Tuo pačiu Tarnyba pažymėjo ir teigiamus aspektus – UAB „Aukštaitijos vandenys“ pirkimų poreikius planuoja remdamasi strateginiais bei veiklos planais, pasiekė 100 proc. žaliųjų pirkimų rodiklį, pirkimuose sulaukia daugiau pasiūlymų nei vidutiniškai šalyje, o neįvykusių pirkimų nenustatyta.

Pirkimų planavimui trūksta aiškios sistemos ir atsekamumo

Vienu svarbiausių trūkumų Viešųjų pirkimų tarnyba įvardijo pirkimų inicijavimo procesą. Nustatyta, kad planiniai pirkimai dažnai pradedami neturint atskiro inicijavimo dokumento – daugeliu atvejų remtasi tik pirkimų planu, kuriame nebuvo pakankamai išsamiai pagrindžiamas poreikis, apibrėžiami reikalavimai pirkimo objektui, jo vertė, apimtis ar atsakingų darbuotojų sprendimai.

Tarnybos vertinimu, tokia praktika mažina pirkimų proceso skaidrumą, apsunkina sprendimų atsekamumą ir neleidžia aiškiai atriboti atsakomybių tarp procese dalyvaujančių asmenų.

Taip pat nustatyta, kad UAB „Aukštaitijos vandenys“ pirkimų planas daugiau naudojamas kaip formalus dokumentas, o ne kaip veiksminga planavimo ir kontrolės priemonė. Plane pateikiama ribota informacija, o pirkimų pradžios terminai dažnai nurodomi labai plačiais intervalais – kelių ketvirčių laikotarpiu.

2025 metais bendrovės pirkimų planas buvo tikslintas net 28 kartus, tačiau pakeitimams nebuvo taikomi vienodi informacijos pateikimo ir pagrindimo reikalavimai.

Nepakankamai naudojami kainos ir kokybės santykio kriterijai

Vertindama pirkimų rezultatus, Viešųjų pirkimų tarnyba atkreipė dėmesį į nepakankamą kainos ir kokybės santykio kriterijų taikymą.

2025 metais UAB „Aukštaitijos vandenys“ vykdytuose pirkimuose šis rodiklis pagal vertę siekė 16,4 proc., nors teisės aktuose nustatyta, kad tokie pirkimai turėtų sudaryti ne mažiau kaip 30 proc. Tarnybos vertinimu, tai rodo, kad organizacijoje dar nėra pakankamai išplėtotas kokybinių kriterijų taikymas ir jų reikšmės vertinimas planuojant pirkimus.

Trūksta darniųjų pirkimų strategijos ir atsakomybės už jos įgyvendinimą

Tikrinimo metu nustatyta, kad bendrovė neturi parengtos darniųjų pirkimų strategijos, taip pat nėra paskirto darbuotojo, kuris būtų atsakingas už darniųjų pirkimų stebėseną ir koordinavimą.

Viešųjų pirkimų tarnybos vertinimu, dėl to socialiniai, inovatyvūs ir kiti strateginiai pirkimų tikslai nėra nuosekliai integruojami į bendrovės planavimo procesus.

Nors UAB „Aukštaitijos vandenys“ pasiekė 100 proc. žaliųjų pirkimų rodiklį, Tarnyba pabrėžia, kad darnūs pirkimai apima ne tik aplinkosauginius kriterijus, bet ir platesnį strateginių tikslų įgyvendinimą.

Nustatyta pirkimo dokumentų rengimo ir kontrolės spragų

Viešųjų pirkimų tarnyba taip pat nustatė trūkumų rengiant pirkimo dokumentus. Kai kuriuose dokumentuose buvo naudojamos nebeaktualios teisės aktų nuostatos, rasti neatitikimai tarp skelbimuose ir pirkimo dokumentuose pateiktos informacijos.

Be to, dalyje pirkimų tiekėjams nebuvo pateikiami aiškūs sutarčių projektai arba pakankamai išsamiai nurodomos esminės būsimų sutarčių sąlygos.

Tarnybos vertinimu, tokie neatitikimai gali apsunkinti tiekėjų galimybes tinkamai įvertinti pirkimo sąlygas ir parengti pasiūlymus.

Procesų valdymui trūksta skaitmeninių sprendimų

Tikrinimo metu nustatyta, kad UAB „Aukštaitijos vandenys“ nėra įdiegusi pakankamai efektyvios pirkimų terminų kontrolės sistemos. Pirkimų procesų valdymui nenaudojamos specializuotos informacinės priemonės, o dalis dokumentų vis dar saugoma popieriniu formatu.

Viešųjų pirkimų tarnybos vertinimu, tai apsunkina kasdienį procesų valdymą, dokumentų paiešką, sprendimų atsekamumą ir vidaus kontrolės vykdymą.

Paviešinta ne visa informacija apie sudarytas sutartis

Pirkimų vykdymo etape Tarnyba nustatė ir viešinimo trūkumų. Tikrinamu laikotarpiu CVP IS buvo paviešinta 69,8 proc. sudarytų sutarčių.

Nustatyta atvejų, kai sutartys arba laimėję tiekėjų pasiūlymai buvo paskelbti pavėluotai arba iš viso nebuvo paskelbti. Gavusi Viešųjų pirkimų tarnybos ataskaitos projektą, bendrovė pašalino nustatytus trūkumus ir įvykdė Tarnybos pateiktus įpareigojimus dėl sutarčių bei pasiūlymų paviešinimo.

Bendrovė planuoja įgyvendinti Tarnybos rekomendacijas

Siekdama pagerinti UAB „Aukštaitijos vandenys“ pirkimų valdyseną, Viešųjų pirkimų tarnyba pateikė rekomendacijas atnaujinti vidaus teisės aktus, įtvirtinti privalomą pirkimų inicijavimą atskirais dokumentais, išplėsti pirkimų plano turinį ir nustatyti aiškesnius terminų kontrolės mechanizmus.

Taip pat rekomenduota parengti darniųjų pirkimų strategiją, standartizuoti pirkimų dokumentus, stiprinti darbuotojų kompetencijas, vidaus kontrolę ir reguliariai analizuoti pirkimų procesų efektyvumą.

UAB „Aukštaitijos vandenys“ informavo Viešųjų pirkimų tarnybą, kad daugumą pateiktų rekomendacijų planuoja įgyvendinti iki 2026 metų pabaigos. Bendrovė numato atnaujinti vidaus procedūras, patikslinti atsakomybių paskirstymą bei sustiprinti pirkimų planavimo ir kontrolės mechanizmus.