiku.

Kadangi projekto vykdymui reikia labai daug skirtingų medžiagų, kurias gali patiekti daug tiekėjų ir per skirtingą laiką, todėl labai sunku rankiniu būdu apklausti ir išrinkti geriausius pasiūlymus. Tam reikia daug žmogiškų resursų, todėl apklausiama tik dalis tiekėjų ir dėl to gaunami ne visada geriausi pasiūlymai.

Nemaža problema yra tai, kad projekto sąmatoje dažniausiai nenurodyta tiksliai, kokių medžiagų reikia, todėl jos tikslinamos pagal brėžinius statybos vykdymo eigoje.

AIVA sprendimas kainų apklausos automatizavimui

AIVA STATYBA programoje realizuotas originalus automatizuotas medžiagų kainų apklausos procesas tiesiogiai iš projekto Ganto grafiko, kuriame suplanuoti medžiagų tiekimo terminai.

Visas kainų apklausos procesas vyksta Internetu.

Automatizuotame kainų apklausos procese dalyvauja:

● Darbų vadovai, kurie patikslina programos suformuotas paraiškas medžiagoms projekto vykdymui, o programa įrašo jas tiekimo vadybininkui į eilę kainų apklausai ir užsakymui;

● Tiekimo vadybininkas, kuris darbų vadovų medžiagų paraiškas programos pagalba paverčia elektroniniais laiškais su kainų paklausimais tiekėjams;
● Medžiagų pardavėjai, kurie tiesiogiai, per gauto paklausimo formą, internetu įveda į duomenų bazę savo kainų pasiūlymus;
● Tiekimo vadybininkas, kuris peržiūrėdamas kainų palyginamąją lentelę, kurią automatiškai suformuoja programa, pasirenka medžiagų tiekėjus pagal mažiausią kainą ir patvirtina jiems užsakymus.

Žemiau pav. parodyta automatizuojamo proceso schema:

Norint nupirkti medžiagas dar pigiau, programos pagalba galima automatizuotai vykdyti aukcioną tarp pardavėjų. Programa, kai tik tiekėjas įveda Internetu savo pasiūlymo kainas, palygina jo pasiūlymą su kitų tiekėjų įvestais kainų pasiūlymais ir visiems tiekėjams, kurių kainos didesnės už mažiausią kainą pasiūliusio tiekėjo, siunčia pranešimus, kad jų kaina didesnė ir jie gali pakoreguoti savo pasiūlymą, sumažindami kainą.

Medžiagų kainų apklausų proceso automatizavimo nauda

Šio proceso automatizavimas naudingas visiems – darbų vadovams, tiekimo vadybininkui bei medžiagų pardavėjams, nes visiems sutaupo daug laiko.

Bet svarbiausia, šis sprendimas padeda medžiagas pirkti pigiau, įmonės vadovybė gali geriau kontroliuoti kainų apklausos procesus, o darbuotojai – įvykdyti daugiau apklausų, todėl padidėja tikimybė, kad medžiagos bus perkamos pigiau ir įmonė papildomai sutaupys. 

Kaip rodo praktika, įmonės, įsidiegusios automatizuotas kainų apklausos sistemas, sutaupo apie 5% lėšų medžiagoms.

3. Medžiagų tiekimo projektams valdymas ir apskaita

Statybinės bendrovės susiduria su daugeliu problemų, susijusių su medžiagų tiekimu ir apskaita:

● nelaiku pateikiamos paraiškos medžiagoms ir dėl medžiagų trūkumo atsiranda darbų prastovos;
● dėl nepakankamos kontrolės – medžiagų vagystės ir pereikvojimai;
● didelės darbo laiko sąnaudos medžiagų apskaitai;
● tiekėjai kartais atsiunčia užsakytas medžiagas didesnėmis kainomis nei sutarta ir dėl sąskaitų gausos tai sunku sukontroliuoti;
● kartais neįvertinamos medžiagų atsargos, esančios centriniame sandėlyje ir užsakomos iš naujo ir kt.

Šias problemas galėtų padėti išspręsti medžiagų tiekimo valdymo proceso automatizavimas.

Automatizuoto medžiagų tiekimo valdymo sprendimo aprašymas

AIVA programa automatizuoja visą tiekimo objektams valdymo procesą, kurio sudėtinės dalys yra:

❖ Paraiškų medžiagoms formavimas
❖ Paraiškų pagal projektus kontrolė ir medžiagų užsakymas iš tiekėjų
❖ Užsakytų medžiagų gavimo į objektus kontrolė ir apskaita
❖ Medžiagų panaudojimo projektams apskaita
❖ Medžiagų, kurių yra centriniame sandėlyje, logistika į objektus pagal darbų vadovų paraiškas
❖ Medžiagų nurašymas projekto darbams.

Žemiau parodyta automatizuojamų procesų tarpusavio ryšių schema

Paraiškų medžiagoms suformavimas iš projekto medžiagų tiekimo grafiko

Paprastai paraiškos medžiagoms projekto vykdymui sudaromos ir siunčiamos kas savaitę. Rankinis paraiškos sudarymas užima nemažai darbų vadovo laiko, nes reikia iš projekto atrinkti, kokių medžiagų ir kiek reikės, įforminti ir išsiųsti paraišką vadybininkui, kuris užsiima tiekimu. Dėl laiko trūkumo paraiškos dažnai sudaromos ne laiku, dėl to vėluoja medžiagų pristatymas arba jos perkamos brangiau negu būtų galima.

AIVA programoje paraiškas medžiagoms suformuoja programa iš projekto grafiko duomenų. Darbų vadovui belieka, jei to reikia, tik patikslinti kiekius ir patikslinti medžiagų markes arba reikalavimus joms, o tai užima žymiai mažiau laiko nei rankiniu būdu ruošiant paraišką. Paraiškoje nurodoma taip pat ir data iš projekto grafiko, kada tiksliai medžiagos turi būti pristatytos į objektą, todėl medžiagų objektuose galima laikyti mažiau ir mažiau turėti nuostolių

Paraiškų medžiagoms kontrolė

Kad nebūtų piktnaudžiaujama ir neužsakoma daugiau negu reikia medžiagų, reikalinga nuolatinė kontrolė. Rankiniu būdu tai padaryti užima daug laiko, todėl ji ne visada vykdoma.

AIVA programoje darbų vadovų paraiškos pateikiamos tiekimo vadybininkui paraiškų registre. Pasirinkus paraišką vykdymui, programa parodo, ar neviršijama projekto sąmata, taip pat palyginimui parodo sąmatinius ir užsakomus kiekius. Todėl tiekimo vadybininkas nesunkiai gali kontroliuoti paraiškas ir imtis reikiamų priemonių, jeigu viršijami kiekiai ar sumos ir taip užkirsti kelią piktnaudžiavimui.

Medžiagų užsakymas iš tiekėjų pagal darbų vadovų paraiškas

Paprastai užsakymai tiekėjams ruošiami rankiniu būdu ir siunčiami elektroniniu paštu. Toks pusiau rankinis darbas užima daug laiko, gali atsirasti perrašymo klaidų. Dėl to, esant didesnėms užsakymų apimtims, reikia daugiau tiekimo vadybininkų, o tai didina administracines išlaidas.

Mūsų originalus tiekimo valdymo sprendimas leidžia keliomis komandomis tiekimo vadybininkui performuoti darbų vadovų paraišką į vieną ar kelis užsakymus – elektroninius laiškus medžiagų pardavėjams su neiškraipyta užsakymo informacija.

Jei reikia, galima operatyviai atlikti galimų tiekėjų kainų apklausą internetu, kaip buvo aprašyta anksčiau.

Toks sprendimas dešimteriopai sumažina tiekimo vadybininkų darbo laiko sąnaudas medžiagų užsakymui, palieka jiems daugiau laiko kitų uždavinių vykdymui.

Visą užsakymo ir jo vykdymo informaciją programa parodo paraiškoje, kuri kartu tampa ir ataskaita tiekimo kontrolei.

Tiekimo užsakymo patvirtinimas iš pardavėjo pusės

Pardavėjas, gavęs užsakymą, elektroniniu paštu tiesiogiai iš gautos formos gali patvirtinti užsakymą, įrašyti, kada tiksliai pristatys užsakytas medžiagas.

Medžiagų užsakymo gavimo iš pardavėjo patvirtinimas (pajamavimas) objekte

Paprastai gavus medžiagas objekte, darbų vadovas patikrina, ar atvežtos medžiagos sutampa su įrašytomis sąskaitoje ar važtaraštyje. 

Tolimesnį apskaitos darbą atlieka buhalterės kai sąskaitos perduodamos į buhalteriją. Tada iš jų duomenys įvedami į sandėlio ir buhalterinės apskaitos programą. Kartu dar sąskaitos priskiriamos projektams, tai taip pat užima nemažai laiko.

Toks apskaitos būdas turi kelis didelius trūkumus. Pirma, medžiagų apskaita vykdoma labai pavėluotai, o antra, labai daug darbo sąnaudų duomenų įvedimui, trečia, galimos rankinio duomenų įvedimo klaidos, ketvirta, sunku sukontroliuoti, ar sąskaitoje nurodytos kainos tokios, kaip buvo sutarta per kainų apklausą.

Automatizavus medžiagų tiekimo valdymo procesą visų šių problemų nebelieka.

Atvežus iš tiekėjo medžiagas į objektą, darbų vadovas gali pažiūrėti programoje,  kas buvo užsakyta iš to tiekėjo ir, jei viskas gerai, patvirtinti gavimą. Programa automatiškai užpajamuoja gautas medžiagas į sandėlį.

Jei medžiagų kiekiai arba kainos nesutampa su užsakytomis, galima jas koreguoti prieš patvirtinant gavimą.

Tai galima padaryti ir vėliau buhalterijoje, kaip ir gavimo sąskaitos Nr. ir datos įrašymą.

Darbų vadovas sutaupys laiko, nes jam nebereikės ruošti aktų kokias medžiagas nurašyti, nes tai padarys programa automatiškai.
Be to, jis visą laiką realiu laiku matys programoje, kokias medžiagas jau gavo.

Galutinį pajamavimo darbą gali atlikti ir buhalterė – patikrinti, ar buvo teisingi kiekiai ir kainos, įrašyti dokumentų numerius ir datas. Bet šis darbas yra keleriopai mažesnis, negu rankinis sąskaitų įvedimas į apskaitos sistemą.

Patikrintos sąskaitos automatiškai įsirašo ir į buhalterijos bendrąjį žurnalą, iš kurio toliau vyksta finansinė buhalterinė apskaita, vykdomi mokėjimai tiekėjams.

Medžiagų logistika iš savo centrinio sandėlio į objektus

Kai kurios įmonės tam tikras medžiagas perka dideliais kiekiais ir laiko centriniame sandėlyje, iš kurio, atsiradus poreikiui, perduoda į objektą.

Rankiniu būdu, kai gaunamos paraiškos ir naudojantis buhalterinės programos sandėlio apskaitos sistema, labai sunku sukontroliuoti, ar dabar paraiškoje esančios medžiagos yra sandėlyje, todėl būna nemažai atvejų, kai nors medžiagos yra sandėlyje, jos užsakomos ir perkamos iš tiekėjų.

Be to, tokių medžiagų logistikos valdymas užima nemažai tiekimo vadybininko ir sandėlininko darbo laiko.

AIVA programoje tiekimo vadybininkas, jau peržiūrėdamas darbų vadovo paraišką, mato, kurios medžiagos yra sandėlyje ir viena komanda programoje gali suformuoti užsakymą šių medžiagų perkėlimui iš centrinio sandėlio į užsakiusio medžiagas darbų vadovo sandėlį.

Sandėlininkui, pamačius savo plane užsakymą, belieka tik sukrauti medžiagas ir duoti komandą atspausdinti važtaraštį.

Darbų vadovui, kad medžiagos atsidurtų jo sandėlyje, tereikia irgi paspausti tik medžiagų priėmimo komandą.

Savų medžiagų logistikos valdymo proceso automatizavimas ne tik padeda išvengti nuostolių dėl savų medžiagų nepanaudojimo ar blogos apskaitos, bet ir taupo tiekimo vadybininko, sandėlininko ir darbų vadovų laiką, padeda išvengti apskaitos klaidų.

Panaudotų projektams medžiagų nurašymas

Paprastai statybų bendrovėse darbų vadovas paruošia aktą surašydamas, kokias medžiagas per mėnesį panaudojo atliktiems projekto darbams. Po to, kad medžiagas nurašyti iš sandėlio apskaitos programoje, buhalterė suveda tuos duomenis į programą. 

Kaip matome, tam kad nurašyti medžiagas keli darbuotojai turi skirti tam nemažai laiko. Be to, įvedant duomenis į programa galimos klaidos, kurių paieška taip pat užima laiko.

Rankinio duomenų įvedimo problema išnyksta automatizavus visą medžiagų tiekimo procesą, kadangi programa „žino“, kokiems darbams buvo užsakytos ir gautos medžiagos, todėl kai darbai patvirtinti, ji pati gali atrinkti tiems darbams gautas medžiagas ir pagal sąmatoje numatytas normas jas nurašyti projekto sąnaudoms.

Išvados

Medžiagų kainų apklausos ir tiekimo valdymo projektams procesų automatizavimas įmonei gali duoti labai didelę ekonominę naudą ir konkurencinį pranašumą: