Jeigu vadovaujate statybų įmonei ar esate projektų komandos vadovas, ar kada pagalvojote, kaip galėtumėte projektų vadovams ir visai projektų komandai padėti valdyti statybos projektų biudžetus ir kontroliuoti išlaidas be įtampos – su šypsena?

Išbandytas ir pasiteisinęs būdas yra duoti savo komandai įrankį, kuris taupys jų laiką, ir jie tikrai tuo įrankiu naudosis, paprastai tariant, – programinę įrangą, kuri nėra dar viena laiko reikalaujanti duomenų suvedimo sistema, „nuleista iš viršaus“, bet naudinga, paprasta ir kiekvienam suprantama priemonė, kurią jūsų darbuotojai tiesiog pamėgs.

Toliau pateikiamos 9 priežastys, kodėl bauwise.com padeda komandoms valdyti statybos projektų biudžetus ir kontroliuoti išlaidas be įtampos ir su šypsena. Įdomu kaip?

1. Paprastumas arba pagaliau visiems suprantama sistema. Projekto biudžeto valdymo ir išlaidų kontrolės sistema bauwise.com yra pagrįstas puikia idėja – jokių nereikalingų funkcijų! Todėl ši sistema turi tik tas funkcijas, kuriomis projektų valdymo komanda tikrai naudosis. Dėl tokio programos paprastumo komandai prireiks ne daugiau kaip vienos dienos įsisavinti jos pagrindus! Sistemos veikimas yra labai aiškus ir paprastas, jokių nereikalingų mygtukų ir pasirinkimų, ne per daug rodiklių - tik tiek, kiek būtina. Svarbu paminėti tai, kad atsiradus papildomiems darbams ar išlaidoms viršijant biudžetą, sistemoje tai bus ryškiai išskirta ir labai aiškiai matoma – užteks vos užmesti akį. Be to, sistemoje įdiegta galimybė vienoje paprastoje formoje matyti visą projektų portfelį su esminiais rodikliais, o praėjusio mėnesio apžvalgos ataskaitą paruošite vienu mygtuko paspaudimu.

2. Tikslesnis galutinio projekto rezultato prognozavimas ir trijų tipų biudžetų palyginimas arba daugiau jokių abejonių, kad komanda eina teisingu keliu. Apie nuokrypius nuo biudžeto sužinote per vėlai? Neturite galimybės sekti ir lyginti pradinio projekto biudžeto, projekto vadovo pakoreguoto biudžeto ir biudžeto, kuris priskirtas subrangovams ar vidinei komandai? Jau nebe! bauwise.com suteikia galimybę stebėti einamąsias išlaidas ir profesionaliai bei gerokai iš anksto prognozuoti galutinį projekto rezultatą. Bet kuriuo metu įmanoma matyti, koks numatomas pelnas ar nuostoliai, ir imtis veiksmų pagerinti galutinį projekto rezultatą. Taip pat įmanoma palyginti jau aukščiau paminėtus trijų tipų biudžetus, – tai padeda komandai pastebėti, kurioje vietoje jiems dar reikėtų „pasitempti“ (pradinis biudžetas užfiksuojamas ir viso projekto eigoje negali būti keičiamas, todėl visada galėsite matyti aiškų skirtumą tarp pradinio suplanuoto biudžeto ir galutinio rezultato). Pavyzdžiui, gal pardavimų komanda ar vadovai nustato nerealius projektų biudžetus? Gal projekto vadovai neteisingai vertina ir prognozuoja išlaidas? O gal subrangovai yra tiesiog per brangūs? Turėdama visą reikiamą informaciją projekto komanda nuo šiol galės išsaugoti ir atsekti projektų biudžetų istoriją, iš jos mokytis ir kitą projekto biudžetą padaryti dar geresnį! Geresni rezultatai, paprastesnis atsekamumas, mažiau įtampos, geresnė komandos atmosfera.

3. Lengvas biudžeto įkėlimas iš Microsoft Excel, Google Sheets ir bet kokios kitos skaičiuoklės arba kodėl nereikia vėl visko perdaryti. Statybų sektoriaus įmonės vis dar naudoja daugybę skaičiuoklių sąmatų ir biudžetų sudarymui. bauwise.com padeda komandoms pačiu geriausiu būdu pasinaudoti tuo, ką jie jau turi, pripratę bei žino. Statybos projekto biudžetas gali būti paruoštas bet kurioje skaičiuoklėje ir tada tiesiog tereikia jį kopijuoti ir įklijuoti (angl. copy paste) į bauwise.com sistemą! Jokių sudėtingų duomenų perkėlimų – paprasčiausiai kopijuoti įklijuoti! Sistemoje naudojamas projekto biudžeto šablonas yra paprastas ir lengvai pritaikomas. Jūsų komandai tai tikrai patiks!

4. Tik būtini rodikliai ir integracija su buhalterinės apskaitos sistema arba kaip taupyti brangų laiką. Sistemoje įdiegti tik būtiniausi projekto biudžeto valdymo rodikliai, pavyzdžiui, galimybė aiškiai matyti galutinę išlaidų prognozę, darbų baigtumą eurais, taip pat skirtumą tarp pradinio biudžeto ir numatomo galutinio projekto biudžeto bei kt. Kas patraukliausia, bauwise.com sistemą galima integruoti su buhalterinės apskaitos sistema, o tai leidžia gauti informaciją apie išlaidas iš apskaitos sistemos tiesiai į projekto biudžeto eilutes! Ši puiki funkcija užtikrina galimybę projekto vadovams kontroliuoti ir matyti išlaidų informaciją iš apskaitos sistemos, nesikreipiant į apskaitos darbuotojus ar jungiantis prie buhalterinės apskaitos sistemos. Rodikliais neperkrauta sistema ir patogi integracija su apskaitos programa sutaupys daug brangaus projektų komandos darbuotojų laiko. Daugiau laiko, mažiau įtampos, daugiau šypsenų.

5. Subrangovų bei vidinės komandos biudžeto vykdymo kontrolė arba – juk niekas nenori permokėti. Dėl nesudėtingo naudoti bauwise.com funkcionalumo lengva matyti, kokį konkrečiai darbą atlieka subrangovai arba vidinė komanda, koks šiems darbams skirtas biudžetas, kokia susitarta kaina už darbus su subrangovais, kokie duomenys jau yra apskaitos sistemoje ir koks yra darbų baigtumo procentas. Be to, projekto biudžetą galima padalinti į „darbų paketus“, kuriuos sudaro bet kokia norima projekto biudžeto eilučių grupė. Pavyzdžiui, darbų grupė („darbų paketas“), kurią projekto vadovas nori priskirti vidinei komandai, arba darbai, kurie yra įtraukti į sutartis su subrangovais, ir pan. Šis funkcionalumas ypač naudingas toms statybų įmonėms, kurios turi daug subrangovų, arba išimtinai teikia generalinio rangovo paslaugas. Jos gali lengvai kontroliuoti neribotą skaičių subrangos sutarčių ir būti tikros, jog subrangovai išrašo tikslias sąskaitas už jų atliktus darbus, bei lyginti sutartą su subrangovu biudžetą ir faktinius duomenis, gaunamus iš apskaitos sistemos. Tokiu būdu niekada nepermokėsite už suteiktas subrangovų paslaugas. Juk niekas nenori permokėti, tiesa?

6. Jokių „nežinomų“ papildomų darbų arba kaip išvengti staigmenų galutiniame projekto rezultate. Turbūt nėra nė vieno statybos projekto be netikėtai atsiradusių papildomų darbų. Galbūt projekto vadovas pamiršo įtraukti darbus į biudžetą, o gal atsirado nenumatytų aplinkybių. Kaip bebūtų – bauwise.com padės suvaldyti šią užduotį be jokios įtampos ir streso. Sistemoje labai paprasta pridėti bet kokį papildomą darbą ir jo nepamiršti, nes jis bus ryškiai išskirtas projekto biudžete. Taip pat yra galimybė atsekti, kas, kada ir kodėl pridėjo papildomų darbų, koks jiems numatytas biudžetas ir ar jis buvo keičiamas. Taigi, daugiau jokių klausimų apie tai, „iš kur šis darbas atsirado“? Dar daugiau, bauwise.com suteikia galimybę iškart matyti, kaip tai paveiks galutinį projekto rezultatą, o tai padės imtis reikalingų veiksmų, kad projektas išliktų pelningu. Tikriausiai sutiksite, kad tai labai svarbu.

7. Pirkimo sąskaitų išskaidymas biudžeto eilutėms arba kaip padėti buhalteriui ir projekto vadovui tapti geresniais draugais. Ar jūsų projektų vadovai skiria nemažai laiko, ant popierinių sąskaitų žymėdami, prie kokio projekto buhalteris turi priskirti pirkimo sąskaitos išlaidas? Ar jūsų projektų vadovai ir buhalterija intensyviai kontaktuoja šiais klausimais ir tas bendravimas ne visada kuria gerą nuotaiką? Daugiau nebe! bauwise.com sistemoje įdiegta paprasta darbų seka (angl. workflow), kuri suteikia galimybę, naudojantis paprasta tempti ir įkelti (angl. drag & drop) funkcija, į sistemą įkelti nuskanuotą ar skaitmeninę sąskaitą (tai gali padaryti tiek projekto vadovas, tiek asistentas ar bet kuris kitas paskirtas darbuotojas) bei priskirti, kas konkrečiai turėtų paskirstyti sąskaitas ir mygtuko paspaudimu išsiųsti sąskaitos paskirstymo informaciją tiesiai į apskaitos sistemą, kad buhalteris ją patikrintų ir patvirtintų. Buhalteriui patvirtinus sąskaitos paskirstymą, paskirstytos sąskaitos sumos iš apskaitos sistemos įrašomos tiesiai į projekto biudžeto eilutes! Taip pat yra įmanoma naudotis šia funkcija be integracijos su apskaitos sistema ir pridėti pirkimo sąskaitos paskirstymo informaciją tiesiai į biudžeto eilutes rankiniu būdu. Be to, sistema leidžia nustatyti, kas bus sąskaitos paskirstymo proceso tvirtintojas. Tai padeda kontroliuoti, kad visos sąskaitos tikslios ir paskirstymas biudžeto eilutėms yra atliktas teisingai. Daugiau jokių nesusipratimų su buhalterija, pagaliau nusišypsos ir jūsų buhalteris.

8. Jokių pamestų projekto dokumentų ir gebėjimas visada atsakyti į klausimą „kodėl“ arba dar šiek tiek daugiau laiko kavos pertraukėlei. Ar prisimenate paskutinį kartą, kuomet projekto vadovas bėgiojo biure bandydamas surasti sąskaitą, darbų atlikimo aktą arba sutartį su subrangovu? Ar teko matyti situaciją, kuomet kažkas pakeitė sumą biudžeto eilutėje ir vėliau niekas negalėjo atsiminti kodėl? Tai daugiau nepasikartos! Nors bauwise.com nėra dokumentų valdymo sistema, ji leidžia labai paprastu būdu kaupti einamuosius projekto dokumentus ir komentuoti prie biudžeto eilučių, panašiai, kaip Microsoft Excel programoje. Pavyzdžiui, galite prisegti dokumentus ir daryti įrašus prie kiekvienos biudžeto eilutės: prisekite sutartis, sąskaitas, pasiūlymus, garantinius dokumentus, komentuokite apie prisegtus dokumentus, pasižymėkite, kas svarbu. Su bauwise.com visada žinosite, kas pridėjo dokumentus ar įrašą, bei galėsite laikyti einamuosius projekto dokumentus po ranka. Taigi liks laiko papildomai kavos pertraukėlei - mažiau streso, geresnė nuotaika.

9. Darbas, nepriklausomai nuo vietos, arba laiminga komanda, laimingas vadovas. Pasaulis keičiasi. Neįmanoma dirbti tuo pačiu būdu kaip vakar. Tiesą sakant, gali būti, kad jau nebėra būdo „kaip vakar“. Galbūt jūsų projekto vadovas yra laimingesnis dirbdamas statybų aikštelėje prie miško ar ežero? Gal jis mėgsta dirbti iš namų arba jam geriau sekasi atlikti užduotis dirbant laisvu grafiku iš bet kurios vietos? Ar tai jį daro laimingesniu, ar jis dėl to daugiau šypsosi? Su bauwise.com tai įmanoma! Sistema veikia „debesijos“ (angl. cloud) technologijų pagrindu, tad jūsų darbuotojai gali dirbti iš bet kurios vietos. Taigi, nėra poreikio rūpintis serveriais, programine įranga ir IT personalu – projektų komandai tereikia prisijungti internetu ir pradėti dirbti.

„Kaip ir visi puikūs dalykai, tai labai paprasta“, pasakė amerikiečių rašytoja Natalie Babbitt. Daugumai žmonių patinka dirbti su nesudėtingais, paprastais įrankiais, todėl galite būti tikri, kad bauwise.com sistema projektų biudžetų valdymui ir išlaidų kontrolei padės jūsų komandai dirbti be įtampos ir su šypsena.

Išbandykite ir naudokitės bauwise.com neribotą laiką nemokamai! Taip, tai įmanoma. Su vienu aktyviu projektu sistema galima naudotis neribotą laiką ir visiškai nemokamai. Turėsite galimybę išbandyti visas įprastas programos funkcijas (išskyrus integraciją su apskaitos sistema) su vienu aktyviu projektu be jokių apribojimų. Kaip pasinaudoti pasiūlymu? Kokia sistemos kaina, jei norite valdyti daugiau nei vieną aktyvų projekto biudžetą? O gal norite valdyti neribotą projektų biudžetų skaičių už fiksuotą kainą?

Kviečiame apsilankyti bauwise.com ir sužinoti daugiau arba pateikti užklausą el. laišku info@bauwise.com.

Apie sistemos kūrėjus

Softbuilder OÜ yra Estijoje įkurta įmonė, kuri 2008 m. pirmiausiai pradėjo kurti programinę įrangą inžinerinių tinklų statybos projektų valdymui. Vėliau Softbuilder OÜ komanda kūrė sistemas kelių tiesimo įmonėms, o dar vėliau – ir architektams, taip įgydama daug patirties ir žinių visame statybos procese. Šiuo metu įmonė yra sukūrusi ir toliau vysto „debesijos“ pagrindu veikiančią sistemą bauwise.com, skirtą projektų biudžetų valdymui ir išlaidų kontrolei, paprastai sakant – projekto finansų valdymui. Sistema ypač naudinga generaliniams rangovams.

Sėkmės istorija su bauwise.com

Puikus pavyzdys yra sparčiai auganti ir generalinės rangos paslaugas teikianti Estijos įmonė Mapri Ehitus OÜ, kurios apyvarta siekia 60 mln. eurų per metus. Įmonės veiklos procesai buvo gerai organizuoti, tačiau buvo ir nemažai iššūkių, pavyzdžiui, tai, kad projektų vadovai skirdavo pakankamai daug laiko atnaujindami informaciją atskirose skaičiuoklėse apie darbų baigtumą, faktines subrangos išlaidas iš apskaitos sistemos bei susiedami tas išlaidas su konkrečiomis biudžeto eilutėmis. Taip pat nemažai laiko atimdavo ruošti bendras projektų apžvalgos ataskaitas. Kadangi faktiniai duomenys iš apskaitos būdavo gaunami kas savaitę, buvo sunku tiksliai prognozuoti galutinį projekto rezultatą, taip pat realiu laiku matyti, kiek subrangovams jau sumokėta, koks yra likutis ir taip toliau.

Šiandien, pasirinkę bauwise.com, projektų vadovai naudojasi nesudėtinga, centralizuota, vieninga projektų biudžetų valdymo ir kontrolės sistema, kuri yra kasdien automatiškai papildoma faktiniais duomenimis iš apskaitos sistemos, taip pat jie patys sistemos pagalba gali greitai ir paprastai paskirstyti gaunamas sąskaitas biudžeto eilutėms ir šią informaciją pateikti apskaitos skyriui automatiškai. Dabar matyti realų visų įmonės projektų portfelio finansinį rezultatą galima ne po savaitė ar dviejų, o iškart. Tai suteikia konkurencinį pranašumą ir padeda siekti vis geresnių veiklos rezultatų.  

Bendrovės Softbuilder OU nuotr.