Kaip verslo skaitmenizavimo projektai padeda susidoroti su šių dienų iššūkiais? Kokių kompetencijų reikia ir kaip tapti sėkmingu projektų vadovu? Apie visa – įmonės „Agmis“ projektų ir dedikuotų komandų skyriaus vadovas Tautvydas Buzas, Kauno technologijos universiteto (KTU) Ekonomikos ir verslo fakulteto (EVF) profesorė dr. Rūta Čiutienė ir docentė dr. Meda Andrijauskienė.

Ekstremalios situacijos diktuoja lūkesčius projektų vadovams

Įmonės nuolat, o ypač pastaraisiais metais, susiduria su ekstremaliomis situacijomis, tokiomis kaip pandemija, karas, ekonominiai šokai ir jų pasekmės. Tokių situacijų metu išauga projektų neapibrėžtumas, dažniau kyla rizikos, sutrinka tiekimo grandinės, neveikia įprastos komunikacijos priemonės, darbuotojai patiria stresą. Todėl iš projektų vadovų tikimąsi ne tik techninių kompetencijų – gebėjimo parengti projekto planą, sekti tvarkaraštį ir biudžetą, bet ir greitos orientacijos esant neapibrėžtoms sąlygoms bei įkvepiančios strateginės lyderystės įgyvendinant pokyčius.

Pasak M. Andrijauskienės, cituojamos KTU pranešime, verslas greitai adaptuojasi, perkeldamas savo veiklos procesus į skaitmeninę erdvę, taip sumažindamas neigiamus rizikų efektus. Tačiau, T. Buzo teigimu, pokyčiai gali ir neduoti laukiamų rezultatų.

„Kartais nutinka taip, kad darbas yra skaitmeninamas ir persikelia iš vienos erdvės į kitą, o norimas rezultatas neteikia maksimalaus pasitenkinimo ir įmonėje gali sukelti tam tikrą pasipriešinimą“, – cituojamas T. Buzas.

Tobulas kompetencijų derinys projektų vadovui – koks jis?

Projektų valdymo institutas PMI prognozuoja, kaip rašoma KTU pranešime, kad per ateinančius penkerius metus visame pasaulyje projektuose dirbančių žmonių poreikis augs iki 88 milijonų. Pavyzdžiui, JAV projektų vadovų darbo užmokestis yra net 80 proc. didesnis nei kitų panašaus lygio pozicijose dirbančių vadovų.

KTU profesorės R. Čiutienės teigimu, siekiant skaitmenizavimo projektų sėkmės, itin svarbus vaidmuo tenka projektų vadovams.

„Kiekvieno projekto vadovo užduotis – sėkmingai įgyvendintas projektas. Sėkmingas projektas yra ne tik laiku pasiektas planuotas rezultatas ir neviršytas biudžetas, bet ir patenkinti suinteresuotų šalių lūkesčiai bei sukurta vertė. Šalia pasirinktų projektų valdymo įrankių reikia nepamiršti, kad projektų sėkmės prielaidas kuria projekto vadovo emocinio intelekto kompetencijos“, – teigia R. Čiutienė.

Anot jos, šioms kompetencijos priklauso efektyvi projekto komunikacija, bendradarbiavimas ir partnerių įtraukimas į vertės kūrimo procesus, savalaikis pokyčių valdymas, komandos sąmoningumo ir tobulėjimo skatinimas.

„Šiuolaikiniam projekto vadovui nebeužtenka žinių ir įgūdžių, skirtų tik sėkmingai valdyti projekto veiklas ir užbaigti darbus laiku: pasaulis tapo labai dinamiškas, klientų poreikiai keičiasi labai greitai, o sistemų naudotojų – dar greičiau“, – pastebi T. Buzas.

„Agmis“ profesionalių paslaugų vadovas, cituojamas pranešime, teigia, jog projekto vadovas turi imtis lyderystės sprendžiant problemas ar ieškant inovatyvių sprendimų, nepamiršti išsikelto projekto tikslo, laiku inicijuoti tinkamus pokyčius ir juos sėkmingai įgyvendinti, nes net ir geriausia idėja gali žlugti dėl netinkamo įgyvendinimo.

Specialistų nuomone, idealus kompetencijų derinys valdant projektus apima techninius įgūdžius, strateginį mąstymą, verslo valdymo gebėjimus ir lyderystę.

Projektų valdymo įgūdžių svarbu mokytis kuo anksčiau

Ne paslaptis, jog šiandien didžiausias projektų vadovų poreikis jaučiamas IT sektoriuje, tačiau kvalifikuotų specialistų trūkumas pastebimas ir kituose sektoriuose. Pasak KTU EVF Verslo skaitmenizavimo vadybos studijų programoje dėstančios doc. dr. M. Andrijauskienės, nėra vieno teisingo kelio, kaip tapti kvalifikuotu projektų vadovu.

„Ambicingas jaunas profesionalas pirmuosius žingsnius gali žengti dar studijų procese, gali įgyti sertifikatus ar bandyti mokytis jau darbo vietoje (angl. learning on the spot). Žinoma, geriausia visus prieš tai minėtus variantus derinti tarpusavyje“, – sako M. Andrijauskienė.

Projektų valdymo modulius koordinuojanti prof. dr. R. Čiutienė teigia, kad universitete projektų valdymo kompetencijas studentai turėtų įgyti kiek galima anksčiau. Siekiant neatitrūkti nuo naujausių projektų valdymo tendencijų ir aktualijų yra itin svarbus verslo įmonių, jau patyrusių projektų vadovų įsitraukimas į studijų procesą.

„Inovatyvūs mokymo metodai, tokie kaip iššūkiais grįstas mokymas ar realių atvejų analizė, dalyvavimas projektų valdymo čempionatuose, tarptautinėse projektų valdymo vasaros stovyklose ir konferencijose – viskas prisideda prie studentų projektų valdymo įgūdžių tobulinimo“, – tikina KTU EVF profesorė.

Akivaizdu, kad įgūdžiai, o ypač techniniai, turi būti nuolat „atšviežinami“. T. Buzas atkreipia dėmesį, kad šiuolaikinis projekto valdymas be įrankių tapo neįmanomas tiek dėl dinamiškų projektų, tiek dėl besikeičiančių klientų poreikių.

„Galbūt pirminis darbų sąrašas, reikalingas projekto tikslams įgyvendinti, gali būti užrašytas paprastame dokumente, tačiau pasibaigus inicijavimo etapui visos veiklos turėtų būti perkeltos į projekto valdymo įrankį“, – teigia T. Buzas.

Anot jo, pats populiariausias, bent jau tarp IT įmonių, išlieka kompanijos „Atlassian“ projektų valdymo įrankis „Jira“. Dažniausiai projektų, kurių darbų apimtis yra apibrėžta griežčiau, valdymui naudojamas „MS Project“ įrankis.

Skaitmeninės transformacijos – esminis tiltas tarp šiandienos ir ateities verslo, atnešantis įmonėms inovatyvius sprendimus ir tuo pačiu kuriantis konkurencinį pranašumą. Sėkmingam projektų valdymui svarbu ne tik tinkamai parinkti įrankiai, bet ir projektų valdymo kompetencijos. Todėl investuoti į žmones privaloma, nes šių pokyčių priešakyje stovi projektų vadovai ir komandos, kurių kompetencijos, be abejonės, lemia projekto baigtį – sėkmę arba nesėkmę, apibendrinama pranešime.