2020 rugsėjo 20 d. sekmadienis, 3:21
Reklama  |  El. paštas  |  facebook

Kuo gali padėti CRM programa statybų bendrovėms?

2020-03-18 07:40
Dr. Robertas Šertvytis, KŪB „AIVA SISTEMA“ generalinis direktorius, remdamasis užsienio ir AIVA SISTEMA įmonės patirtimi, nagrinėja darbo su klientais valdymo problemas ir jų sprendimo būdus, panaudojant šiuolaikinę procesų valdymo automatizavimo AIVA STATYBA programą. Analizuojami klientų paklausimų, konkursų registravimo, veiksmų su konkursais ir paklausimais planavimo, kainų apklausos, pasiūlymų ir sutarčių ruošimo bei registravimo problemos ir sprendimai.
nuotrauka
Asociatyvi Statybunaujienos.lt (ALVORA) archyvo nuotr.


Minimos įmonės
AIVA Sistema, KŪB,

Kad statybos rangovai būtų sėkmingi, jie turi užmegzti strateginius ryšius su verslo savininkais, klientais, vyriausybėmis, inžinieriais, architektais, subrangovais ir tiekėjais. Palaikyti tokius ryšius gali padėti klientų su klientais valdymo, sutrumpintai – CRM, sistema.

Šiuo metu statybų sektoriuje CRM programos naudojamos žymiai mažiau negu kitose šakose. Skiriasi labai ir supratimas, kas yra CRM, skirta statybų bendrovėms. Mūsų nuomone, CRM sistema turi efektyviai padėti statybų bendrovei rasti klientų ir laimėti jų užsakymus, o tolimesniam užsakymų vykdymui geriausiai naudoti projektų valdymo sistemą, kuri kartu turi atlikti ir medžiagų bei darbų apskaitos funkcijas.

Kaip rodo įvairių statybos bendrovių veiklos analizė, CRM programa turi padėti bendrovei efektyviau spręsti šiuos uždavinius:

1) Padėti sukurti ir palaikyti esamų ir potencialių klientų, tiekėjų, subrangovų, medžiagų, mechanizmų darbų įkainių ir normų duomenų bazę;
2) Padėti surasti naujų klientų ir gauti jų užsakymus statybos darbams;
3) Automatizuoti vadybininkų darbą ruošiant projektų ir mažesnių statybos darbų sąmatas bei komercinius pasiūlymus ir sutartis;
4) Padėti atlikti medžiagų tiekėjų ir darbų subrangovų kainų apklausą, ruošiant komercinius pasiūlymus projektams.

Panagrinėsime detaliau kiekvieno iš šių uždavinių valdymo automatizavimo sprendimus.

Dr. Robertas Šertvytis, KŪB „AIVA SISTEMA“ generalinis direktorius, teksto autorius

1. Esamų ir potencialių klientų, tiekėjų, subrangovų, medžiagų, mechanizmų darbų įkainių ir normų duomenų bazė

Daugelyje įmonių duomenys apie klientus, tiekėjus, subrangovus, jų tiekiamas medžiagas bei atliekamus darbus laikomi keliose vietose – buhalterinės apskaitos programoje bei Excel failuose, sąmatų skaičiavimo ir kitose programose.

AIVA STATYBA programos CRM modulyje sukuriama vieninga duomenų bazė. Ją sudaro:

a) Esamų ir potencialių klientų katalogas, kuriame saugomi ne tik anketiniai įmonių ar fizinių užsakovų duomenis, bet ir kaupiama istorija apie jiems siųstus pasiūlymus bei užsakymus;
b) Medžiagų tiekėjų, subrangovų, architektų vežėjų ir pan. duomenų bazė, kurioje kartu su anketiniais duomenimis saugoma informacija ir apie tai, kokias jie medžiagas, paslaugas gali pateikti ar atlikti, kokiomis kainomis, užsakymų jiems istorija;
c) Galimų panaudoti projektams medžiagų, mechanizmų, darbų katalogas su kainomis, galimais tiekėjais, jų kainomis, darbų normatyvais.
Vieningos duomenų bazės sukūrimas taupo darbuotojų laiką duomenų paieškai bei padeda greičiau atlikti tokias valdymo funkcijas, kaip kontaktų planavimas, pasiūlymų ruošimas ir t.t. Kitas pranašumas, kuris ypač svarbus didelėms įmonėms, kad įmonės vadybininkai, net būdami skirtingose filialuose, gali pasinaudoti ta pačia duomenų baze.

2. Aktyvus darbas su klientų paklausimais ir konkursais

Klientų paklausimų ir konkursų registracija

Darbas su klientais įmonėje prasideda gavus kliento paklausimą arba suradus paskelbtą konkursą projektui. Daugelyje bendrovių klientų paklausimai ir konkursai registruojami užrašų knygutėse, Excel failuose ir pan., o smulkesni kartais visai neregistruojami.

Dėl tokio netobulo klientų paklausimų registravimo kartais jie iš viso pamirštami, vadovams sunku kontroliuoti, ar su gautu paklausimu kas nors dirba ir kokia to darbo eiga.

AIVA STATYBA CRM programoje gali būti registruojami tiek smulkūs klientų paklausimai darbams, tiek konkursai projektams. Registracijos metu programa automatiškai suteikia registracijos numerį ir datą.

Vadybininkui yra galimybė įrašyti kliento pageidaujamą įvykdymo datą, įkelti prie paklausimo ar konkurso failus.

Užregistravęs paklausimą vadybininkas iš karto arba vėliau gali pereiti prie veiksmų su šiuo kliento paklausimu planavimo arba prie komercinio pasiūlymo ar užsakymo formavimo.

Veiksmų su klientų paklausimais planavimas

Paprastai įmonėse, gavus kliento paklausimą, su juo atliekami įvairūs veiksmai: skambinama klientui, susitinkama su klientu norint pasiaiškinti, ko tiksliai nori klientas, skaičiuojama projekto sąmata, ruošiamas ir siunčiamas komercinis pasiūlymas, taisomas komercinis pasiūlymas, ruošiama sutartis ir pan.

Dažnai veiksmų klientų paklausimais ir konkursams planavimui naudojamos užrašų knygutės, MS Outlook ir kitos nesusijusios su įmonės valdymo sistema programos, todėl informacija sunkiai prieinama kitiems vadybininkams ir vadovams, dažnai prarandama dėl to, kad pamirštama, kas buvo padaryta ir ką reikia toliau daryti su kliento paklausimu. Sukaupta informacija gali dingti darbuotojui išėjus iš darbo.

AIVA STATYBA CRM programoje sudaromas tipinių veiksmų sąrašas su tipiniais priminimų laikais, todėl veiksmų planavimas tampa vadybininkui aiškesnis ir greitesnis negu naudojantis kitomis priemonėmis. Veiksmų planavimas vyksta nuoseklių žingsnių principu: suplanuojamas veiksmas, po to, ji atlikus, pažymima, kad jis atliktas, ir planuojamas kitas veiksmas.

Toks palyginti paprastas planavimo būdas padeda tol nepamiršti kliento paklausimo, kol jis įvykdomas arba klientas atsisako nuo pirkimo užsakymo. 

Žemiau schemoje parodytas darbo su paklausimais ir konkursais automatizuojamas procesas

Visus suplanuotus veiksmus su klientų paklausimas ir konkursais programa parodo suformuotame vadybininko darbų plane, iš kurio galima užregistruoti veiksmo įvykdymą ir planuoti tolimesnį veiksmą su paklausimu.

Klientui užsakius paslaugas ar projektą, paklausimas paverčiamas užsakymu, o konkursas sutartimi, su kuriuo planuojami tolimesni veiksmai su klientu. 

Planuojant veiksmus su kliento paklausimu ar konkursu, ne tik pasirenkamas veiksmas, data ir laikas, bet gali būti įvestas trumpas užduoties aprašymas, o ją įvykdžius, rezultatų aprašymas, kuris padeda dirbant su klientu.

Be to, suplanuotą veiksmą su užduotimi galima peradresuoti kitam įmonės darbuotojui, kuris tai pamatys savo darbų plane.

Tam tikriems veiksmas galima nurodyti, kad programa primintų apie artėjantį jo įvykdymo terminą prieš nurodytą laiką.

Programa parodys vadybininko kompiuteryje pranešimą net tuo atveju, jei AIVA 9001 programa bus išjungta arba atsiųs priminimą el. paštu ar SMS žinute.

Suplanavus darbus su kliento paklausimu ar konkursu, programa automatiškai priskiria visiems darbams kaip vykdytoją už paklausimą priskirtą atsakingą asmenį (projekto vadovą). 

Norint darbą perduoti kitam darbuotojui, kartu perduodama ir atsakomybė už visą darbą su konkursu.

Atsakingas už užsakymą konkursą projekto vadovas gali suplanuoti reikalingus veiksmus, kurie reikalingi pasiruošti konkursui, ir kiekvienai suplanuotai užduočiai priskirti jo vykdytoją.

Vykdytojas jam priskirtus darbus mato darbų plane arba kalendoriuje, kur gali atžymėti priskirto darbo įvykdymą.

Kelis vykdytojus galima priskirti ne tik darbo su konkursais užduotims, bet ir vidinėms įmonės vadovų užduotims, kurios registruojamos per programos Kalendoriaus formą.

Nauda

  • AIVA paklausimų ir konkursų registracijos sistema padeda neprarasti potencialių klientų. 
  • Užduočių planavimo sistema padeda planuoti ir efektyviau komunikuoti su klientais ruošiantis konkursams bei komunikuoti tarp vadybininkų.
  • Taip sutaupomas vadybininkų darbo laikas, nepamirštama užregistruoti klientų paklausimų, padidėja tikimybė, kad kliento paklausimas pavirs jo užsakymu, kaupiama kontaktų su klientais duomenų bazė.
  • Vadovams nereikia prašyti vadybininkų pateikti savo veiksmų su klientas planus ir ataskaitas – bet kuriuo momentu jie tai gali matyti patys sistemoje.
3. Vadybininkų darbo automatizavimas ruošiant projektų ir mažesnių statybos darbų sąmatas bei komercinius pasiūlymus ir sutartis

Statybų bendrovėse didesnėms projektams sąmatų ir pasiūlymų ruošimui naudojama viena iš žinomų (SISTELA, SES, Astera, Prosama) sąmatų programa. Kadangi šiose programose yra kartu ir kainų bei normatyvų duomenų bazė, tai jų naudojimas žymiai palengvina sąmatininko darbą. Lieka tik viena problema – jau paruoštos sąmatos programos duomenų panaudojimo tolimesniam projektų valdymo automatizavimui, kadangi tenka iš naujo ranka įrašinėti duomenis į kitas programas.

AIVA STATYBA programoje užregistravus projekto sutartį, galima importuoti duomenis iš sąmatos failo ir toliau panaudoti projekto valdymui.

Tuo tarpu mažesniems projektams ir darbams statybos bendrovės dažnai naudoja Excel programą paprastai dėl to, kad naudoja specializuotus darbus ir įkainius, ir dėl to, kaip jos teigia, joms yra patogiau ir greičiau ruošti sąmatas Excel programoje. Tačiau šis sprendimas turi tą patį trūkumą, kaip ir atskiros sąmatų programos naudojimas – duomenų iš sąmatos negalima tiesiogiai panaudoti projekto valdymo automatizavimui, todėl toliau perrašinėjami iš naujo, tam gaištamas laikas, atsiranda klaidos.

Aukščiau minėtas problemas gali padėti išspręsti AIVA STATYBA programa. Jos pagalba galima ne tik greičiau paruošti sąmatas specializuotiems smulkiems projektams, bet ir sąmatos duomenis tiesiogiai panaudoti projekto valdymui. Sąmata paruošiama pasirenkant darbus, medžiagas ir mechanizmus iš AIVA duomenų bazės Katalogo. Paruošus sąmatą, panaudojant esamus sistemoje dokumentų šablonus, programa suformuoja Komercinį pasiūlymą bei projekto darbų Sutartį.

Iš išsaugotų duomenų bazėje sutarčių (užsakymų) duomenų programa suformuoja planuojamų pajamų ir pelno ataskaitas bei paskaičiuoja atlyginimus nuo asmeninių pardavimų pelno vadybininkams.

Nauda

  • Programos panaudojimas komercinių pasiūlymų ir sutarčių ruošimui taupo vadybininkų laiką bei automatiškai paruošia reikalingus duomenis kainų apklausai ir projekto vykdymui.
4. Medžiagų tiekėjų ir darbų subrangovų kainų apklausa Internetu

Statybų bendrovės, norėdamos laimėti projektų konkursus, stengiasi gauti mažiausias kainas reikalingoms projektams medžiagoms bei subrangos darbams. Tam vykdoma kainų apklausa.

Kainų apklausos vykdymas paprastai užima nemažai darbuotojų laiko, kadangi reikia paruošti duomenis apklausai, išsiųsti laiškus potencialiems tiekėjams ir subrangovams, o po to palyginti gautus pasiūlymus ir išrinkti nugalėtojus. Dėl laiko trūkumo ne visada tai atliekama geriausiai, o tai lemia pralaimėtus konkursus ir negautus užsakymus arba didelius nuostolius jau vykdant projektą. Jei vis dėl to įmonė skiria pakankamai didelius resursus gerai atlikti apklausą, tada labai išauga valdymo išlaidos.

AIVA STATYBA programa padeda išspręsti šią problemą, kainų apklausai tiesiogiai panaudojant sąmatos duomenis ir vykdant iš programos apklausą internetu. Tiekėjai ir subrangovai patys įveda internetu tiesiogiai į programos duomenų bazę savo siūlomas kainas, o programa jas palygina ir automatiškai praneša el. laiškais tiekėjams, jei jų kainos per didelės. Tiekėjai gali dar du kartus pasitaisyti sumažindami savo siūlomas kainas ir taip laimėti užsakymą, o bendrovė laimi mažesnes kainas, kurios padeda jai laimėti konkursus.

Kainų apklausos programos modulis leidžia su daug mažesnėmis laiko sąnaudomis apklausti daug potencialių subrangovų bei medžiagų tiekėjų ir gauti geresnius kainų pasiūlymus.

Programos panaudojimas ne tik taupo pinigus kainų apklausai, bet ir padeda gauti geresnes kainas iš subrangovų bei tiekėjų ir laimėti daugiau konkursų, todėl programa labai greitai atsiperka.

Programos privalumas yra tas, kad subrangovai patys internetu įveda duomenis, kainas į duomenų bazę. Kitas privalumas yra tas, kad kainų apklausos sistema integruota į statybinių projektų valdymo sistemą, todėl gavus geriausias kainas CRM programos modulyje galima paskaičiuoti komercinio pasiūlymo kainą, o nugalėjus konkursą lieka duomenys apie pasiūlytas kainas.

Išvados

  • Geros, pritaikytos specifiniams statybų bendrovės uždaviniams, CRM programos panaudojimas gali padėti laimėti konkursus bei sumažinti valdymo išlaidas, ruošiantis konkursams.
  • Be to, CRM panaudojimas paruošia duomenis ir projektų valdymui, todėl projektus galima pradėti vykdyti greičiau ir su mažesnėmis valdymo išlaidomis.
  • Palyginus su ekonomine nauda, programos įsigijimo kaina labai maža, o įdiegimas – labai greitas ir paprastas. Todėl nedelskite ir gaukite naudą jau dabar.
Statybunaujienos.lt



Rašyti komentarą:
Vardas:

Tekstas:

Komentarai šalinami, jeigu juose naudojami necenzūriniai žodžiai, skatinamas smurtas, grasinama.


Objektai. Technologijos. Verslo naujienos

nuotrauka
2020-09-18 08:38
„Continental Automotive Lithuania“ paskelbė, jog įmonės gamykla Kaune buvo apdovanota LEED aukso sertifikatu. Tai aukščiausias LEED įvertinimas gamykliniam pastatui Lietuvoje iki šiol. Gamykla Kaune tapo ir pirmąja „Continental“ korporacijos lokacija pasaulyje gavusia tokį aukštą įvertinimą pastato ...
nuotrauka
2020-09-17 07:50
3D erdvėje galima ne tik atvaizduoti atskirus statinius, bet ir itin tiksliai atgaminti miestus su visomis kultūrinėmis vertybėmis. Tokią galimybę jiems suteikia DRONETEAM.lt komanda.
nuotrauka
2020-09-15 11:05
Penktadienį, rugsėjo 11 d., virtualaus susitikimo metu Turto banko, įvairių ministerijų, Vilniaus miesto savivaldybės ir kitų suinteresuotų organizacijų atstovai aptarė tolesnius veiksmus, siekiant Lukiškių komplekso dalies panaudojimo edukacijai švietimo, kultūros, inovacijų ir technologijų srityse...
nuotrauka
2020-09-14 09:00
Pradėti rekonstruoti Klaipėdos uosto simboliai – bangolaužiai. Nuo jūros bangų uostą saugantys bangolaužiai pastatyti prieš pusantro šimto metų. Juos atnaujinus bei išgilinus laivybos kanalą iki 17 metrų gylio, Klaipėdos uostas atsivers didžiausiems laivams, galintiems įplaukti į Baltijos jūrą.
nuotrauka
2020-09-14 08:30
Energetikos ministras Žygimantas Vaičiūnas pasirašė įsakymus, kurias skiriamas finansavimas kogeneracijos projektams Jonavoje, Vilniuje, Visagine bei Alytuje. Visiems šiems projektams skirta suma siekia daugiau nei 19 mln. eurų ir prisideda prie Ateities ekonomikos DNR plano skatinimo.
nuotrauka
2020-09-14 07:51
Lietuviška konstrukcijų projektavimo bendrovė „INHUS Engineering“, priklausanti „INHUS“ įmonių grupei bei eksportuojanti inžinerines paslaugas į įvairias šalis, naujausia plėtros kryptimi pasirinko egzotišką ir kultūros požiūriu visai kitokią Pietų Korėjos rinką.
nuotrauka
2020-09-10 09:23
Klaipėdiečiai, „Baltic Tech Park“ įkūrėjai, įgyvendina ambicingą plėtros viziją – 2020 rugpjūčio mėn. patvirtintas 5,47 mln. vertės projektas Baltijos skaitmeninių inovacijų centro statyboms. Dalinis finansavimas – ES fondų lėšomis.
nuotrauka
2020-09-10 07:30
Covid-19 priminė, kad virusai ir bakterijos yra pavojingi. Jeigu nuo koronaviruso ginamės kaukėmis, tai legionelės, sukeliančios sunkią plaučių uždegimo formą, gali tykoti kiekvienuose namuose ir bet kur, kur įrengtas vandentiekis.
nuotrauka
2020-09-09 14:57
Naujojo Registrų centro duomenų centro įrengimo projektas juda į priekį - trečiadienį Vyriausybė oficialiai įmonei perdavė Vilniuje, Studentų g., esančias patalpas. Šiose patalpose pagrindinius šalies registrus ir informacines sistemas tvarkantis Registrų centras ketina įrengti šiuolaikinius saugumo...
nuotrauka
2020-09-08 10:05
Kaune veikiantis Vytauto Didžiojo karo muziejus šią vasarą pasirašė dvišalę sutartį su konkursą laimėjusia įmone UAB „Statybų laikas“. Pagal sutartį bus pradedami svarbaus muziejaus akcento – kariliono bokšto ir arkados remonto darbai. Remonto darbams Krašto apsaugos ministerija skyrė 455 tūkst. eur...
nuotrauka
2020-09-08 09:54
Rugsėjo 7 d. Krašto apsaugos ministerijoje viceministras Eimutis Misiūnas ir Vokietijos ambasadorius Lietuvoje Matthias Sonn pasirašė sutartį, pagal kurią Vokietija Lietuvai skirs iki 500 tūkst. eurų naujų amunicijos sandėlių Lietuvos kariuomenėje projektuoti. Šios lėšos Lietuvai neatlygintinai skir...
nuotrauka
2020-09-07 16:07
Vyriausybės kanceliarijoje buvo pristatyta futbolo stadiono Vilniuje, Žvėryno rajone (J. I. Kraševskio g. 2) galimybių studija.
nuotrauka
2020-09-07 14:58
Naujai kylančiame S. Dariaus ir S. Girėno stadione Kaune įsibėgėja veiksmas: į teritoriją jau atvyko bendrovės „Autokausta“ technika. Aplink tarptautinius standartus atitiksiantį stadioną iš esmės pasikeis visa plačiai aprėpianti Žaliakalnio erdvė.
nuotrauka
2020-09-07 09:58
Ilgai lauktas gyventojų ir miesto svečių, rugsėjo 4-ąją Tauragėje atidarytas pirmasis baseinas su pirčių erdve. Modernus suaugusiųjų, šeimų su vaikais bei senjorų pramogoms bei laisvalaikiui pritaikytas kompleksas bus skirtas ir gyventojų plaukimo bei sveikatinimo užsiėmimams organizuoti.
nuotrauka
2020-09-04 08:12
Vilniaus pataisos namuose baigiama pertvarkyti iš uždaryto Lukiškių kalėjimo perkelto tardymo izoliatoriaus infrastruktūrą. Rekonstruotos patalpos nuteistiesiems užtikrins aukščiausius tokioms įstaigoms taikomus higienos, sanitarijos, buitinių sąlygų standartus.
nuotrauka
2020-09-02 15:06
AB Panevėžio statybos trestas (PST) pateikė prašymą Lietuvos vyriausiajam administraciniam teismui atnaujinti teisminį procesą dėl konkurencijos įstatymo pažeidimo. Bendrovė pažymi, kad nepaisant šio žingsnio, jau vykdo paskirtos baudos mokėjimus pagal sutartą grafiką.
nuotrauka
2020-09-02 08:30
UAB „Concretus group“, valdanti vieną didžiausių aplinkotvarkos produktų gamintojų Lietuvoje UAB „Betono mozaika“ bei SIA „Betono mozaika“ Latvijoje, įsigijo 100 proc. Latvijos kompanijos AS „NordBrik“ akcijų. Šis žingsnis leis sustiprinti prekinio ženklo pozicijas Latvijos rinkoje.
nuotrauka
2020-09-01 10:23
5,6 mln. tonų – tokį į aplinką išmesto anglies dvideginio kiekį per visą savo veiklos istoriją nuo įkūrimo 1941-aisiais užfiksavo stogo langų ir jų priedų gamintoja – „VELUX Grupė“. Tačiau bendrovė pasiryžo net tik suskaičiuoti poveikį aplinkai, bet ir imtis radikalių pokyčių: iki šimtojo veiklos ju...
nuotrauka
2020-08-31 16:54
Lietuvos kariuomenė pasipildė 2020 m. pradžioje pastatytomis dvejomis kareivinėmis bei štabo pastatu. Atidarytos kareivinės Rukloje ir Tauragės rajone bei štabo pastatas Radviliškyje suteikia daugiau nei 600 gyvenamųjų vietų kariams ir per 150 naujų administracinių darbo vietų. Tai pirmosios kareivi...
nuotrauka
2020-08-31 16:36
Vilniaus kogeneracinėje jėgainėje (VKJ) pradedami pirmi karštieji bandymai. Modernios ir itin efektyvios jėgainės bandymų laikotarpiu bus tikrinama, ar sistemos yra paruoštos gaminti šilumos ir elektros energiją.

Statybunaujienos.lt » Objektai. Technologijos. Verslo naujienos

nuotrauka

Patalpų valymas po statybų – ar įveiksime patys?

Nors užbaigus statyti ar renovuoti pastatą, rodos, rangovų bendrovė jau gali atsipalaiduoti, tačiau iki pastato pridavimo akimirkos turi būti atliktas dar vienas svarbus įsipareigojimas – pa...