„Dažniausiai pasitaikantis darbostogų variantas – kai jos organizuojamos kaip darbuotojus motyvuojanti priemonė už pasiektus rezultatus. Taip pat labai populiarėjantis formatas yra atskirų mažų įmonės komandų darbostogos, kuomet tam tikra komanda, pavyzdžiui, IT darbuotojai, vyksta į darbostogas, dirba ties konkrečiu projektu ir sugrįžta su konkrečiais rezultatais“, – sako kelionių agentūros „Baltic Clipper“, teikiančios ir verslo kelionių organizavimo paslaugas, generalinis direktorius Egidijus Vaišvilas.

Kartais po darbostogų sąvoka bandoma sutalpinti ir individualų įmonės darbuotojų nuotolinį darbą kitoje šalyje arba užsienyje švenčiamas įmonės šventes. Pašnekovo teigimu, šie formatai neturi nieko bendro su darbostogomis, kurios yra kitaip reglamentuojamos, jas organizuojant taikomi kitokie reikalavimai.

Numatyti darbo ir poilsio balansą

Pradedant planuoti darbostogas, E. Vaišvilas pataria įmonėms atsakyti į keletą pagrindinių klausimų. Vienas jų – koks yra šio projekto pagrindinis tikslas, ko darbostogomis siekiama, kokį pamatuojamą rezultatą tikimasi parsivežti iš darbostogų.

„Jei darbostogų metu planuojama įgyvendinti kokį nors projektą ar išspręsti reikšmingą uždavinį, tai ir turi būti padaryta, kad nereikėtų grįžus vėl dirbti prie to paties klausimo. Todėl labai svarbu numatyti, koks darbostogų metu bus darbo ir pramogų balansas, kad visi vykstantys darbuotojai žinotų, kiek procentų laiko turės skirti įprastam darbui, o kiek – įvairioms pramogoms ir kitoms veikloms“, – sako kelionių agentūros vadovas.

Kartais pasitaiko, kad į darbostogas keliauja ir darbuotojų šeimos nariai. Tai yra kiekvienos įmonės apsisprendimo klausimas, tačiau, E. Vaišvilo nuomone, jei darbostogos trumpos, kelių dienų ar savaitės, tuomet geriau, kad vyktų tik darbuotojai. Jei organizuojamos ilgesnės darbostogos, tuomet logiška pasiūlyti darbuotojams galimybę vykti su šeimos nariais, asmeniškai apmokant šias išlaidas.

„Kalbant apie darbostogų išlaidas, yra įprasta, kad visas jas prisiima darbdavys, tačiau iš praktikos galiu pasakyti, jog darbuotojams prisidėti prie išlaidų taip pat sveika, tai nesukelia nepasitenkinimo, todėl reikia nepabijoti pasiūlyti tokį variantą“, – teigia jis.

Taip pat reikia apgalvoti ir ne mažiau svarbius techninius klausimus: kas bus daroma sugedus kompiuteriui, „užlūžus“ reikalingai programai, ypač jei įmonės IT specialistai nevažiuoja kartu. Svarbu būti pasiruošus užtikrinti IT saugą, asmens duomenų apsaugą – ką darysite nutikus duomenų ar kompiuterinės technikos su svarbiais duomenimis vagystei, būti pasirengus galimiems nelaimingiems atsitikimams – pasirūpinti draudimu, apgalvoti, kaip užtikrinsite įmonės veiklos tęstinumą, jei į nelaimingą atsitikimą, pavyzdžiui, eismo įvykį, patenka daugiau darbostogose esančių darbuotojų.

Svarbu pasidomėti šalių ypatumais

Pasak E. Vaišvilo, Lietuvos įmonių populiariausios darbostogų kryptys yra Turkija, Ispanija, Italija, Kipras, Malta. Šios šalys yra mėgstamos ne tik dėl gero klimato, įdomios kultūros, tiesioginių skrydžių, sąlyginai žemų kainų, bet ir dėl patogaus laiko skirtumo.

„Patogiausia, kai laikas nuo Lietuvos skiriasi ne daugiau nei 1-2 valandomis, tuomet galima efektyviai suderinti darbą ir laisvalaikį, prireikus operatyviai susisiekti su Lietuvoje esančiais klientais ar tiekėjais, išvengti naktinio darbo, kuris būtų neišvengiamas, jei laiko skirtumas būtų daugiau nei kelios valandos“, – kalba pašnekovas.

Kitas labai svarbus aspektas – interneto greitis ir galimos ryšio priemonės konkrečioje šalyje. E. Vaišvilas sako, kad Lietuvoje esame pripratę prie greito interneto, tačiau daug kitų vietovių, pavyzdžiui, salų ar atokesnių kalnuotų miestų, tuo pasigirti negali. Taip pat skambučiai į Lietuvą iš kai kurių šalių gali būti labai brangūs, tad tam taip pat reikės atskiro techninio sprendimo arba nusimatyti didesnes išlaidas. Negana to, kiekviena valstybė turi savo ypatumų, kurie gali pakišti koją sėkmingam darbui darbostogų metu.

„Vienas tokių yra VPN, kuris veikia ne visur. Pavyzdžiui, Dubajuje VPN neveikia, ten taip pat nepavyks pasinaudoti pokalbių programėlėmis „Messenger“, „WhatsApp“, todėl bus apribota komunikacija su klientais ar Lietuvoje likusiais kolegomis. Tad prieš darbostogas verta pasidomėti šalies specifika. Ir nebijoti rinktis banalios krypties, nes net ir banaliausioje galima atrasti perliukų, ypač pasitelkus reikiamos patirties ir žinių turinčius verslo kelionių ekspertus“, – sako jis.

Pasitvirtinkite darbostogų politiką

Darbostogų organizavimą ir planavimą palengvina įmonės pasirengta ir pasitvirtinta darbostogų politika, kuri pagal poreikį reguliariai atnaujinama. Pasak audito, apskaitos ir verslo konsultacijų įmonės „Grant Thornton Baltic“ teisinių paslaugų skyriaus vadovo Lauryno Totoraičio, ji apima visus svarbiausius aspektus – nuo darbo detalizavimo iki darbostogų sėkmės vertinimo kriterijų.

„Darbostogų politikoje įmonė nusimato, kaip dažnai bus organizuojamas toks formatas, kokie bus darbostogų tikslai įmonei ir jos darbuotojams, pavyzdžiui, padidinti pasitenkinimą darboviete, sukurti kokį nors produktą, darbuotojams susipažinti su kitų skyrių kolegomis, sukurti naują strategiją ir panašiai. Taip pat apibrėžiama, kaip darbostogų metu darbuotojams išsaugoti produktyvumą, kur ir kaip komunikuoti darbo klausimais, kokio reagavimo laiko tikimasi iš darbuotojo į užklausas elektroniniu paštu ar kitais kanalais, kaip pasiekti duomenų bazes ir failus, kaip dirbti su popieriniais dokumentais ar apskritai jų vengti, kokiose erdvėse organizuoti susirinkimus ar vaizdo skambučius“, – sako jis.

Vertėtų apsibrėžti, kad grįžus iš darbostogų bus vertinama jų sėkmė ir pagal kokius kriterijus tai bus daroma. Tokie vertinimai padės nustatyti, ar formatas pavykęs, kiek siekė investicijos į jį, koks buvo darbuotojų produktyvumas, koks pasiektas darbuotojų pasitenkinimo darbu lygis.

Su darbostogų politika būtinai turi būti susipažinę visi įmonės darbuotojai. Joje apibrėžtos normos ir taisyklės jiems turi būti aiškios, nedviprasmiškos ir vienodai taikomos visiems.

„Pavyzdžiui, galima darbostogų metu trumpinti darbo laiką ir darbuotojai turi apie tai žinoti. Tarkime, nusimatysite, kad dirbsite 3-4 valandas per dieną, tik svarbu pabrėžti, kad tai galioja visiems darbuotojams. Apskritai svarbu užtikrinti, kad visi darbuotojai žinotų, kaip darbostogose turi būti dirbama, kas leidžiama, o kas ne, kad visi vienodai suprastų, ko važiuojama ir kokio elgesio darbdavys tikisi“, – akcentuoja L. Totoraitis.

Svarbu žinoti, kad darbostogas galima įforminti kaip nuotolinį darbą arba kaip komandiruotę. Abiem atvejais skirsis išlaidų ir mokesčių skaičiavimo principai, todėl dėl tinkamesnio pasirinkimo patariama pasikonsultuoti su mokesčių specialistais.