Nors visuomenei „Rail Baltica“ dažniausiai atrodo kaip vienas didžiulis projektas, realybėje jis apima šimtus skirtingų veiklų. Kai projekte dalyvauja ekspertai iš skirtingų sričių, o tarptautiniai standartai yra griežti, pagrindinis iššūkis dažniausiai nėra techninis. Kur kas svarbiau – užtikrinti, kad visos suinteresuotos šalys veiktų vieningai.

„Tokie projektai kaip „Rail Baltica“ iš prigimties yra neapibrėžti – jei nematuoji rezultatų, nežinai, kas laukia. O be tinkamų įrankių, projekto valdymo tiesiog nėra,“ – sako Dainius Gečas, „Tyrens Lietuva“ projektų valdymo skyriaus vadovas.

Projekto struktūra sukuria daug valdymo iššūkių, kai techniniai sprendimai užima tik dalį darbo. Kita pusė – užtikrinti, kad visi dalyviai judėtų ta pačia kryptimi.

„Net ir geriausia inžinerija nieko nereiškia, jei nesugebame suderinti žmonių, procesų ir terminų. Koordinacija čia tampa tokia pat svarbi, kaip ir pats geležinkelio tiesimas,“ – priduria pranešime cituojamas D. Gečas.

„LTG Infra“ nuotr.

Planai keičiasi minutėmis

Viešoje erdvėje dideli projektai atrodo paprastai – yra grafikai, gairės, terminai. Vis dėlto „Rail Baltica“ kasdienybė rodo visai ką kita. Šimtai mažesnių projektų, kurie vienu metu juda skirtinga kryptimi, todėl nuolatos susiduriama su pokyčiais. Vienas sprendimas ar institucijos reikalavimas gali pakeisti visą plano eigą, o tai reiškia naujus terminus, papildomą darbą ir rizikas.

„Planai keičiasi kiekvieną dieną, kartais ir minutėmis. Net jei vienas projektas atrodo stabilus šiandien, kitas gali nustatyti naujus prioritetus ir tada turime perplanuoti. Todėl perplanavimą mes matome ne kaip nesėkmę, o kaip normą,“ – tikina D. Gečas.

Pasak pašnekovo, tokio masto projektuose neapibrėžtumas yra neišvengiamas. Kiekviena šalis turi savo teisines normas, kiekviena institucija – savo reikalavimus. Prie to dar pridėkime finansavimo sąlygas, aplinkosaugos aspektus, bendruomenės nuomonę ir gausime nuolat besikeičiančią aplinką.

„Svarbiausia suprasti, kad pokyčiai nėra blogai. Tai – mūsų kasdienybė. Projektų vadovai turi ateiti į darbą pasiruošę perplanuoti dalį projekto ir reaguoti akimirksniu,“ – pasakoja D. Gečas.

Susisiekimo ministerijos

nuotr.

Net geriausi projektai žlunga

Prie „Rail Baltica“ projekto dirba šimtai specialistų: inžinieriai, architektai, rangovai, institucijų atstovai. Kiekvienas turi savo interesus ir prioritetus. Jei nėra koordinacijos, gresia vėlavimai ir klaidos.

„Be tinkamo valdymo ir geri projektai gali žlugti. Tuo tarpu probleminiai projektai su aiškiais procesais gali būti lengvai įgyvendinti,“ – sako D. Gečas.

Todėl vienas svarbiausių darbų – aiškiai apsibrėžti atsakomybes. D. Gečas teigia, kad projekto pradžioje svarbu atsakyyti į tokius klausimus kaip: kas už ką atsako, kas priima sprendimus ir kas juos fiksuoja. Kitu atveju, neatsakyti klausimai gali brangiai kainuoti. Tačiau ne mažiau svarbi ir komunikacija – nusistatyti tvarką, susitikimų dažnumą bei nuspręsti, kokiais kanalais bus perduodama informacija. Tokia koordinacija leidžia išvengti nesusipratimų.

„Visi sprendimai, pakeitimai ir net interpretacijos turi būti užfiksuoti. Tik taip galime užtikrinti, kad po kelių mėnesių ar metų nekils klausimų, kodėl buvo pasirinktas vienas ar kitas sprendimas,“ – pabrėžia jis.

Mažiau streso kasdieninėse veiklose

Vis dėlto, anot D. Gečo, dirbant su strateginiais projektais vien susitarimų neužtenka – reikia ir skaitmeninių priemonių, kurios padeda matyti bendrą vaizdą. „Tyrens Lietuva“ pasirinko lietuvių kurtą „Teamhood“ projektų valdymo platformą. Ji leidžia realiu laiku stebėti projekto eigą, užduotis ir atsakomybes.

Susisiekimo ministerijos nuotr.

Pasak pašnekovo, iš pradžių įmonės darbuotojams mokymasis naudotis nauju įrankiu atrodė kaip papildomas darbas, bet ilgainiui, „Teamhood“ sumažino streso lygį: „Darbuotojai žino, ką daro, yra mažiau netikėtumų, mažiau streso ir klaidų.“

Tokie skaitmeniniai sprendimai leidžia vizualiai pamatyti, visą projekto eigą – kur stringa darbai ar kokios užduotys laukia. Dėl to nebereikia nuolat klausinėti kolegų ar rengti ilgų susirinkimų.

„Planavimas tapo lengvesnis. „Teamhood“ leidžia akimirksniu reaguoti ir pritaikyti planus. Dirbant su tokio masto projektais – tai yra būtina,“ – pabrėžia jis.

„LTG Infra“

vizualizacija

Projektų valdymas – šiandienos pranašumas

„Rail Baltica“ patirtis rodo, kad didžiausi iššūkiai slypi ne vien inžineriniuose sprendimuose, bet ir aiškiuose procesuose, komunikacijoje ir projektų valdymo įrankiuose. Įmonės, kurios delsia diegti skaitmeninius sprendimus, rizikuoja prarasti konkurencinį pranašumą.
„Svarbu – nebijoti pokyčių. Taip, skaitmenizacija reikalauja investicijų ir vidinės kantrybės, bet ilgainiui viskas atsiperka. Įrankių diegimas nėra vieno mėnesio klausimas – tai kelių metų kelionė, kurią verta pradėti jau šiandien,“ – sako D. Gečas.

Pašnekovas įsitikinęs, kad skaitmeninis projektų valdymas yra ne ateities, o dabarties klausimas.

„Projektų valdymas – tai gebėjimas greitai reaguoti. Įrankiai už jus darbų neatliks, bet jie leidžia tai daryti skaidriau ir efektyviau,“ – apibendrina D. Gečas.