2025 m. liepos 20 d. sekmadienis, 0:06:59
Reklama  |  facebook

Kuo gali padėti CRM programa statybų bendrovėms?

2020-03-18 07:40
Dr. Robertas Šertvytis, KŪB „AIVA SISTEMA“ generalinis direktorius, remdamasis užsienio ir AIVA SISTEMA įmonės patirtimi, nagrinėja darbo su klientais valdymo problemas ir jų sprendimo būdus, panaudojant šiuolaikinę procesų valdymo automatizavimo AIVA STATYBA programą. Analizuojami klientų paklausimų, konkursų registravimo, veiksmų su konkursais ir paklausimais planavimo, kainų apklausos, pasiūlymų ir sutarčių ruošimo bei registravimo problemos ir sprendimai.
nuotrauka
Asociatyvi Statybunaujienos.lt (ALVORA) archyvo nuotr.


Minimos įmonės
AIVA Sistema, KŪB,

Kad statybos rangovai būtų sėkmingi, jie turi užmegzti strateginius ryšius su verslo savininkais, klientais, vyriausybėmis, inžinieriais, architektais, subrangovais ir tiekėjais. Palaikyti tokius ryšius gali padėti klientų su klientais valdymo, sutrumpintai – CRM, sistema.

Šiuo metu statybų sektoriuje CRM programos naudojamos žymiai mažiau negu kitose šakose. Skiriasi labai ir supratimas, kas yra CRM, skirta statybų bendrovėms. Mūsų nuomone, CRM sistema turi efektyviai padėti statybų bendrovei rasti klientų ir laimėti jų užsakymus, o tolimesniam užsakymų vykdymui geriausiai naudoti projektų valdymo sistemą, kuri kartu turi atlikti ir medžiagų bei darbų apskaitos funkcijas.

Kaip rodo įvairių statybos bendrovių veiklos analizė, CRM programa turi padėti bendrovei efektyviau spręsti šiuos uždavinius:

1) Padėti sukurti ir palaikyti esamų ir potencialių klientų, tiekėjų, subrangovų, medžiagų, mechanizmų darbų įkainių ir normų duomenų bazę;
2) Padėti surasti naujų klientų ir gauti jų užsakymus statybos darbams;
3) Automatizuoti vadybininkų darbą ruošiant projektų ir mažesnių statybos darbų sąmatas bei komercinius pasiūlymus ir sutartis;
4) Padėti atlikti medžiagų tiekėjų ir darbų subrangovų kainų apklausą, ruošiant komercinius pasiūlymus projektams.

Panagrinėsime detaliau kiekvieno iš šių uždavinių valdymo automatizavimo sprendimus.

Dr. Robertas Šertvytis, KŪB „AIVA SISTEMA“ generalinis direktorius, teksto autorius

1. Esamų ir potencialių klientų, tiekėjų, subrangovų, medžiagų, mechanizmų darbų įkainių ir normų duomenų bazė

Daugelyje įmonių duomenys apie klientus, tiekėjus, subrangovus, jų tiekiamas medžiagas bei atliekamus darbus laikomi keliose vietose – buhalterinės apskaitos programoje bei Excel failuose, sąmatų skaičiavimo ir kitose programose.

AIVA STATYBA programos CRM modulyje sukuriama vieninga duomenų bazė. Ją sudaro:

a) Esamų ir potencialių klientų katalogas, kuriame saugomi ne tik anketiniai įmonių ar fizinių užsakovų duomenis, bet ir kaupiama istorija apie jiems siųstus pasiūlymus bei užsakymus;
b) Medžiagų tiekėjų, subrangovų, architektų vežėjų ir pan. duomenų bazė, kurioje kartu su anketiniais duomenimis saugoma informacija ir apie tai, kokias jie medžiagas, paslaugas gali pateikti ar atlikti, kokiomis kainomis, užsakymų jiems istorija;
c) Galimų panaudoti projektams medžiagų, mechanizmų, darbų katalogas su kainomis, galimais tiekėjais, jų kainomis, darbų normatyvais.
Vieningos duomenų bazės sukūrimas taupo darbuotojų laiką duomenų paieškai bei padeda greičiau atlikti tokias valdymo funkcijas, kaip kontaktų planavimas, pasiūlymų ruošimas ir t.t. Kitas pranašumas, kuris ypač svarbus didelėms įmonėms, kad įmonės vadybininkai, net būdami skirtingose filialuose, gali pasinaudoti ta pačia duomenų baze.

2. Aktyvus darbas su klientų paklausimais ir konkursais

Klientų paklausimų ir konkursų registracija

Darbas su klientais įmonėje prasideda gavus kliento paklausimą arba suradus paskelbtą konkursą projektui. Daugelyje bendrovių klientų paklausimai ir konkursai registruojami užrašų knygutėse, Excel failuose ir pan., o smulkesni kartais visai neregistruojami.

Dėl tokio netobulo klientų paklausimų registravimo kartais jie iš viso pamirštami, vadovams sunku kontroliuoti, ar su gautu paklausimu kas nors dirba ir kokia to darbo eiga.

AIVA STATYBA CRM programoje gali būti registruojami tiek smulkūs klientų paklausimai darbams, tiek konkursai projektams. Registracijos metu programa automatiškai suteikia registracijos numerį ir datą.

Vadybininkui yra galimybė įrašyti kliento pageidaujamą įvykdymo datą, įkelti prie paklausimo ar konkurso failus.

Užregistravęs paklausimą vadybininkas iš karto arba vėliau gali pereiti prie veiksmų su šiuo kliento paklausimu planavimo arba prie komercinio pasiūlymo ar užsakymo formavimo.

Veiksmų su klientų paklausimais planavimas

Paprastai įmonėse, gavus kliento paklausimą, su juo atliekami įvairūs veiksmai: skambinama klientui, susitinkama su klientu norint pasiaiškinti, ko tiksliai nori klientas, skaičiuojama projekto sąmata, ruošiamas ir siunčiamas komercinis pasiūlymas, taisomas komercinis pasiūlymas, ruošiama sutartis ir pan.

Dažnai veiksmų klientų paklausimais ir konkursams planavimui naudojamos užrašų knygutės, MS Outlook ir kitos nesusijusios su įmonės valdymo sistema programos, todėl informacija sunkiai prieinama kitiems vadybininkams ir vadovams, dažnai prarandama dėl to, kad pamirštama, kas buvo padaryta ir ką reikia toliau daryti su kliento paklausimu. Sukaupta informacija gali dingti darbuotojui išėjus iš darbo.

AIVA STATYBA CRM programoje sudaromas tipinių veiksmų sąrašas su tipiniais priminimų laikais, todėl veiksmų planavimas tampa vadybininkui aiškesnis ir greitesnis negu naudojantis kitomis priemonėmis. Veiksmų planavimas vyksta nuoseklių žingsnių principu: suplanuojamas veiksmas, po to, ji atlikus, pažymima, kad jis atliktas, ir planuojamas kitas veiksmas.

Toks palyginti paprastas planavimo būdas padeda tol nepamiršti kliento paklausimo, kol jis įvykdomas arba klientas atsisako nuo pirkimo užsakymo. 

Žemiau schemoje parodytas darbo su paklausimais ir konkursais automatizuojamas procesas

Visus suplanuotus veiksmus su klientų paklausimas ir konkursais programa parodo suformuotame vadybininko darbų plane, iš kurio galima užregistruoti veiksmo įvykdymą ir planuoti tolimesnį veiksmą su paklausimu.

Klientui užsakius paslaugas ar projektą, paklausimas paverčiamas užsakymu, o konkursas sutartimi, su kuriuo planuojami tolimesni veiksmai su klientu. 

Planuojant veiksmus su kliento paklausimu ar konkursu, ne tik pasirenkamas veiksmas, data ir laikas, bet gali būti įvestas trumpas užduoties aprašymas, o ją įvykdžius, rezultatų aprašymas, kuris padeda dirbant su klientu.

Be to, suplanuotą veiksmą su užduotimi galima peradresuoti kitam įmonės darbuotojui, kuris tai pamatys savo darbų plane.

Tam tikriems veiksmas galima nurodyti, kad programa primintų apie artėjantį jo įvykdymo terminą prieš nurodytą laiką.

Programa parodys vadybininko kompiuteryje pranešimą net tuo atveju, jei AIVA 9001 programa bus išjungta arba atsiųs priminimą el. paštu ar SMS žinute.

Suplanavus darbus su kliento paklausimu ar konkursu, programa automatiškai priskiria visiems darbams kaip vykdytoją už paklausimą priskirtą atsakingą asmenį (projekto vadovą). 

Norint darbą perduoti kitam darbuotojui, kartu perduodama ir atsakomybė už visą darbą su konkursu.

Atsakingas už užsakymą konkursą projekto vadovas gali suplanuoti reikalingus veiksmus, kurie reikalingi pasiruošti konkursui, ir kiekvienai suplanuotai užduočiai priskirti jo vykdytoją.

Vykdytojas jam priskirtus darbus mato darbų plane arba kalendoriuje, kur gali atžymėti priskirto darbo įvykdymą.

Kelis vykdytojus galima priskirti ne tik darbo su konkursais užduotims, bet ir vidinėms įmonės vadovų užduotims, kurios registruojamos per programos Kalendoriaus formą.

Nauda

  • AIVA paklausimų ir konkursų registracijos sistema padeda neprarasti potencialių klientų. 
  • Užduočių planavimo sistema padeda planuoti ir efektyviau komunikuoti su klientais ruošiantis konkursams bei komunikuoti tarp vadybininkų.
  • Taip sutaupomas vadybininkų darbo laikas, nepamirštama užregistruoti klientų paklausimų, padidėja tikimybė, kad kliento paklausimas pavirs jo užsakymu, kaupiama kontaktų su klientais duomenų bazė.
  • Vadovams nereikia prašyti vadybininkų pateikti savo veiksmų su klientas planus ir ataskaitas – bet kuriuo momentu jie tai gali matyti patys sistemoje.
3. Vadybininkų darbo automatizavimas ruošiant projektų ir mažesnių statybos darbų sąmatas bei komercinius pasiūlymus ir sutartis

Statybų bendrovėse didesnėms projektams sąmatų ir pasiūlymų ruošimui naudojama viena iš žinomų (SISTELA, SES, Astera, Prosama) sąmatų programa. Kadangi šiose programose yra kartu ir kainų bei normatyvų duomenų bazė, tai jų naudojimas žymiai palengvina sąmatininko darbą. Lieka tik viena problema – jau paruoštos sąmatos programos duomenų panaudojimo tolimesniam projektų valdymo automatizavimui, kadangi tenka iš naujo ranka įrašinėti duomenis į kitas programas.

AIVA STATYBA programoje užregistravus projekto sutartį, galima importuoti duomenis iš sąmatos failo ir toliau panaudoti projekto valdymui.

Tuo tarpu mažesniems projektams ir darbams statybos bendrovės dažnai naudoja Excel programą paprastai dėl to, kad naudoja specializuotus darbus ir įkainius, ir dėl to, kaip jos teigia, joms yra patogiau ir greičiau ruošti sąmatas Excel programoje. Tačiau šis sprendimas turi tą patį trūkumą, kaip ir atskiros sąmatų programos naudojimas – duomenų iš sąmatos negalima tiesiogiai panaudoti projekto valdymo automatizavimui, todėl toliau perrašinėjami iš naujo, tam gaištamas laikas, atsiranda klaidos.

Aukščiau minėtas problemas gali padėti išspręsti AIVA STATYBA programa. Jos pagalba galima ne tik greičiau paruošti sąmatas specializuotiems smulkiems projektams, bet ir sąmatos duomenis tiesiogiai panaudoti projekto valdymui. Sąmata paruošiama pasirenkant darbus, medžiagas ir mechanizmus iš AIVA duomenų bazės Katalogo. Paruošus sąmatą, panaudojant esamus sistemoje dokumentų šablonus, programa suformuoja Komercinį pasiūlymą bei projekto darbų Sutartį.

Iš išsaugotų duomenų bazėje sutarčių (užsakymų) duomenų programa suformuoja planuojamų pajamų ir pelno ataskaitas bei paskaičiuoja atlyginimus nuo asmeninių pardavimų pelno vadybininkams.

Nauda

  • Programos panaudojimas komercinių pasiūlymų ir sutarčių ruošimui taupo vadybininkų laiką bei automatiškai paruošia reikalingus duomenis kainų apklausai ir projekto vykdymui.
4. Medžiagų tiekėjų ir darbų subrangovų kainų apklausa Internetu

Statybų bendrovės, norėdamos laimėti projektų konkursus, stengiasi gauti mažiausias kainas reikalingoms projektams medžiagoms bei subrangos darbams. Tam vykdoma kainų apklausa.

Kainų apklausos vykdymas paprastai užima nemažai darbuotojų laiko, kadangi reikia paruošti duomenis apklausai, išsiųsti laiškus potencialiems tiekėjams ir subrangovams, o po to palyginti gautus pasiūlymus ir išrinkti nugalėtojus. Dėl laiko trūkumo ne visada tai atliekama geriausiai, o tai lemia pralaimėtus konkursus ir negautus užsakymus arba didelius nuostolius jau vykdant projektą. Jei vis dėl to įmonė skiria pakankamai didelius resursus gerai atlikti apklausą, tada labai išauga valdymo išlaidos.

AIVA STATYBA programa padeda išspręsti šią problemą, kainų apklausai tiesiogiai panaudojant sąmatos duomenis ir vykdant iš programos apklausą internetu. Tiekėjai ir subrangovai patys įveda internetu tiesiogiai į programos duomenų bazę savo siūlomas kainas, o programa jas palygina ir automatiškai praneša el. laiškais tiekėjams, jei jų kainos per didelės. Tiekėjai gali dar du kartus pasitaisyti sumažindami savo siūlomas kainas ir taip laimėti užsakymą, o bendrovė laimi mažesnes kainas, kurios padeda jai laimėti konkursus.

Kainų apklausos programos modulis leidžia su daug mažesnėmis laiko sąnaudomis apklausti daug potencialių subrangovų bei medžiagų tiekėjų ir gauti geresnius kainų pasiūlymus.

Programos panaudojimas ne tik taupo pinigus kainų apklausai, bet ir padeda gauti geresnes kainas iš subrangovų bei tiekėjų ir laimėti daugiau konkursų, todėl programa labai greitai atsiperka.

Programos privalumas yra tas, kad subrangovai patys internetu įveda duomenis, kainas į duomenų bazę. Kitas privalumas yra tas, kad kainų apklausos sistema integruota į statybinių projektų valdymo sistemą, todėl gavus geriausias kainas CRM programos modulyje galima paskaičiuoti komercinio pasiūlymo kainą, o nugalėjus konkursą lieka duomenys apie pasiūlytas kainas.

Išvados

  • Geros, pritaikytos specifiniams statybų bendrovės uždaviniams, CRM programos panaudojimas gali padėti laimėti konkursus bei sumažinti valdymo išlaidas, ruošiantis konkursams.
  • Be to, CRM panaudojimas paruošia duomenis ir projektų valdymui, todėl projektus galima pradėti vykdyti greičiau ir su mažesnėmis valdymo išlaidomis.
  • Palyginus su ekonomine nauda, programos įsigijimo kaina labai maža, o įdiegimas – labai greitas ir paprastas. Todėl nedelskite ir gaukite naudą jau dabar.
Statybunaujienos.lt



Objektai. Technologijos. Verslas

nuotrauka
2025-07-18 10:14
AB „Akola group“, valdanti vieną didžiausių žemės ūkio ir maisto gamybos įmonių grupių Baltijos šalyse, laikinai atideda netiesiogiai valdomos AB „Kaišiadorių paukštynas“ biojėgainės statybų projektą Kaišiadoryse. Biojėgainės veiklos pradžia buvo numatyta 2026 m. pirmąjį ketvirtį. Biojėgainės statyb...
nuotrauka
2025-07-18 09:52
Registrų centro administruojamame elektroninių varžytynių ir aukcionų portale antrąjį šių metų ketvirtį parduota įvairaus kilnojamojo ir nekilnojamojo turto už 28,5 mln. eurų.
nuotrauka
2025-07-18 08:35
Klaipėdos rajone ir toliau auga ugdymo įstaigų plėtra – per dvejus metus prie Ketvergių pagrindinės mokyklos bus pastatytas dviejų aukštų priestatas, kuriame veiks mokykla ir darželis. Čia bus įrengtos dvi naujos grupės darželinukams bei trys klasės mokiniams. Darbus, kurių vertė beveik 2,5 mln. eur...
nuotrauka
2025-07-17 13:46
Laisvėjančios pinigų skolinimosi sąlygos, pozityvūs gyventojų lūkesčiai ir kainų augimo perspektyva toliau skatina būsto rinkos aktyvumą, o tai atsispindi ir realiuose sandorių skaičiuose, skelbiama „Ober-Haus“ būsto rinkos apžvalgoje. VĮ Registrų centro duomenimis, 2025 metų antrąjį ketvirtį Lietuv...
nuotrauka
2025-07-17 09:44
Tendencija darbo rinkoje – į Lietuvą pirmąjį pusmetį atvyko dirbti 4 tūkst. mažiau trečiųjų šalių piliečių. Daugiau darbo rinkoje šiemet skaičiuojama pradėjusių dirbti Europos Sąjungos piliečių (1,7 tūkst.) nei pernai tokiu pat laikotarpiu.
nuotrauka
2025-07-17 08:00
Tinkamas lango angos montavimas ir sandarinimas lemia namų šilumos ir akustines savybes. Dėl nesandarios lango–sienos jungties atsiranda šalčio tilteliai, taip prarandant šilumą. „SOUDAL Window System“ (SWS) – tai profesionali langų ir durų montavimo sistema, sukurta spręsti šias problemas.
nuotrauka
2025-07-17 07:43
Šiuolaikinėje statybos ir architektūros praktikoje vis svarbesnį vaidmenį įgyja ne atskiri sprendimai, o sklandus, tarpusavio pasitikėjimu grįstas komandos darbas. Statybininkų ir architektų bendradarbiavimas tampa kertiniu projekto sėkmės veiksniu, o jo esmė – derinti kūrybines vizijas su inžinerin...
nuotrauka
2025-07-16 12:13
Fondo „Lords LB Management“ valdoma bendrovė „PN Management“, vykdanti „Preses Nama Kvartāls“ plėtrą Rygoje, ir buvęs statybų partneris AS „UPB“ pasirašė taikos sutartį, kuria išsprendžiami visi ilgalaikiai nesutarimai tarp šių bendrovių.
nuotrauka
2025-07-15 15:00
Liepos 15 d. Vilniaus Žirmūnų rajone iškilmingai įkasta kapsulė su laišku ateities kartoms. Šis simbolinis gestas pažymėjo jau vykstančias moderniausio ir didžiausio lengvosios atletikos maniežo Vilniuje statybas – tai vienas svarbiausių sporto infrastruktūros projektų Lietuvoje.
nuotrauka
2025-07-15 10:41
Po itin nerezultatyvių 2024 metų Lietuvos komercinio nekilnojamojo turto investicinių sandorių rinkoje 2025 metais jau fiksuojamas augimas. „Ober-Haus“ duomenimis, per 2025 m. pirmąjį pusmetį Lietuvoje buvo įsigyta modernaus srautinio komercinio turto (biurai, prekybinės, sandėliavimo ir gamybinės p...
nuotrauka
2025-07-15 07:17
Sanatorijos „Gradiali“ atnaujinimo ir plėtros darbai Palangoje šiandien vertinami kaip vienas ambicingiausių pastarųjų metų sveikatingumo infrastruktūros projektų Lietuvoje. Projektą etapais įgyvendino generalinis rangovas – UAB „Rekana“ iš Šiaulių. Po trejų metų intensyvaus darbo sanatorijos plotas...
nuotrauka
2025-07-14 10:03
PS „MB.MS" – jungtinės veiklos įmonė, įsteigta UAB Merko statyba ir SIA Merko Būve (AS Merko Ehitus grupės dukterinių įmonių) bei SIA WPR 2, – pasirašė rangos sutartį dėl vėjo jėgainių parko statybos Latvijoje, Smiltenės rajone. Sutarties vertė – daugiau kaip 30 mln. eurų.
nuotrauka
2025-07-11 06:44
Europos Komisijai pradėjus viešąsias konsultacijas dėl karinio mobilumo paketo, Lietuva aktyviai sieks daugiau Europos Sąjungos (ES) investicijų strateginiams projektams, gerinantiems Baltijos šalių regiono susisiekimą ir karinio mobilumo jungtis su Europa.
nuotrauka
2025-07-10 12:42
Per pirmuosius šešis šių metų mėnesius tvarios miestų ir infrastruktūros plėtros bendrovė „YIT Lietuva“ pardavė 218 būstų ir komercinių patalpų Vilniuje ir Kaune. Šis skaičius beveik pasiekė visų 2024-ųjų metų rezultatą, kai buvo parduoti 239 objektai, ir gerokai viršija visų 2023 metų pardavimus, k...
nuotrauka
2025-07-09 06:55
Lietuvos statybininkų asociacijos (LSA) sprendimas nutraukti narystę Lietuvos pramonininkų konfederacijoje (LPK) sulaukė viešo dėmesio. Liepos 3 d. LSA paskelbė apie išėjimą iš organizacijos, su kuria ją siejo net 35 metų partnerystė. Po šio žingsnio abi pusės pateikė savo vertinimus – LSA akcentavo...
nuotrauka
2025-07-08 09:02
Dar prieš porą metų Kauno tarpukario architektūrai patekus į UNESCO paveldo sąrašą daugelio kauniečių ir miesto svečių akys atsigręžė į jų kasdien praeinamus istorinius pastatus. Visgi, nors kultūrinio paveldo požiūriu tokie pastatai yra vertybė, energetiškai jie gali būti vieni nuostolingiausių.
nuotrauka
2025-07-08 07:34
Pasibaigus Aplinkos projektų valdymo agentūros (APVA) organizuotiems Metų renovacijos projekto rinkimams, paaiškėjo, kad vienas iš trijų daugiausiai visuomenės balsų surinkusių projektų – penkiaaukštis daugiabutis Marijampolėje. Pastatą atnaujino generalinis rangovas UAB „Coner“, o jo transformacija...
nuotrauka
2025-07-07 08:17
Naujamiestis – vienas iš greičiausiai augančių sostinės rajonų ir strateginė Vilniaus teritorija, kur sprendimai dėl plėtros šiandien gali nulemti ne tik šio rajono, bet ir miesto gyvybingumo ateitį, sako NT ir verslo ekspertai. Sparčiai besikeičiantis buvęs pramoninis rajonas vis dar neturi aiškaus...
nuotrauka
2025-07-03 20:05
Skiriasi šalies statybų sektoriaus įmones vienijančios Lietuvos statybininkų asociacijos (LSA) ir Lietuvos pramonininkų konfederacijos (LPK) keliai – LSA taryba liepos 3 d. priėmė sprendimą išstoti iš Lietuvos pramonininkų konfederacijos.
nuotrauka
2025-07-03 15:36
Kaune, A. Juozapavičiaus pr. 57, duris atvėrė atnaujintas Turto banko administracinis pastatas, kuriame patogesnėmis darbo sąlygomis jau džiaugiasi 6 valstybės įstaigos. Atlikti darbai leido reikšmingai pagerinti pastato energinį naudingumą nuo F iki A klasės. Teigiami pokyčiai leidžia energijos sąn...

Statybunaujienos.lt » Objektai. Technologijos. Verslas