Ypač svarbu aiškiai suprasti ir tai, kokia šių dokumentų teisinė reikšmė, ar kilus ginčui, galėsime remtis skaitmeninės formos dokumentu, ar dokumente esantis elektroninis parašas bus pripažintas tinkamu.

Pagrindinės įprastinio parašo funkcijos yra įrodyti pasirašančio asmens tapatybę, įrodyti, jog pasirašantis asmuo norėjo pasirašyti dokumentą bei įrodyti, jog pasirašantis asmuo susipažino ir sutinka su dokumento turiniu.

Ar visais atvejais tai galime įrodyti gavę sutartį elektronine forma?

Hipotetinė situacija – gaunate sutartį, kurioje akivaizdžiai matosi, kad parašas yra iškirptas iš kito skenuoto dokumento ir įkeltas į jums atsiųstą. Arba gaunate sutartį, kuri pasirašyta su Adobe Acrobat Reader parašu (funkcija, kuri leidžia „susikurti“ parašą ir jį „prilipdyti“ dokumente). Kokios rizikos „sudarius“ sutartį tokia forma? Ar toks elektroninis parašas bus galiojantis ir kokia jo teisinė galia?

Atsiradus nesutarimams dėl sutarties vykdymo tokiu būdu pasirašiusi šalis turėtų galimybę kvestionuoti, kad įgaliotas asmuo apskritai nepasirašė jums atsiųsto dokumento (iškirpti ir įkelti parašo kopiją gali bet kuris asmuo). Dar daugiau, net neįgudusiam IT vartotojui nėra sudėtinga modifikuoti dokumentų turinį, tad kita šalis galėtų kvestionuoti ir tai, kad dokumento turinys buvo pakeistas nuo jo pasirašymo dienos. Atsiranda ir formalus ginčijimo pagrindas – sandoris, kuris sudarytas pasirašant nekvalifikuotu parašu ar jam prilygintu, nelaikomas sudarytas raštu. Tad jeigu įstatyme numatyta prievolė tokį sandorį sudaryti raštu ar sandoris gali būti pripažintas sudarytu nesilaikant rašytinės formos reikalavimų. Paprastos rašytinės sandorio formos nesilaikymas įprastai, nebent įsakmiai nurodyta įstatyme, sandorio nedaro negaliojančiu, tačiau atima iš šalių teisę, kai kyla ginčas dėl sandorio sudarymo ar jo įvykdymo fakto, remtis liudytojų parodymais šį faktą įrodyti.

Lietuvos apeliacinis teismas yra pažymėjęs, kad siunčiant dokumentus elektroniniu paštu nėra jokios objektyvios galimybės įsitikinti asmens tapatybe ir jo valia. Nors ši konkreti taisyklė skirta dokumento siuntimo formai elektroniniu paštu, tačiau ji turėtų ir galėtų būti taikoma ir pačiam elektroniniam dokumentui, kurio pasirašymas nekvalifikuotu ar pažangiuoju parašu gali būti kvestionuojamas tiek dėl tapatybės, tiek dėl valios.

Ką daryti, jog išvengtume aukščiau nurodytų rizikų?

Geriausias sprendimas yra kvalifikuotas elektroninis parašas. Visų pirma, šis parašas yra vienareikšmiškai susietas su pasirašančiu asmeniu, antra, jis leidžia identifikuoti pasirašantį asmenį. Trečia, jis sukurtas priemonėmis, kurias pasirašantis asmuo gali tvarkyti tik savo valia bei yra susijęs su pasirašytais duomenimis taip, kad bet koks šių duomenų pakeitimas yra pastebimas. Tad pasirašant skaitmeninį dokumentą kvalifikuotu elektroniniu parašu yra išsprendžiama asmens tapatybės, šio asmens sąsajos su dokumento turiniu bei turinio apsaugos nuo modifikavimo problema. Tiek privatūs, tiek viešieji subjektai siūlo sprendimus, kurie vis labiau yra pritaikyti ir patrauklūs verslui (pvz. Gosign, Dokobit).

Kaip patikrinti ar dokumentas pasirašytas kvalifikuotu elektroniniu parašu? Matyt, paprasčiausias ir greičiausias būdas - įkelti elektroniniu parašu pasirašytą dokumentą į oficialiame Europos Sąjungos portale esantį demo elektroninio parašo patikrinimo įrankį, jį galite rasti čia.

Jeigu visgi nusprendėte naudoti nekvalifikuotą elektroninį parašą (pvz. DocuSign), reikėtų prisiminti taisyklę, numatytą Elektroninės atpažinties ir elektroninių operacijų patikimumo užtikrinimo paslaugų įstatyme – šių parašų teisinė galia yra lygiavertė rašytiniam parašui, jeigu tokio elektroninio parašo naudotojai dėl to iš anksto susitaria raštu ir jeigu yra galimybė šį susitarimą išsaugoti patvarioje laikmenoje.

Tad prieš pasirašydami sutartį nekvalifikuotu elektroniniu parašu, jūs vis tiek dėl to turėtumėte iš anksto susitarti ir susitarimą įforminti „ranka“ arba kvalifikuotu elektroniniu parašu. Jeigu nekvalifikuotą elektroninį parašą ketinate naudoti įmonės viduje – tai įtvirtinkite vidaus tvarkoje, su kuria pasirašytinai supažindinkite darbuotojus.