Viešųjų pirkimų tarnyba sako, kad neįmanoma pateikti vieno, visiems atvejams tinkančio atsakymo dėl sutarčių keitimo galimybių, nes sprendimus turėtų priimti kiekviena perkančioji organizacija, įvertinusi kiekvienos sutarties sąlygas ir visas su pirkimu ir sutarties vykdymu susijusias aplinkybes. Kiekvienas atvejis yra individualus. Keitimai atliekami (keičiami terminai, kiekiai, apimtys, kainos) sutartyje ir (arba) VPĮ nustatyta tvarka, o sutarties nutraukimas turėtų būti taikomas tik išimtinais atvejais, kai neįmanoma išsaugoti sutarties.

Sutarties keitimas. Įvertinkite pasirašytų sutarčių sąlygas: kokios sutarčių vykdymo ir keitimo sąlygos numatytos?

Visų pirma, galimi tokie pakeitimai, primena VPT, kurie iš anksto buvo aiškiai, tiksliai ir nedviprasmiškai suformuluoti pirkimo dokumentuose nustatant pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties sąlygas (VPĮ 89 str. 1 d. 1 p.). Taigi, pirmiausiai perkančiosios organizacijos ir tiekėjai turėtų įvertinti pasirašytų sutarčių sąlygas ir jose numatytas pareigas ir atsakomybes, rizikų pasidalijimą, numatytą sutarties keitimo tvarką ir kitas sąlygas. Jeigu sutartyje nenumatytos konkrečios datos arba yra numatyta galimybė keisti renginių datas, sutartys gali būti keičiamos sutartyse numatyta tvarka. Jeigu numatyta galimybė stabdyti sutarties vykdymą, vertėtų įvertinti ir tokią galimybę. Turbūt daugumoje sutarčių bus numatyta kaip elgtis esant nenumatytoms arba force majeure (nenugalimos jėgos) aplinkybėms, kada ir kokiais pagrindais gali būti, ar turi būti nutraukiamos sutartys.

Sutarties keitimas, kai sutartyje nėra numatyta, arba nėra numatyta galimų taikyti keitimų atvejų, sutarčių keitimai yra galimi kai kartu yra visos šios trys sąlygos:

1) būtinybė keisti sutartį atsirado dėl aplinkybių, kurių protinga ir apdairi perkančioji organizacija negalėjo numatyti;

2) pakeitimas iš esmės nepakeičia pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties pobūdžio;

3) atskiro pakeitimo vertė neviršija 50 procentų, o bendra atskirų pakeitimų pagal šį punktą vertė – 100 procentų pradinės pirkimo sutarties ar preliminariosios sutarties vertės. Tokiais pakeitimais negali būti siekiama išvengti šiame įstatyme pirkimui nustatytos tvarkos taikymo (VPĮ 89 str. 1 d. 3 p.).

Šiuo pagrindu gali būti atliekami ne tik kiekio ar apimčių keitimai.

Sąvoka „nenumatytos aplinkybės“ reiškia aplinkybes, kurių nebuvo įmanoma nuspėti, nepaisant to, kad perkančioji organizacija pagrįstai apdairiai rengėsi pradiniam sutarties sudarymui, atsižvelgdama į visas jos turimas priemones, konkretaus projekto pobūdį ir charakteristikas, gerąją praktiką atitinkamoje srityje ir poreikį užtikrinti tinkamą sutarties sudarymui (pirkimų vykdymui) panaudotų išteklių ir numatomos jos vertės santykį.

Norėdama keisti sutartis šiuo pagrindu, perkančioji organizacija turėtų įvertinti, ar atsirado aplinkybės, kurių nei perkančioji organizacija, nei tiekėjas, sudarydami sutartį negalėjo įvertinti ir numatyti, jų išvengti ar jas pašalinti; koks sutartyje yra numatytas šalių rizikos pasiskirstymas, ar neva „nenumatytos aplinkybės“ nėra priskirtinos įprastai verslo rizikai.

Visgi nepakanka nustatyti, ar keitimas yra galimas, reikėtų nepamiršti, kad tiekėjai turi teisę nekeisti sutarties. Taip pat ir pati perkančioji organizacija turėtų įvertinti, ar yra tikslinga keisti terminius. Perkančiosios organizacijos turėtų įvertinti, ar racionalu palikti galioti pasirašytą sutartį, t.y. ar pasibaigus nenumatytoms aplinkybėms ar nenugalimos jėgos aplinkybėms, nebus pasikeitęs perkančiosios organizacijos poreikis ar tiekėjo suinteresuotumas vykdyti sutartį, rinkos sąlygos, ar nebus racionaliau vykdyti naują pirkimą. Manytina, kad esant nenumatytoms ar force majeure (nenugalimos jėgos) aplinkybėms, kurių apdairi perkančioji organizacija negalėjo numatyti, jei pasibaigus nenumatytoms aplinkybėms vis dar bus aktualu gauti sutarties rezultatą, galėtų būti stabdomas sutarties vykdymo terminas tam laikotarpiui, kol tęsiasi šios aplinkybės

Pvz. Jei neįvyko Lietuvos nepriklausomybės atkūrimo dienos renginiai, arba Šv. Velykų minėjimo renginiai, vargu ar tikslinga tokių renginių organizavimą nukelti vėlesniam laikui.

Pvz. Perkančioji organizacija pirko mokymo paslaugas Vokietijoje iš konkretaus vieno tiekėjo. Tiekėjas informavo, kad mokymų data perkeliama 3 mėnesiams. Perkančiajai organizacijai ir po 3 mėnesių bus aktualu gauti mokymo paslaugas iš to pačio tiekėjo, kiti tiekėjai šiuo pirkimu nėra suinteresuoti, todėl įvertinus pasiruošimo sudaryti sutartį išlaidas ir gaunamą vertę, gali būti netikslinga nutraukti sudarytą sutartį ir pirkimą vykdyti iš naujo, nes pirkimo rezultatas būtų toks pats, todėl toks pakeitimas būtų galimas. Jei paaiškėtų, kad naujai besiregistruojantiems į šiuos mokymus tiekėjas taikys žymias nuolaidas, galimai būtų racionalu nutraukti sutartį (jei tokia galimybė yra) ir pirkimą vykdyti iš naujo.

Pvz. pasirašyta sutartis dėl konferencijos organizavimo gegužės mėnesį. Šiuo metu dar neaišku ar gegužės mėnesį bus galima organizuoti konferenciją, ar reikės nukelti konferencijos datą, bei iki kada. Tokiu atveju galėtų būti stabdomas sutarties vykdymas, kol truks nenumatytos aplinkybės.

Kai keičiama sutartis, kuri buvo sudaryta atlikus tarptautinės vertės pirkimą, perkančioji organizacija ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo sutarties pakeitimo privalo paskelbti skelbimą apie sutarties pakeitimą per ES leidinių biurą ir (ar) CVP IS (VPĮ 33 straipsnio 4 dalis),rašoma VPT pranešime.

Be aukščiau išvardytų sutarčių keitimo galimybių, galimi ir kiti sutarčių keitimai, kurie yra aprašyti tarnybos parengtose Sutarčių keitimo gairėse.