2020 gegužės 29 d. penktadienis, 12:23
Reklama  |  El. paštas  |  facebook

Kuo gali padėti CRM programa statybų bendrovėms?

2020-03-18 07:40
Dr. Robertas Šertvytis, KŪB „AIVA SISTEMA“ generalinis direktorius, remdamasis užsienio ir AIVA SISTEMA įmonės patirtimi, nagrinėja darbo su klientais valdymo problemas ir jų sprendimo būdus, panaudojant šiuolaikinę procesų valdymo automatizavimo AIVA STATYBA programą. Analizuojami klientų paklausimų, konkursų registravimo, veiksmų su konkursais ir paklausimais planavimo, kainų apklausos, pasiūlymų ir sutarčių ruošimo bei registravimo problemos ir sprendimai.
nuotrauka
Asociatyvi Statybunaujienos.lt (ALVORA) archyvo nuotr.


Minimos įmonės
AIVA Sistema, KŪB,

Kad statybos rangovai būtų sėkmingi, jie turi užmegzti strateginius ryšius su verslo savininkais, klientais, vyriausybėmis, inžinieriais, architektais, subrangovais ir tiekėjais. Palaikyti tokius ryšius gali padėti klientų su klientais valdymo, sutrumpintai – CRM, sistema.

Šiuo metu statybų sektoriuje CRM programos naudojamos žymiai mažiau negu kitose šakose. Skiriasi labai ir supratimas, kas yra CRM, skirta statybų bendrovėms. Mūsų nuomone, CRM sistema turi efektyviai padėti statybų bendrovei rasti klientų ir laimėti jų užsakymus, o tolimesniam užsakymų vykdymui geriausiai naudoti projektų valdymo sistemą, kuri kartu turi atlikti ir medžiagų bei darbų apskaitos funkcijas.

Kaip rodo įvairių statybos bendrovių veiklos analizė, CRM programa turi padėti bendrovei efektyviau spręsti šiuos uždavinius:

1) Padėti sukurti ir palaikyti esamų ir potencialių klientų, tiekėjų, subrangovų, medžiagų, mechanizmų darbų įkainių ir normų duomenų bazę;
2) Padėti surasti naujų klientų ir gauti jų užsakymus statybos darbams;
3) Automatizuoti vadybininkų darbą ruošiant projektų ir mažesnių statybos darbų sąmatas bei komercinius pasiūlymus ir sutartis;
4) Padėti atlikti medžiagų tiekėjų ir darbų subrangovų kainų apklausą, ruošiant komercinius pasiūlymus projektams.

Panagrinėsime detaliau kiekvieno iš šių uždavinių valdymo automatizavimo sprendimus.

Dr. Robertas Šertvytis, KŪB „AIVA SISTEMA“ generalinis direktorius, teksto autorius

1. Esamų ir potencialių klientų, tiekėjų, subrangovų, medžiagų, mechanizmų darbų įkainių ir normų duomenų bazė

Daugelyje įmonių duomenys apie klientus, tiekėjus, subrangovus, jų tiekiamas medžiagas bei atliekamus darbus laikomi keliose vietose – buhalterinės apskaitos programoje bei Excel failuose, sąmatų skaičiavimo ir kitose programose.

AIVA STATYBA programos CRM modulyje sukuriama vieninga duomenų bazė. Ją sudaro:

a) Esamų ir potencialių klientų katalogas, kuriame saugomi ne tik anketiniai įmonių ar fizinių užsakovų duomenis, bet ir kaupiama istorija apie jiems siųstus pasiūlymus bei užsakymus;
b) Medžiagų tiekėjų, subrangovų, architektų vežėjų ir pan. duomenų bazė, kurioje kartu su anketiniais duomenimis saugoma informacija ir apie tai, kokias jie medžiagas, paslaugas gali pateikti ar atlikti, kokiomis kainomis, užsakymų jiems istorija;
c) Galimų panaudoti projektams medžiagų, mechanizmų, darbų katalogas su kainomis, galimais tiekėjais, jų kainomis, darbų normatyvais.
Vieningos duomenų bazės sukūrimas taupo darbuotojų laiką duomenų paieškai bei padeda greičiau atlikti tokias valdymo funkcijas, kaip kontaktų planavimas, pasiūlymų ruošimas ir t.t. Kitas pranašumas, kuris ypač svarbus didelėms įmonėms, kad įmonės vadybininkai, net būdami skirtingose filialuose, gali pasinaudoti ta pačia duomenų baze.

2. Aktyvus darbas su klientų paklausimais ir konkursais

Klientų paklausimų ir konkursų registracija

Darbas su klientais įmonėje prasideda gavus kliento paklausimą arba suradus paskelbtą konkursą projektui. Daugelyje bendrovių klientų paklausimai ir konkursai registruojami užrašų knygutėse, Excel failuose ir pan., o smulkesni kartais visai neregistruojami.

Dėl tokio netobulo klientų paklausimų registravimo kartais jie iš viso pamirštami, vadovams sunku kontroliuoti, ar su gautu paklausimu kas nors dirba ir kokia to darbo eiga.

AIVA STATYBA CRM programoje gali būti registruojami tiek smulkūs klientų paklausimai darbams, tiek konkursai projektams. Registracijos metu programa automatiškai suteikia registracijos numerį ir datą.

Vadybininkui yra galimybė įrašyti kliento pageidaujamą įvykdymo datą, įkelti prie paklausimo ar konkurso failus.

Užregistravęs paklausimą vadybininkas iš karto arba vėliau gali pereiti prie veiksmų su šiuo kliento paklausimu planavimo arba prie komercinio pasiūlymo ar užsakymo formavimo.

Veiksmų su klientų paklausimais planavimas

Paprastai įmonėse, gavus kliento paklausimą, su juo atliekami įvairūs veiksmai: skambinama klientui, susitinkama su klientu norint pasiaiškinti, ko tiksliai nori klientas, skaičiuojama projekto sąmata, ruošiamas ir siunčiamas komercinis pasiūlymas, taisomas komercinis pasiūlymas, ruošiama sutartis ir pan.

Dažnai veiksmų klientų paklausimais ir konkursams planavimui naudojamos užrašų knygutės, MS Outlook ir kitos nesusijusios su įmonės valdymo sistema programos, todėl informacija sunkiai prieinama kitiems vadybininkams ir vadovams, dažnai prarandama dėl to, kad pamirštama, kas buvo padaryta ir ką reikia toliau daryti su kliento paklausimu. Sukaupta informacija gali dingti darbuotojui išėjus iš darbo.

AIVA STATYBA CRM programoje sudaromas tipinių veiksmų sąrašas su tipiniais priminimų laikais, todėl veiksmų planavimas tampa vadybininkui aiškesnis ir greitesnis negu naudojantis kitomis priemonėmis. Veiksmų planavimas vyksta nuoseklių žingsnių principu: suplanuojamas veiksmas, po to, ji atlikus, pažymima, kad jis atliktas, ir planuojamas kitas veiksmas.

Toks palyginti paprastas planavimo būdas padeda tol nepamiršti kliento paklausimo, kol jis įvykdomas arba klientas atsisako nuo pirkimo užsakymo. 

Žemiau schemoje parodytas darbo su paklausimais ir konkursais automatizuojamas procesas

Visus suplanuotus veiksmus su klientų paklausimas ir konkursais programa parodo suformuotame vadybininko darbų plane, iš kurio galima užregistruoti veiksmo įvykdymą ir planuoti tolimesnį veiksmą su paklausimu.

Klientui užsakius paslaugas ar projektą, paklausimas paverčiamas užsakymu, o konkursas sutartimi, su kuriuo planuojami tolimesni veiksmai su klientu. 

Planuojant veiksmus su kliento paklausimu ar konkursu, ne tik pasirenkamas veiksmas, data ir laikas, bet gali būti įvestas trumpas užduoties aprašymas, o ją įvykdžius, rezultatų aprašymas, kuris padeda dirbant su klientu.

Be to, suplanuotą veiksmą su užduotimi galima peradresuoti kitam įmonės darbuotojui, kuris tai pamatys savo darbų plane.

Tam tikriems veiksmas galima nurodyti, kad programa primintų apie artėjantį jo įvykdymo terminą prieš nurodytą laiką.

Programa parodys vadybininko kompiuteryje pranešimą net tuo atveju, jei AIVA 9001 programa bus išjungta arba atsiųs priminimą el. paštu ar SMS žinute.

Suplanavus darbus su kliento paklausimu ar konkursu, programa automatiškai priskiria visiems darbams kaip vykdytoją už paklausimą priskirtą atsakingą asmenį (projekto vadovą). 

Norint darbą perduoti kitam darbuotojui, kartu perduodama ir atsakomybė už visą darbą su konkursu.

Atsakingas už užsakymą konkursą projekto vadovas gali suplanuoti reikalingus veiksmus, kurie reikalingi pasiruošti konkursui, ir kiekvienai suplanuotai užduočiai priskirti jo vykdytoją.

Vykdytojas jam priskirtus darbus mato darbų plane arba kalendoriuje, kur gali atžymėti priskirto darbo įvykdymą.

Kelis vykdytojus galima priskirti ne tik darbo su konkursais užduotims, bet ir vidinėms įmonės vadovų užduotims, kurios registruojamos per programos Kalendoriaus formą.

Nauda

  • AIVA paklausimų ir konkursų registracijos sistema padeda neprarasti potencialių klientų. 
  • Užduočių planavimo sistema padeda planuoti ir efektyviau komunikuoti su klientais ruošiantis konkursams bei komunikuoti tarp vadybininkų.
  • Taip sutaupomas vadybininkų darbo laikas, nepamirštama užregistruoti klientų paklausimų, padidėja tikimybė, kad kliento paklausimas pavirs jo užsakymu, kaupiama kontaktų su klientais duomenų bazė.
  • Vadovams nereikia prašyti vadybininkų pateikti savo veiksmų su klientas planus ir ataskaitas – bet kuriuo momentu jie tai gali matyti patys sistemoje.
3. Vadybininkų darbo automatizavimas ruošiant projektų ir mažesnių statybos darbų sąmatas bei komercinius pasiūlymus ir sutartis

Statybų bendrovėse didesnėms projektams sąmatų ir pasiūlymų ruošimui naudojama viena iš žinomų (SISTELA, SES, Astera, Prosama) sąmatų programa. Kadangi šiose programose yra kartu ir kainų bei normatyvų duomenų bazė, tai jų naudojimas žymiai palengvina sąmatininko darbą. Lieka tik viena problema – jau paruoštos sąmatos programos duomenų panaudojimo tolimesniam projektų valdymo automatizavimui, kadangi tenka iš naujo ranka įrašinėti duomenis į kitas programas.

AIVA STATYBA programoje užregistravus projekto sutartį, galima importuoti duomenis iš sąmatos failo ir toliau panaudoti projekto valdymui.

Tuo tarpu mažesniems projektams ir darbams statybos bendrovės dažnai naudoja Excel programą paprastai dėl to, kad naudoja specializuotus darbus ir įkainius, ir dėl to, kaip jos teigia, joms yra patogiau ir greičiau ruošti sąmatas Excel programoje. Tačiau šis sprendimas turi tą patį trūkumą, kaip ir atskiros sąmatų programos naudojimas – duomenų iš sąmatos negalima tiesiogiai panaudoti projekto valdymo automatizavimui, todėl toliau perrašinėjami iš naujo, tam gaištamas laikas, atsiranda klaidos.

Aukščiau minėtas problemas gali padėti išspręsti AIVA STATYBA programa. Jos pagalba galima ne tik greičiau paruošti sąmatas specializuotiems smulkiems projektams, bet ir sąmatos duomenis tiesiogiai panaudoti projekto valdymui. Sąmata paruošiama pasirenkant darbus, medžiagas ir mechanizmus iš AIVA duomenų bazės Katalogo. Paruošus sąmatą, panaudojant esamus sistemoje dokumentų šablonus, programa suformuoja Komercinį pasiūlymą bei projekto darbų Sutartį.

Iš išsaugotų duomenų bazėje sutarčių (užsakymų) duomenų programa suformuoja planuojamų pajamų ir pelno ataskaitas bei paskaičiuoja atlyginimus nuo asmeninių pardavimų pelno vadybininkams.

Nauda

  • Programos panaudojimas komercinių pasiūlymų ir sutarčių ruošimui taupo vadybininkų laiką bei automatiškai paruošia reikalingus duomenis kainų apklausai ir projekto vykdymui.
4. Medžiagų tiekėjų ir darbų subrangovų kainų apklausa Internetu

Statybų bendrovės, norėdamos laimėti projektų konkursus, stengiasi gauti mažiausias kainas reikalingoms projektams medžiagoms bei subrangos darbams. Tam vykdoma kainų apklausa.

Kainų apklausos vykdymas paprastai užima nemažai darbuotojų laiko, kadangi reikia paruošti duomenis apklausai, išsiųsti laiškus potencialiems tiekėjams ir subrangovams, o po to palyginti gautus pasiūlymus ir išrinkti nugalėtojus. Dėl laiko trūkumo ne visada tai atliekama geriausiai, o tai lemia pralaimėtus konkursus ir negautus užsakymus arba didelius nuostolius jau vykdant projektą. Jei vis dėl to įmonė skiria pakankamai didelius resursus gerai atlikti apklausą, tada labai išauga valdymo išlaidos.

AIVA STATYBA programa padeda išspręsti šią problemą, kainų apklausai tiesiogiai panaudojant sąmatos duomenis ir vykdant iš programos apklausą internetu. Tiekėjai ir subrangovai patys įveda internetu tiesiogiai į programos duomenų bazę savo siūlomas kainas, o programa jas palygina ir automatiškai praneša el. laiškais tiekėjams, jei jų kainos per didelės. Tiekėjai gali dar du kartus pasitaisyti sumažindami savo siūlomas kainas ir taip laimėti užsakymą, o bendrovė laimi mažesnes kainas, kurios padeda jai laimėti konkursus.

Kainų apklausos programos modulis leidžia su daug mažesnėmis laiko sąnaudomis apklausti daug potencialių subrangovų bei medžiagų tiekėjų ir gauti geresnius kainų pasiūlymus.

Programos panaudojimas ne tik taupo pinigus kainų apklausai, bet ir padeda gauti geresnes kainas iš subrangovų bei tiekėjų ir laimėti daugiau konkursų, todėl programa labai greitai atsiperka.

Programos privalumas yra tas, kad subrangovai patys internetu įveda duomenis, kainas į duomenų bazę. Kitas privalumas yra tas, kad kainų apklausos sistema integruota į statybinių projektų valdymo sistemą, todėl gavus geriausias kainas CRM programos modulyje galima paskaičiuoti komercinio pasiūlymo kainą, o nugalėjus konkursą lieka duomenys apie pasiūlytas kainas.

Išvados

  • Geros, pritaikytos specifiniams statybų bendrovės uždaviniams, CRM programos panaudojimas gali padėti laimėti konkursus bei sumažinti valdymo išlaidas, ruošiantis konkursams.
  • Be to, CRM panaudojimas paruošia duomenis ir projektų valdymui, todėl projektus galima pradėti vykdyti greičiau ir su mažesnėmis valdymo išlaidomis.
  • Palyginus su ekonomine nauda, programos įsigijimo kaina labai maža, o įdiegimas – labai greitas ir paprastas. Todėl nedelskite ir gaukite naudą jau dabar.
Statybunaujienos.lt



Rašyti komentarą:
Vardas:

Tekstas:

Komentarai šalinami, jeigu juose naudojami necenzūriniai žodžiai, skatinamas smurtas, grasinama.


Objektai. Technologijos. Verslo naujienos

nuotrauka
2020-05-25 13:40
Įgyvendinant „Rail Baltica“ projektą, Kauno geležinkelio mazgo rangovai susidūrė su nenumatytomis aplinkybėmis. Atliekant žemė kasimo darbus ties Palemonu aptiktas sovietmečio palikimas – didelis užteršto grunto kiekis naftos produktais.
nuotrauka
2020-05-25 08:41
SEB bankas susitarė su įmonių grupe EIKA dėl finansavimo pratęsimo grupės valdomiems EIKA Verslo Centrui (toliau EVC) ir prekybos centrui „Pupa“. Paskola pratęsiama trejiems metams.
nuotrauka
2020-05-25 08:15
Valstybės nekilnojamąjį turtą valdanti ir jo priežiūrą užtikrinanti valstybės įmonė Turto bankas įgyvendina tris didelės vertės projektus, taikant informacinį modeliavimą (angl. Building Information Modeling, BIM). Vyriausybei patvirtinus siūlymą nuo kitų metų didelės vertės viešojo sektoriaus proje...
nuotrauka
2020-05-22 08:26
Europos Sąjunga iškėlė tikslą iki 2050 metų pereiti prie klimatui neutralaus ekonomikos modelio. „Prie šio perėjimo prisidės visi ekonomikos sektoriai, tad kaip niekad svarbu užtikrinti darnų jų vystymą, tarpusavio integraciją ir koordinuotą valdymą. Dujų, šilumos, elektros, transporto, pramonės, mi...
nuotrauka
2020-05-19 13:58
Šiuo metu baigiamai statyti Vilniaus kogeneracinei jėgainei (VKJ) Aplinkos apsaugos agentūra (Agentūra) išdavė Taršos integruotos prevencijos ir kontrolės (TIPK) leidimą. Tai vienas svarbiausių leidimų numatomoje įmonės veikloje.
nuotrauka
2020-05-19 09:57
Šalies studentams nuolat besiskundžiant atgyvenusiu universitetiniu būstu bei požiūriu į jį, KTU užsibrėžė per penkerius metus modernizuoti 5 iš 12 turimų bendrabučių. Pirmasis naujam gyvenimui bus prikeltas Kaune, Gričiupio g. 13, stovintis dvylikaaukštis.
nuotrauka
2020-05-15 15:00
Trakų Vokės dvaro šeimininkams karantino apribojimai sukūrė ir galimybių – šiuo laikotarpiu, kuomet nevyksta renginiai, intensyviau imtasi anksčiau pradėtų dvaro ir jo aplinkos tvarkymo darbų – restauruojami rūmai, daug dėmesio sulaukė ir parkas, čia esančios senosios alėjos, kurios gaivinamos nauja...
nuotrauka
2020-05-12 13:13
Energetikos ministerija pateikė derinti suinteresuotoms pusėms Vyriausybės nutarimo projektą dėl vietų Baltijos jūroje, kuriose verta plėtoti vėjo elektrinių parkus. Taip pat pateikti siūlymai dėl elektrinių galių – jis galėtų patenkinti ketvirtadalį Lietuvos poreikio.
nuotrauka
2020-04-29 14:38
Šalia Elektrėnų trečiadienį, balandžio 29 d., atidaryta 1 MW saulės elektrinė. Šis įvykis žymi pirmos pasaulyje visiems šalies namų ūkiams prieinamos nutolusių saulės jėgainių platformos „Ignitis saulės parkai“ veiklos startą.
nuotrauka
2020-04-27 08:01
2020 m. balandžio 24 d. Šiaulių kultūros centras ir UAB „Aukstata“ pasirašė Šiaulių miesto centrinio parko estrados modernizavimo darbų sutartį. Estradoje numatyta atlikti darbus už beveik 1,4 mln. eurų. Planuojama, kad miesto gyventojai ir svečiai atnaujinta parko estrada galės naudotis jau kitų me...
nuotrauka
2020-04-23 10:34
Siekdama švelninti karantino padarinius ekonomikai, UAB „Grinda“ plečia darbų apimtis ir papildomai įdarbins daugiau darbuotojų. Tokiu būdu siekiama padėti žmonėms, kurie šiuo sunkiu laikotarpiu neteko pagrindinio pragyvenimo šaltinio.
nuotrauka
2020-04-23 09:41
Pernai pradėtas Lietuvos zoologijos sodo infrastruktūros atnaujinimo projektas įgauna pagreitį.
nuotrauka
2020-04-22 09:05
Bendrovės „Baltisches Haus“ prekybos paskirties pastatas, esantis Lentvaryje, Geležinkelio g. 38, įvertintas tarptautiniu tvariųjų pastatų BREEAM sertifikatu (angl. Building Research Establishment Environmental Assessment Method), atspindinčiu pastatų valdymo kokybę bei poveikį aplinkai.
nuotrauka
2020-04-22 07:40
Dėl šiltos žiemos šiemet gerokai anksčiau prasidėję statybų ir renovacijos darbai nestoja ir karantino metu. Suomiškų plieninių stogo dangų gamintojo „Ruukki“ rinkodaros vadovas Mantas Grigaliūnas patikino, kad šiuo metu stogų pirkimo sumažėjimo nepastebi.
nuotrauka
2020-04-21 09:10
Balandžio 14 dieną ERGOLAIN įmonių grupės direktore tapo Vilma Bružienė, iki tol užėmusi direktoriaus pavaduotojos pareigas ir buvusi atsakinga už verslo plėtrą. V. Bružienė pakeitė bendrovei metus vadovavusį Justą Dargužą – konsultacijų įmonės „Strateginės konsultacijos“ partnerį.
nuotrauka
2020-04-18 09:17
Vilniaus miesto savivaldybės įsteigtas aktyvaus laisvalaikio ir sporto aikštynas prie Baltojo tilto šiuo metu yra itin intensyvių rekonstrukcijos darbų vieta. Vasaros pradžioje čia neturi likti nei darbininkų, nei jų technikos – aikštynas turi būti parengtas naudoti. Jei tik to nedraus karantino lai...
nuotrauka
2020-04-10 08:43
Pasibaigus karantinui kauniečiai ir miesto svečiai laiką galės leisti naujoje viešojoje erdvėje. Jaukų skverą S. Daukanto gatvės ir Karaliaus Mindaugo prospekto sankirtoje, šalia pėsčiųjų tilto į Nemuno salą įrenginėja darnios miestų plėtros ir statybų bendrovė „YIT Lietuva“. Į 0,2 ha ploto šiuo met...
nuotrauka
2020-04-08 09:19
Anksčiau nei planuota, pietinėje Klaipėdos jūrų uosto dalyje užbaigti suskystintųjų gamtinių dujų (SGD) terminalo laivo–saugyklos stovėjimo zonoje sąnašinio grunto valymo darbai. Tad sėkmingai laivas–saugykla "Independence“, prišvartuotas įprastoje vietoje, pirmadienį atnaujino darbą.
nuotrauka
2020-04-07 13:00
Tobulindama statybinės izoliacijos gaminius „Paroc“ kompanija sukūrė naują, efektyvią, universalią akmens vatos plokštę PAROC® Ultra, skirtą naujai statomų ir renovuojamų pastatų atitvarų šilumos izoliacijai.
nuotrauka
2020-04-06 12:59
Šiaurės investicijų bankas (NIB) ir Klaipėdos valstybinio jūrų uosto direkcija pasirašė 19 metų trukmės kredito sutartį, skirtą Klaipėdos uosto infrastruktūrai atnaujinti.

Statybunaujienos.lt » Objektai. Technologijos. Verslo naujienos

nuotrauka

„Išjungti“ žmogui kenksmingus organizmus galima ir šviesos jungikliu?

Pastaruoju metu tam tikrais daiktais išmokome naudotis „be rankų“. Durų rankeną įmanoma nuspausti alkūne taip pat lengvai kaip ir įjungti šviesą, o pirkinių krepšelį prekybos centre – suimti...